Terminu EDI dziś już w zasadzie nie trzeba wyjaśniać nikomu działającemu w nowoczesnym kanale sprzedaży. Na rynku polskim wymiana dokumentów elektronicznych jest wykorzystywana we współpracy pomiędzy dostawcami, a sieciami handlowymi na szeroką skalę. Elektroniczne zamówienie, e-faktury to już norma przenoszona z FMCG na inne branże takie jak budowlana, farmaceutyczna, paliwowa, logistyczna, elektrotechniczna czy finansowa. Obecnie nie ma praktycznie barier, poza posiadaniem komputera z dostępem do internetu, które uniemożliwiałyby elektroniczne zamawianie, fakturowanie czy potwierdzanie dostaw. Skoro coraz więcej firm decyduje się na eliminację dokumentów papierowych i jednocześnie dostęp do tzw. nowoczesnych technologii, które są na wyciągniecie ręki, to można postawić pytanie, co dalej z EDI?

Comarch, jako dostawca m.in. rozwiązań do wymiany danych elektronicznych, obserwuje kilka trendów dotyczących szeroko pojętej elektronicznej współpracy firm B2B, jakie pojawiają się na globalnym rynku. To między innymi e-fakturowanie w tradycyjnym kanale sprzedaży, rozwiązania B2B e-commerce, wymiana danych produktowych z wykorzystaniem GDSN czy synergia elektronicznych danych biznesowych z informacjami logistycznymi.

E-fakturowanie w kanale tradycyjnym

Jeszcze do niedawna rozwój rynku wymiany danych elektronicznych był napędzany przez duże sieci handlowe. To te podmioty były zainteresowane rezygnacją z dokumentów papierowych we współpracy ze swoimi dostawcami. Teraz ten trend przenosi się na firmy oferujące swoje produkty nie tylko w sieciach handlowych, ale także w tzw. tradycyjnym kanale sprzedaży. Szczególnie duzi producenci są zainteresowani elektroniczną współpracą ze swoimi kluczowymi dystrybutorami. To zainteresowanie skupia się przede wszystkim wokół e-faktur. Coraz więcej firm produkcyjnych pyta o możliwość wykorzystania klasycznego EDI albo rozwiązań bazujących na EDI we współpracy ze swoimi hurtownikami. Znając ograniczenia informatyczne swoich kontrahentów producenci wychodzą im naprzeciw i oferują w ramach projektu dostęp do faktur za pośrednictwem portalu internetowego - oczywiście taki portal zapewnia jednocześnie wymaganą prawem archiwizację. Ilekroć producent przesyła fakturę do dystrybutora, ten otrzymuje stosowne powiadomienie e-mail. Powiadomienie
e-mail może zawierać załączoną fakturę w formie .pdf i/lub link do tej faktury na portalu internetowym. Korzyści płynące z takiego rozwiązania dla producenta wydają się oczywiste. To przede wszystkim:

Reklama
  •  Eliminacja dokumentów papierowych w kolejnym obszarze swojej działalności,
  •  Redukcja kosztów związanych z wymianą faktur papierowych,
  •  Szybszy przepływ danych – szybsza płatność,
  •  Szybki dostęp do faktur historycznych,
  •  Rozwiązanie sprzyjające środowisku naturalnemu.

