Można przyjąć, że wynoszą nawet kilkanaście milionów złotych rocznie. Giną przede wszystkim informacje księgowe, o kontrahentach, współpracownikach, klientach, historie współpracy i przepływów finansowych, a nawet konkretne zamówienia. Na skutek tego firmie grozi utrata budowanej często przez lata reputacji, która z kolei może zaowocować znaczącym spadkiem obrotów.

Właściwe przechowywanie kluczowych danych to problem przede wszystkim informatyczny. 70 proc. firmowych dokumentów ma postać cyfrową. 90 proc. z nich nie jest w ogóle drukowana i pozostają jedynie w pamięci komputerów.

Najczęstszym powodem utraty danych jest awaria sprzętu. Może ona mieć charakter logiczny (awaria elektroniki) lub mechaniczny (fizyczne zniszczenie).

W pierwszym przypadku nie jest konieczna ingerencja specjalistów zajmujących się profesjonalnie odzyskiwaniem informacji. Można z powodzeniem odzyskać je we własnym zakresie. Najprostsze programy (na przykład R-Studio, Bad Copy Pro, Recuva, Unstoppable Copier, Recover My Files, TestDisk, Undelete Plus) dostępne są w sieci za darmo. Nie oszukujmy się jednak, mają one bardzo ograniczone funkcjonalności (na przykład odzyskiwanie danych tylko z porysowanych płyt CD) i raczej przeznaczone są do użytku domowego.

Bardzo rozbudowane, komercyjne wersje, pozwalające na odzyskiwanie utraconych informacji w rozmaitych programach, na różnych nośnikach oraz przywracanie utraconych wiadomości z poczty elektronicznej to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych. Najprostsza, przeznaczona dla jednego komputera wersja popularnego programu EasyRecovery kosztuje 500 – 700 zł. Najbogatsze, wielostanowiskowe pakiety to wydatek rzędu 6-7 tys. zł.

W przypadku uszkodzeń mechanicznych nie obejdzie się jednak bez wizyty w specjalistycznym laboratorium zajmującym się odzyskiwaniem tego typu informacji. Tam można odzyskać informacje zapisane na zniszczonym dysku twardym, dyskach SSD i innych wykorzystujących technologię flash, informacje zapisane na zniszczonych dyskach IDE, EIDE, magistralach ATA (SATA) SCSI, SAS, Fibre Channel, nośnikach pamięci w dowolnej konfiguracji, kartach pamięci, pendrive’ach, a także urządzeniach magazynujących zdjęcia, takich jak na przykład fotobooki.

Opłata uzależniona jest od rodzaju uszkodzenia oraz czasu potrzebnego do odzyskania danych. Nie jest niestety mała.

Sama ekspertyza, której wynikiem jest lista plików możliwych do odzyskania, może być wykonana za darmo (ale trzeba na nią czekać nawet kilka dni). W trybie ekspresowym na wyniki wstępnych oględzin trzeba poczekać kilka godzin, ale opłata w takim przypadku wynosi kilkaset złotych. Przeciętny koszt natomiast samej operacji, jak informuje Zbigniew Engiel, rzecznik MediaRecovery, jednej z większych firm zajmujących się odzyskiwaniem danych, powinien zamknąć się w kwocie od 1 do 1,5 tys. zł.