– Kto opisuje fakturę, a kto ją akceptuje, do jakiego konta ją przypisać i gdzie teraz znajduje się w firmie? To tylko kropla pytań w morzu potrzeb, z jakimi muszą się zmierzyć osoby mające styczność z fakturami kosztowymi. Wdrażany przez firmy system do obiegu faktur daje odpowiedzi na większość z nich, umożliwiając jednocześnie poprawną i szybką pracę z fakturami – podkreśla Beata Skura, konsultant ObiegFaktur.pl.

Zarządzając fakturami w formie elektronicznej, nie trzeba się również obawiać o nieczytelność opisu merytorycznego czy identyfikację osoby, która koszt akceptowała. Nie ma też miejsca sytuacja, w której firma nie wie o pojawieniu się faktury w organizacji. Z kolei przestoje czasowe są eliminowane dzięki wiedzy, w którym miejscu aktualnie znajduje się nasza faktura i systemowi automatycznych przypomnień.

Elektroniczny system obiegu faktur to dla firmy również oszczędność czasu. Jak wynika z Badania Obiegu Faktur Kosztowych, akceptacja faktury w systemie informatycznym może odbywać się w ciągu kilku, kilkunastu minut. Natomiast tradycyjna forma – czyli podpis na rewersie oryginalnej faktury – może przedłużyć ten proces nawet do jednego miesiąca.

Potrzebę automatyzacji procesu obiegu faktury zauważa już 56 proc. firm – wynika ze słów Beaty Skury. Największą chęć do wprowadzenia systemu wyrażają zarządy (90 proc.) oraz działy controllingu (73 proc.) i administracja z IT (67 proc.). Są to działy, które zauważają szereg korzyści płynących z możliwości monitoringu procesu obiegu faktur i jednocześnie upatrują w nim szansę na pełną kontrolę kosztów firmy. Jest to też narzędzie, które przyczynia się do generowania oszczędności czasowych i finansowych.

– Obieg faktur kosztowych jest jednym z najczęściej automatyzowanych procesów biznesowych. Trend ten z jednej strony kształtuje duża orientacja firm i organizacji na poszukiwanie oszczędności, z drugiej zaś strony jest to efekt sukcesywnego usprawniania wewnętrznych procesów oraz zapewniania najwyższych standardów pracy i zarządzania – mówi Aleksander Sala, prezes firmy Kolibro, która zrealizowała Badanie Obiegu Faktur Kosztowych,.

Badanie Obiegu Faktur Kosztowych jest pierwszym tego typu badaniem w Polsce. Ukazuje trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej.

Patronem medialnym badania jest portal Forsal.pl.

Pobierz pełną wersję raportu z badania.