B2B e-commerce

Przykładem innego trendu, który coraz mocniej zaznacza swoją obecność w obszarze B2B są rozwiązania typu e-commerce. Skoro popularne e-sklepy tak dobrze funkcjonują w B2C, to wydaje się, że nie ma przeciwwskazań dla uruchomienia takiego formatu dla B2B. Bazując na naszym doświadczeniu można stwierdzić, że rozwiązania e-commerce często powstają w oparciu o wymianę komunikatów elektronicznych. Przykładowo, producent który wymienia elektroniczne zamówienia, awiza wysyłki, potwierdzenia dostawy z sieciami handlowymi, podejmuje decyzję o uruchomieniu projektu o analogicznej funkcjonalności ze swoimi kontrahentami działającymi w tradycyjnym kanale sprzedaży. Jednak okazuje się, że współpraca elektroniczna na linii producent – wybrani dystrybutorzy ma być znacznie bardziej elastyczna. Producentowi nie chodzi tylko o wymianę surowych danych handlowych, a o ściślejszą współpracę ze swoimi kontrahentami. Taki cel oczywiście można osiągnąć wykorzystując narzędzie e-commerce. Dystrybutor po zalogowaniu się do dedykowanego e-sklepu ma możliwość dokładnego zapoznania się zarówno z ofertą ogólną jak i dedykowaną. Może w łatwy sposób wyszukać pożądany produkt, zapoznać się z jego specyfikacją, zdjęciem, produktami pokrewnymi. Wreszcie może przygotować zamówienie intuicyjnie pakując wybrane produkty do koszyka i albo takie zamówienie od razu przesłać do producenta albo zachować, jako zamówienie, które będzie składane cyklicznie. Poza informacją zwrotną o statusie złożonego zamówienia i finalnie fakturą, dystrybutor może mieć dostęp do poziomu zrealizowanego targetu jak również aktualnych informacji o promocjach.

Nowoczesne rozwiązanie e-commerce dla obszaru B2B nie powinno jednak odcinać się od sposobu komunikacji, który był wykorzystywany w dotychczasowej współpracy producenta z kontrahentami. Dlatego należy pamiętać o ważnej roli modułu Contact Center. Ten moduł zapewnia utrzymanie możliwości składania zamówień w tradycyjny sposób. Dzięki niemu wszystkie zamówienia, również te składane telefonicznie znajdą się w jednym systemie i dalej będą mogły być procesowane elektronicznie. To z kolei warunkuje wiarygodność i kompleksowość raportów sprzedaży. Moduł Contact Center jest wyjściem naprzeciw oczekiwaniom bardziej tradycyjnych kontrahentów. Z kolei dla kontrahentów ceniących dostęp do technologii mobilnych, niezbędnym modułem rozwiązania e-commerce okaże się aplikacja mobilna. Stopień jej wykorzystania zależy oczywiście od branży, specyfiki danego kontrahenta. Może ona być wykorzystywana do złożenia zamówienia przy wykorzystaniu kodów kreskowych albo tylko do sprawdzenia etapu realizacji zamówienia/dostawy.

Wykorzystanie rozwiązań e-commerce w obszarze B2B wiąże się z różnymi korzyściami. Do najważniejszych na pewno należy zaliczyć wyższą efektywność sprzedaży, lepszą jakość obsługi czy krótsze terminy płatności.

GDSN, czyli wymiana danych produktowych

GDSN na rynku polskim jest kolejnym dowodem na to, że wszystko ma swój czas. Wydawać by się mogło, że systemowe uzgadnianie danych produktowych będzie determinować automatyczny, realizowany elektronicznie proces Order2Cash. Rzeczywistość biznesowa pokazała jednak, że jest inaczej. Firmy w Polsce od ponad 15 lat wymieniają dokumenty elektroniczne i rezygnują z papieru w kolejnych obszarach współpracy. Jednak ustalanie danych dotyczących produktów odbywa się poza automatycznymi systemami, na podstawie e-maili, plików excel. Podczas tego 15-letniego okresu obecności EDI były podejmowane próby zestandaryzowania danych produktowych jednak nie kończyły się one sukcesem. Wydaje się, że nasz rodzimy rynek dojrzewa do wymiany danych definiujących produkty, które są już sprzedawane i kupowane.

Z jednej strony te dane są kluczowe, jeśli dana firma chce rozpocząć sprzedaż przy wykorzystaniu rozwiązań e-commerce. Z drugiej coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę z jakości danych, które mają wpływ na szereg procesów. Kompletne i aktualne dane o produktach gwarantują poprawność zamówień, awiz wysyłki czy finalnie generowanie faktur z poprawnymi informacjami. Tego wydają się być świadomi wszyscy uczestnicy rynku.

