Zgodnie prawem gospodarczym każdy przedsiębiorca pod koniec roku powinien przedstawić bilans rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych. W celu zweryfikowania stanu zasobów własnych należy przeprowadzić remanent zgodny procedurami ustawowymi.

Kto to zrobi

Część firm decyduje się na inwentaryzację we własnym zakresie, korzystając wyłącznie z własnego personelu. Takie rozwiązanie jest jednak dość kłopotliwe, szczególnie w przypadku dużych korporacji. Tradycyjna metoda pochłania dużo czasu, nastręcza wiele problemów organizacyjno-kadrowych, a i tak nie jest w stanie zagwarantować bezbłędnych wyników.

Firmy zewnętrzne wykonujące tego typu usługi są bardziej wiarygodne i bezstronne, dzięki czemu mogą wykazać rzeczywistą ocenę ilości stoku magazynowego, wykazywanego w bilansie. W dłuższej perspektywie takie rozwiązanie prowadzi również do obniżenia kosztów własnych poprzez zmniejszenie strat, optymalizację systemu ochrony, a także poprawię współczynnika dostępności produktów.

– Nowoczesny system przeprowadzania inwentaryzacji pozwala na skrócenie czasu całego procesu przy jednoczesnym zminimalizowaniu możliwości popełnienia błędu. Tam gdzie myli się człowiek, nie myli się elektronika – tłumaczy Michał Matłoka, prezes firmy Inventory Solutions przeprowadzającej inwentaryzacje.

W przypadku oznaczenia towaru kodami kreskowymi przeprowadzenie inwentaryzacji polega na zeskanowaniu oznaczeń za pomocą przenośnych terminali danych. Inwentaryzacyjna baza danych wraz z uzgodnionymi dokumentami tworzy się automatycznie. – W przypadku gdy ktoś nie posiada oznaczonych środków, na pierwszej inwentaryzacji sami je oznaczamy, dostarczając odpowiednią bazę danych – dodaje Michał Matłoka.

Grunt to metoda

Firmy zewnętrzne działają najczęściej nocą, inwentaryzując kolejno poszczególne strefy. Pracownicy wyposażeni są w mobilne terminale, co sprawia, że proces skanowania oraz liczenia towaru odbywa się równocześnie. Po zinwentaryzowaniu danego sektora informacje przesyłane są do głównego komputera, który rozpoczyna procedurę kontrolną. Na koniec zostaje wygenerowany gotowy raport, dokładnie obrazujący stan asortymentu. Takie rozwiązanie sprawia, że remanent przebiega szybko i sprawnie. Cała operacja trwa nie dłużej niż 8 godzin.

Prawidłowe wyniki inwentaryzacji mogą stanowić podstawę systemu logistycznego. Po wprowadzeniu wyniku, następuje automatyczne wygenerowanie zamówienia i dostawy do sklepu czy magazynu logistycznego. Nowoczesna inwentaryzacja wykorzystuje innowacyjne narzędzia informatyczne, wspomagane przez sprzęt elektroniczny, taki jak wspomniane terminale.

Gdy bilans się nie zgadza

Co się dzieje, kiedy inwentaryzacja wykazuje różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych?

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice podlegają wyjaśnieniu i rozliczeniu w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (tak stanowi art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości). W związku z powyższym różnice oraz ich skutki ujawnione w trakcie inwentaryzacji księguje się najpóźniej pod datą 31 grudnia danego roku, którego dotyczy inwentaryzacja.

Jest kilka sposobów, żeby zminimalizować możliwość wystąpienia różnic i uchybień w bilansie. Podstawą jest wprowadzenie efektywnych form zabezpieczeń produktów przed kradzieżą oraz współpraca z profesjonalną agencją ochrony. Ponadto złe gospodarowanie stokiem magazynowym powoduje straty w postaci przeterminowań i uszkodzeń produktów. Zminimalizowanie strat z tego tytułu wiąże się z wprowadzeniem odpowiednich procedur zamawiania towarów, określeniem minimalnego stoku potrzebnego w sklepie w czasie sprzedaży normalnej i promocyjnej.

Dostawy pod kontrolą

Należy również unikać błędów w czasie przyjęć towarów do sklepu, wynikających ze złej komplementacji dostawy względem zamówienia lub błędu człowieka podczas wprowadzania dostawy do systemu.

– Zminimalizowanie strat w tym wypadku powinno opierać się na zastosowaniu odpowiednich procedur kontrolnych podczas komplementacji dostawy w magazynie oraz na rampie wyładowczej w sklepie. Firmy zajmujące się outsourcingiem inwentaryzacyjnym oferują usługę weryfikacji zgodności dostawy względem zamówienia na rampie wyładowczej sklepu. Przeprowadzamy wtedy inwentaryzację dostaw i porównujemy jej wyniki z bazą danych zamówień – mówi Michał Matłoka.

Jak widać, najnowsze techniki inwentaryzacji, nowoczesne oprogramowania i technologie umożliwiają profesjonalne przeprowadzenie remanentu, co przekłada się na oszczędność czasu i funduszy. Dlatego z outsourcingu inwentaryzacyjnego najchętniej korzystają przedsiębiorstwa sieciowe, tj. placówki handlowe (sklepy, hipermarkety), hotele, banki, placówki medyczne oraz edukacyjne.