MARCIN PIASECKI

Będziemy rozmawiać o korzyściach wynikających z rozliczeń elektronicznych. Chciałbym podzielić dyskusję na trzy wątki: dlaczego jest to tak ważne, dlaczego tego nie ma i co trzeba zrobić, by wprowadzić te rozwiązania. Dlaczego jest to istotne?

MIROSŁAW BARSZCZ

W II połowie ubiegłego roku został opublikowany raport Komisji Europejskiej dotyczący usuwania barier administracyjnych dla przedsiębiorców. Komisja zwróciła uwagę, że rozpowszechnienie faktur elektronicznych jest jednym z najważniejszych i najprostszych sposobów, by to osiągnąć. Szacuje się, że rocznie na terenie Unii wystawianych jest 17 mld faktur, z czego ok. 10 proc. w Polsce. Daje to 1,5 mld faktur, czyli 3 mld stron papieru, bo faktury muszą być wystawiane w dwóch egzemplarzach. Następnie faktury są wysyłane pocztą lub kurierem, po tym muszą być przechowywane. Biorąc pod uwagę szacunki Unii, że koszt wystawienia faktury może sięgać 2 euro i zakładając, że u nas jest to tylko 1 euro – wychodzi 1,5 mld euro rocznie na obsługę papieru.

Trzeba również pamiętać, że w ostatnim rankingu Banku Światowego „Doing business” Polska uplasowała się na 72. miejscu. Ułatwienia, takie jak faktura elektroniczna pozwoliłyby nam awansować, a ten ranking jest brany pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o inwestycjach.

JERZY GRYGIERZEC

Powiem o przyziemnych interesach przedsiębiorcy. Po pierwsze, jest to potężna oszczędność kosztów. Wyliczyłem, że różnica między kosztem wysyłki faktury pocztą a zdobyciem certyfikatu podpisu elektronicznego w przypadku 500 sztuk jest stukrotna. Sto razy taniej jest wysłać e-fakturę. Jeśli weźmiemy pod uwagę przesyłkę priorytetową, to ta różnica jest 200-krotna, przesyłkę priorytetową poleconą – 300-krotna.

Drugą korzyścią dla przedsiębiorcy jest automatyzacja procesów. Wystawienie faktury jest bowiem zintegrowane z systemem rachunkowo-księgowym, co powoduje, że faktury od razu znajdują się w systemie u wystawcy i odbiorcy. Co ważne, faktura jest nie do podrobienia. Elektronicznej nie da się usunąć z systemu, zmienić, nie może też zaginąć.

I trzeci element to możliwość wykorzystania systemu do innych rozliczeń. Chociażby do składania deklaracji, komunikacji z urzędami czy do tworzenia własnych zestawień.

MAREK DIETL

Kluczowa jest optymalizacja procesu. Jeśli spojrzy się na strukturę kosztów systemu zusowskiego, to widać, że między 70 a 80 proc. kosztów wynikało z tego, że ZUS musiał zasysać informacje z innych instytucji w formie papierowej. Gdyby wszyscy byli na tym samym poziomie co ZUS, koszt byłby niższy.

E-faktury to nie tylko oszczędność dla przedsiębiorców, ale również dla urzędów. Nie da się również ukryć, że kontrole będą dużo tańsze. Drugą kwestią jest bezpieczeństwo, które w przypadku elektronicznego obrotu jest większe.

ANDRZEJ ARENDARSKI

Skoro więc jest to takie korzystne, pytanie brzmi – dlaczego się tego nie stosuje? Po pierwsze – mamy pokolenie urzędników, które mentalnościowo tkwi w średniowieczu papierowym. Druga sprawa to braki techniczne. Co prawda sporo ostatnio zrobiono w kwestii kontaktu z obywatelem lub firmą w formie elektronicznej, więc perspektywy są. Tu jednak pojawia się trzecia bariera, czyli brak zrozumienia u polityków.

MARCIN PIASECKI

Jakie są więc największe przeszkody?

MIROSŁAW BARSZCZ

Spośród krajów EU wymagamy największych zabezpieczeń, jeśli chodzi o elektroniczne faktury. Standardem jest to, ze faktura powinna być zabezpieczona podpisem elektronicznym. W Polsce ten wymóg został podniesiony i zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy. Musi to być kwalifikowany podpis zabezpieczony tzw. bezpiecznym urządzeniem. Wiele krajów, głównie Beneluksu i Skandynawii, poszło w drugą stronę i w niektórych krajach można wysłać fakturę w sposób graficzny, np. w pliku PDF. Trzeba również pamiętać, że zwykła faktura w ogóle nie musi być podpisywana.

Druga kwestia to przepisy dotyczące przechowywania faktur. W Polsce jest tak, że papierowa faktura może być przechowywana tylko w formie papierowej, a elektroniczna wyłącznie w formie elektronicznej. Jesteśmy bardziej restrykcyjni niż inne kraje.

W planie rozwoju i konsolidacji finansów rząd zawarł stwierdzenie, że będziemy szli w kierunku faktur elektronicznych dopiero po zmianie dyrektywy. Nie jest jednak prawdą, że możemy to zrobić dopiero w momencie zmiany. Dyrektywa dopuszcza możliwość stosowanie mniej restrykcyjnych środków.

JERZY GRYGIERZEC

Problem podpisu elektronicznego jest kluczowy. Musi być on bowiem przypisany do konkretnej osoby. Nie ma podpisu dla firmy. W związku z tym pojawiają się problemy organizacyjne, bo podczas choroby możliwość wystawiania faktur jest zablokowana.

Po drugie, wiąże się to z kosztami, bo firma zabezpiecza się przed tymi sytuacjami, wykupując podpisy dla kilku osób. Myślę, że nowe dowody osobiste – zawierające podpis – mogą rozwiązać ten problem.