Ale czym tak naprawdę jest GDSN? Jest to opracowany przez GS1 globalny standard wymiany danych produktowych (Global Data Synchronization Network). Głównym elementem GDSN jest Globalny Rejestr. Zawiera on identyfikatory wszystkich produktów (nie zawiera kompletnych danych) z certyfikowanych katalogów produktów (37 na świecie). Rejestr ten porozumiewa się ze wszystkimi certyfikowanymi katalogami danych za pomocą standardowych komunikatów rejestracji/publikacji i subskrypcji. Synchronizacja danych odbywa się już bezpośrednio pomiędzy skomunikowanymi katalogami (bez udziału Rejestru). Do wymiany danych i dla poprawnej identyfikacji organizacji oraz produktu konieczne jest posługiwanie się numerami GLN i GTIN. Ponadto, GDSN ustala reguły walidacyjne, które muszą być spełnione. Za poprawność i kompletność danych odpowiada dostawca, gdyż to on jest stroną wprowadzającą produkt na rynek i dysponuje pełną wiedzą o zmianach zachodzących w ramach GTIN-ów w swojej ofercie.

O ile e-commerce w obszarze B2B na rynku polskim jest wykorzystywany na coraz większą skalę, o tyle użycie GDSN jest w początkowej fazie. W ubiegłym roku Carrefour Polska poinformował o projekcie GDSN, który chce zrealizować wspólnie z dostawcami w Polsce. Co ważniejsze, teraz potrzeba korzystania z rozwiązań dostarczających komplet danych o produktach została zainicjowana przez użytkownika tych danych. Wcześniej były to inicjatywy firm dostarczających rozwiązania i nie spotkały się z odpowiednim zainteresowaniem. Teraz, gdy stroną zachęcającą i tłumaczącą korzyści płynące z ustrukturyzowanej wymiany danych produktowych jest sieć handlowa i na rynku są dostępne rozwiązania umożliwiające taką wymianę (jak na przykład Comarch EDI Master Data Management), można przyjąć, że wszystkie konieczne warunki są spełnione.

Wymiana danych logistycznych

Większość dostawców usług logistycznych współpracuje ze swoimi klientami elektronicznie. W ramach kooperacji są wymieniane zlecenia transportu, awiza wysyłki, e-faktury. Czego brakuje w tym zakresie? Brak tutaj powiązania danych dotyczących samego zamówienia z informacją o fizycznej dostawie.

Te dwie informacje są oczywiście dostępne w wersji elektronicznej, ale funkcjonują one niezależnie. W ramach elektronicznej współpracy firm kolejnym obszarem do zagospodarowania pozostaje informacja o statusie faktycznej dostawy. Można przyjąć, że dostawca potwierdzający zamówienie odbiorcy, z poziomu systemu, w którym otrzymał zamówienie, może je nie tylko zaawizować, ale również wybrać okienko czasowe dla fizycznej realizacji dostawy. W ten sposób odbiorca ma komplet informacji dotyczący tego, jakie towary do niego jadą, w jakiej ilości, kiedy i jakim pojazdem przyjadą. To wszystko sprowadza się do poprawy efektywności w zarządzaniu łańcuchem dostaw.

Reasumując, przedstawione w niniejszym artykule trendy elektronicznej współpracy przedsiębiorstw pokazują tylko wycinek zmian, jakie dzieją się na rynku B2B i będą z roku na rok ewoluować. Widać dążenie przedsiębiorstw do efektywniejszej współpracy ze swoimi kontrahentami z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań IT. Firmy coraz większy nacisk kładą na automatyzację i personalizację mając na uwadze doświadczenia i zmieniające się preferencje swoich klientów biznesowych.