Pomimo intensywnego korzystania z urządzeń drukujących, koszty druku w domach oraz wielu przedsiębiorstwach, również tych większych, nadal rzadko są monitorowane. Brak wiedzy na temat tego, jaka jest wydajność naszej drukarki w relacji do rzeczywistych potrzeb uniemożliwia nam zarządzanie i kontrolę nad wydatkami. Co więcej, brak informacji dotyczących dopasowania urządzenia do swoich potrzeb może prowadzić do nieuzasadnionych kosztów związanych z serwisem czy wymianą sprzętu.

Ile to kosztuje?

Aby odpowiedzieć na pytanie, ile można zaoszczędzić na zakupie i eksploatacji urządzeń drukujących, należy najpierw przyjrzeć się skali ponoszonych wydatków. Firma doradcza KPMG postanowiła przyjrzeć się temu zagadnieniu. Jak wynika z danych, zaprezentowanych w raportach „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” i „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce”, przeciętny pracownik w Polsce drukuje około 650 kartek papieru formatu A4 w skali miesiąca, co oznacza prawie 4 ryzy papieru na kwartał. To osiem tysięcy stron rocznie. Jeżeli przyjąć, że średni koszt wydruku jednej strony dokumentu w formacie A4 wynosi 10 groszy (wydruk jest czaro-biały, a tekst pokrywa 5 proc. powierzchni kartki), wydatek w skali roku wynosi 800 zł, nie licząc ceny papieru, kosztów serwisu i zakupu urządzeń.

Według analiz KPMG, w mikroprzedsiębiorstwach niepotrzebne wydruki stanowiły 8 proc. całości wydruków. Nawet przy założeniu, że firma korzysta z wydajnego urządzenia drukującego, oznacza to widoczne straty. Są one tym większe, im wyższy jest średni koszt wydruku jednej strony w danym urządzeniu.

W przypadku dostępnych w sprzedaży urządzeń drukujących za jakość oraz wydajność druku w dużej mierze odpowiada materiał eksploatacyjny. W przypadku produktów oryginalnych, nawet przy ustawieniu trybu pracy drukarki na oszczędnościowy, można uzyskać lepszą jakość wydruku, a zarazem zachować pożądaną wydajność.

Wydajny sprzęt

Optymalizacja kosztów druku dotyczy w takim samym stopniu również osób pracujących w domach, freelancerów, fotografów, grafików komputerowych, architektów prowadzących własne biura projektowe oraz wszystkich, którzy często korzystają z drukarek. Zakup urządzenia drukującego jest dla nich niemalże koniecznością. Współczesny przedsiębiorca, nawet jeżeli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, rzadko kiedy decyduje się na zlecanie druku firmie zewnętrznej, a z uwagi na wygodę przeważnie kupuje urządzenie wielofunkcyjne lub drukarkę. Jednocześnie, jak pokazują ubiegłoroczne badania Dentsu Aegis Network Amplifi, dla 68 procent osób prowadzących działalność w Polsce najistotniejszy przy zakupie jest koszt tonerów i kartridża. Właściciele firm poszukują na rynku sprzętów, które spełniają nie tylko ich wymagania, ale są również korzystne w zakupie i późniejszej eksploatacji.

Jednocześnie producenci urządzeń wprowadzają na rynek drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, których zasobniki z tuszem lub tonerem pozwalają na wydruk dużo większej liczby dokumentów. Tym samym zmniejsza się dolna granica wskaźnika CPP. Przykładem rozwiązania, które pozwala na bardzo oszczędne drukowanie, jest zastosowanie zbiorników z atramentem o wysokiej pojemności. W przypadku urządzeń HP DeskJet GT 5820, zastosowany w nich zestaw buteleczek z atramentem pozwala na wydruk do 8000 stron z zestawem butelek z kolorowym atramentem lub do 10 000 stron z butelką z czarnym atramentem.

Dla zmniejszenia kosztów druku istotne jest zarówno ograniczenie liczby zbędnych wydruków, jak i zwrócenie uwagi na rzeczywiste wydatki eksploatacyjne. Jednocześnie istotny jest wybór samego urządzenia. Przy zakupie drukarki należy brać pod uwagę nie tylko rodzaj wydruków (dokumentów tekstowych, projektów graficznych, zdjęć), jakie ma ona obsługiwać. Ważne jest również to, jak dużemu obciążeniu w skali miesiąca zostanie poddany sprzęt.