Jeśli chodzi o barierę dyrektywy, chciałbym zwrócić uwagę na niekonsekwencję: dlaczego zeznanie podatkowe nie musi mieć e-podpisu, a faktura tak?

ANDRZEJ ARENDARSKI

Kluczem jest mentalność. Można czekać na dowody, ale można pójść inną drogą i zrezygnować z podpisów elektronicznych. Skoro są doświadczenia innych krajów, warto z tego skorzystać.

MIROSŁAW BARSZCZ

Pamiętam ciężkie boje o podpis na fakturach papierowych. Większość faktur musiała być podpisywana, ale po wejściu do UE dyrektywa zabroniła nakładania tego obowiązku. Skala wyłudzeń nie wzrosła.

MAREK DIETL

Niezwykle istotne jest to, żeby dokonać radykalnej zmiany. Jeśli nie będzie zdecydowanego przejścia, to system nigdy nie zadziała. Konieczna jest więc kampania promująca odpowiednie przepisy oraz dostępność internetu.

MARCIN PIASECKI

Czy przedsiębiorcy i urzędnicy są na radykalną zmianę mentalnie i technologicznie gotowi?

ANDRZEJ ARENDARSKI

Oczywiście jest to problem. Z drugiej jednak strony przeczytałem, że najlepiej zinformatyzowaną grupą społeczną w Polsce są rolnicy. Widać więc, jak możliwość uzyskania dopłat wpłynęła na konkretne działania. Musi więc istnieć system zachęt, a państwo powinno przeznaczyć duże środki na szkolenie i pomoc. Jest to rozwiązanie do wprowadzenia w Polsce w ciągu pół roku.

MAREK DIETL

Najważniejsze jest, by państwo zadbało o otwarty standard, jak ma wyglądać taka faktura, by można ją szybko zaimplementować w dowolnym programie księgowym, z którego się korzysta. Podzielam również pogląd, że przedsiębiorstwo jest w stanie przeliczyć sobie oszczędności, a mając otwarty standard i lokalnego dostawcę – będzie mogło się łatwiej rozwijać.

MIROSŁAW BARSZCZ

Jeśli to będzie wystarczająco proste, to myślę, że żaden z przedsiębiorców nie będzie miał problemu z zaimplementowaniem systemu. Gdy duża hurtownia wymusi coś na swoich dostawcach, a nie będzie to skomplikowane, oni wprowadzą to w rozliczeniach ze swoimi kontrahentami.

JERZY GRYGIERZEC

Pozostaje bardzo skomplikowany i szeroki temat kontroli. Chciałbym zdefiniować trzy obszary: uregulowania prawne, organizacyjne i kwestia mentalności.

Jeśli chodzi o uregulowania prawne, to e-kontrola została potraktowana po macoszemu i tak naprawdę nie ma regulacji dotyczących jej przeprowadzania. Musimy traktować taką kontrolę jak normalną. Przedsiębiorca ma więc obowiązek zapewnić organowi kontroli udokumentowane pobranie danych w formie elektronicznej. Minister finansów wydał rozporządzenie dotyczące sposobów przechowywania dowodów w formie elektronicznej. Tworzy się na taką okoliczność specjalną kartę. W karcie widać, kto i kiedy otwierał te pliki i co z nimi robił. Dodatkowo, dostęp do danych musi być natychmiastowy, ciągły i nieprzerwany. Przedsiębiorca jest też zawiadomiony o kontroli pocztą i ma siedem dni na przygotowanie się.

Organy są przygotowane do takiej kontroli i prowadzi się je już od co najmniej sześciu lat.

MARCIN PIASECKI

Podsumujmy więc, co trzeba zrobić?

ANDRZEJ ARENDARSKI

Po pierwsze, powinien być bardzo jasny program rządowy. Po drugie, powinien powstać ogólnopolski program szkoleniowy, finansowany z UE, który by przygotował przedsiębiorców. Następnie, trzeba się zastanowić nad aspektem prawnym. Uważam, że deadline tych przygotowań powinien istnieć. Dałoby się to zrobić w pół roku, a na pewno od 1 stycznia 2011 r. Znając jednak prędkość pracy, trzeba będzie więcej czasu.

MIROSŁAW BARSZCZ

Jeśli chodzi o poziom legislacyjny, to jest on banalnie prosty. Wszystkie bariery można usunąć zmianą rozporządzenia ministra finansów, które określa, co faktura elektroniczna ma zawierać, jak ma być zabezpieczona i przechowywana.

Przykładowo, w Danii wymóg faktur elektronicznych dotyczy kontaktu z urzędami. Przedsiębiorcy, którzy startują w przetargach publicznych, muszą wystawiać takie faktury. I jest to fantastyczny pomysł, żeby zliberalizować faktury elektroniczne i szybko wprowadzić taki wymóg.

JERZY GRYGIERZEC

Żeby to miało szansę powodzenia, trzeba odwagi decydentów. Trzeba również uzbroić aparat skarbowy w narzędzia, które by pozwoliły takie rozwiązania wprowadzić. Jest to kwestia wyposażenia sprzętowego i szkoleń. Musimy przekonać urzędnika, że e-faktura to nie jest coś zaczarowanego.

Popatrzmy na Francję. Duzi przedsiębiorcy są tam podpięci pod urzędy. Jeśli urzędnik czegoś potrzebuje, to sobie pobiera i przedsiębiorca nie musi się pojawiać w urzędzie. Nie widzę problemu, by u nas było podobnie.

Musimy wyeliminować również przepisy mówiące, że e-fak- tury można wystawić tylko, gdy odbiorca się zgadza, oczywiście, w formie pisemnej.