KRZYSZTOF POLAK:

W jakim celu firmy wdrażają aplikacje ERP?

ANDRZEJ BORYKA*:

Jedne firmy zatrudniają firmy konsultingowe, by z ich pomocą opracować szczegółową specyfikę wymagań. Inne chcą z pomocą systemu rozwiązać swoje konkretne bolączki, np. brak szybkiej informacji o rzeczywistych kosztach wytwarzania czy terminach realizowania zamówień klientów. Wciąż są i takie, które nie mają sprecyzowanych celów.

Jeśli firma decyduje się na system wspierający zarządzanie firmą klasy ERP, to powinna określić zarówno cele wdrożenia, jak i własne potrzeby, które chce zaspokoić za pomocą systemu. Należy to zrobić na etapie prac analitycznych.

A więc lepiej nie zdawać się bez reszty na kompetencje dostawcy systemu?

Jeżeli firma nie ma zaufania do profesjonalizmu usług dostawcy ERP, to warto zatrudnić niezależnych specjalistów, by nadzorowali wybór i implementację rozwiązania. Jednak fachowcy nie wyręczą firmy w podejmowaniu kluczowych decyzji. Dlatego nie sposób efektywnie wdrożyć i potem użytkować systemu ERP, gdy brakuje analizy potrzeb i świadomości celów. Firma powinna wyznaczyć własnego szefa projektu i wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary funkcjonalne.

Czy nie jest tak, że system ERP najlepiej działa w firmach o ustabilizowanej pozycji?Przecież od określenia potrzeb do zakończenia wdrożenia dawny wydział może uzyskać status samodzielnej firmy albo firma zostanie przejęta i stanie się częścią nowego przedsiębiorstwa. Co wtedy?

Tego rodzaju zmiany rzadko dokonują się z dnia na dzień. Na ogół firmy wiedzą o nich z wyprzedzeniem. Taka wiedza umożliwia wprowadzenie zmian w funkcjach systemu ERP. Nie bez znaczenia jest architektura samej aplikacji, jej możliwości funkcjonalne i elastyczność – mam na myśli zdolność systemu do pracy w strukturach wielofirmowych, holdingach czy organizmach powiązanych. W sytuacjach nagłych kluczowa jest zdolność dostawcy do szybkich działań, a więc do wsparcia zespołu wdrożeniowego i do parametryzacji, konfiguracji czy nawet wręcz modyfikacji wdrażanej aplikacji.

Jak wdrażać aplikację?

Firmy często nastawiają się na dzielenie wdrożenie – najpierw „pakiet fiskalny” (finanse, księgowość), a dopiero potem sprzedaż, gospodarka materiałowa, kadry i płace, a na zakończenie produkcja, CRM, transport, obieg dokumentów. Podział na etapy wynika na ogół z różnych ograniczeń, np. z dzielenia kosztów wdrożenia. W wielu firmach występują ograniczenia związane z sezonowością działania, np. w firmach odzieżowych są to tzw. promocje i wprowadzanie nowych kolekcji, w firmach przemysłu mięsnego i spożywczego okresy świąteczne, itp. Jeżeli tylko nie ma tego rodzaju ograniczeń to warto traktować aplikację ERP jako całość funkcjonalną i nastawiać się na jednoczesne uruchomienie wszystkich modułów.

Jaki etap w procesie wdrażania jest najważniejszy?

Wszystkie są równie ważne, ale z praktyki wiadomo, że o sukcesie decyduje przede wszystkim etap początkowy, w którym powstaje definicja nowego systemu. Ważne jest tu dochowanie należytej staranności przy identyfikacji rzeczywistych potrzeb firmy i sposobów ich zaspokajania przez system. Na tym etapie uzgadnia się też zakres i sposób przeniesienia danych z dotychczas używanych aplikacji oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia z dokładnym podziałem zadań. W drugim etapie, realizowanym zgodnie z przyjętym harmonogramem, dochodzi do instalacji i modelowania aplikacji oraz szkolenia użytkowników. Kolejny etap wypełniają przygotowania do uruchomienia, a więc przeniesienie danych i ich weryfikacja, testy działania, a także sprawdzenie wiedzy i umiejętności użytkowników. W końcu dochodzi do uruchomienia systemu. Wówczas rolą nadzoru nad jego eksploatacją jest sprawdzenie poprawności administrowania aplikacji, wyjaśnianie bieżących problemów.

Ile czasu należy zarezerwować na wdrożenie?

To zależy od wielkości projektu. Przewidywalna liczba użytkowników systemu pozwala oszacować czas wdrożenia i jego koszt. W praktyce wdrożenia dzielone są na małe (do 20 użytkowników), średnie (do 50) i duże (powyżej 50). Osobno traktowane są projekty bardzo duże, w których instalowany system ma być eksploatowany przez kilkuset użytkowników. O czasie wdrożenia decyduje też przewidywana funkcjonalność – liczba modułów. W grę wchodzą też czynniki niemierzalne, np. specyfika branży czy struktura własności w firmie.

Obecnie budżety na wdrożenie są ustalane już na etapie konstruowania umowy z dostawcą i z reguły są to budżety zamknięte. Natomiast dla dostawcy oprogramowania koszty wdrożenia są znane dopiero po zamknięciu projektu.

Jak szkolić użytkowników?

Szkolenia warto prowadzić na danych, które są użytkownikom znane i bliskie. Wówczas efekty są lepsze, niż w przypadku szkoleń na abstrakcyjnych bazach edukacyjnych, np. trudno pracowników zakładu mięsnego szkolić na danych z branży odzieżowej. Przed przystąpieniem do szkoleń należy więc wykonać migrację danych tak, by użytkownicy mieli do czynienia z wyrobami, materiałami i kontrahentami, z którymi stykają się na co dzień. Odbiór i skuteczność szkoleń zależy w dużym stopniu od kultury informatycznej w firmie – niekiedy zdarza się, że przyszli użytkownicy aplikacji ERP nie znają jeszcze podstaw pracy z Windowsami i myszą; niekiedy jest to przeszkoda nie do pokonania. Jeżeli jednak problem jest zidentyfikowany wcześnie, to jest czas na bardziej gruntowne szkolenie.

*Andrzej Boryka, dyrektor działu wdrożeń w spółce informatycznej BPSC