Obsługa księgowości przez firmę zewnętrzną jest skutecznym sposobem na zwiększenie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Dzięki outsourcingowi przedsiębiorca może w pełni skoncentrować się na kluczowych obszarach rozwoju i działalności przedsiębiorstwa. Powierzenie firmie zewnętrznej obsługi księgowej istotnie wpływa na obniżenie kosztów oraz podniesienie poziomu profesjonalizmu, co wynika z przekazania części zadań i projektów do realizacji ekspertom z zewnątrz. Rozważania na temat przewagi outsourcingu nad księgowością wewnętrzną należy poprzedzić postawieniem pytania – czy przedsiębiorcy rzeczywiście potrzebują stałej pomocy ze strony fachowców zajmujących się rachunkowością i podatkami.
Znaczący wpływ na odpowiedź ma ocena warunków prawnych prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a także ocena pracy administracji publicznej, w szczególności administracji podatkowej. Dla większości przedsiębiorstw w Polsce prowadzenie rachunkowości jest bowiem podporządkowane prawidłowemu rozliczeniu podatków. Pomimo znaczącej poprawy w okresie ostatnich 10 lat, ocena administracji podatkowej nie wypada najlepiej. Z jednej strony może być to efektem ciągłych zmian prawa podatkowego, ale w jakimś stopniu także efektem dotychczasowych nawyków lub przyzwyczajeń. Przedsiębiorca staje, więc przed koniecznością nie tylko dokonania prawidłowych rozliczeń, ale także obrony swojego stanowiska w razie kontroli ze strony organów podatkowych. Przedsiębiorca zajmujący się na co dzień prowadzeniem biznesu zazwyczaj nie posiada przy tym wystarczającej wiedzy w zakresie rachunkowości czy podatków. Zazwyczaj nie posiada też dość czasu, by samodzielnie prowadzić sprawy księgowe i podatkowe. Staje więc przed wyborem zatrudnienia pracowników zdolnych samodzielnie takie sprawy prowadzić albo powierzenia obsługi księgowej i podatkowej podmiotowi zewnętrznemu.
Korzyści płynące z outsourcingu księgowości:
• Realne obniżenie kosztów
Przedsiębiorca nie musi dokonywać zakupu drogiego systemu finansowo-księgowego, który wymaga częstych aktualizacji w związku ze zmianą przepisów prawa. Nie musi zatrudniać doświadczonych księgowych, a co się z tym wiąże ryzykować rekrutacji nieodpowiednich pracowników oraz ponosić kosztów stworzenia miejsca pracy, kosztów personalnych jak urlopy czy wynagrodzenia za czas choroby, a także kosztów zastępstwa podczas nieobecności pracowników. Następuje zatem ograniczenie wpływu trudno przewidywalnego „czynnika ludzkiego”. W każdym przypadku podstawowy problem wiąże się ze znalezieniem odpowiednich osób: kompetentnych, godnych zaufania, dających rękojmię prawidłowego wykonania zadań, a w szczególności ochrony interesów przedsiębiorcy. Ograniczeniem w tej kwestii jest niewątpliwie wysokość wynagrodzenia. Koszt zatrudnienia „na wyłączność” fachowej kadry, zdolnej do prawidłowego wykonywania wszystkich zadań w zakresie rachunkowości lub podatków, przekracza możliwości finansowe większości przedsiębiorców. Przedsiębiorca nie ponosi również wysokich kosztów specjalistycznych szkoleń niezbędnych dla prawidłowego wykonywania obowiązków przez personel księgowy. Może również w sposób istotny ograniczyć koszty zakupu artykułów biurowych i sprzętu biurowego. Podpisując umowę z firmą zewnętrzną ponosi zwykle stałe zryczałtowane miesięczne koszty prowadzenia księgowości, co również usprawnia procedury budżetowania i controllingu kosztów.
• Oszczędność czasu
Przedsiębiorca nie musi angażować się w kontrolę jakości i efektywności pracy personelu księgowego oraz rozwiązywanie bieżących problemów i podejmowanie decyzji dotyczących tego obszaru prowadzonej działalności. Z drugiej strony zewnętrzna firma księgowa jest do pełnej dyspozycji klienta i służy profesjonalną pomocą w dziedzinie finansów i księgowości z wykorzystaniem wiedzy merytorycznej, kompetencji i doświadczenia.
• Zmniejszenie lub podział ryzyka
Outsourcing księgowości jest sposobem ubezpieczenia się od ryzyka błędów księgowych. Dostawca usług przejmuje ryzyko niewystarczającej jakości realizowanej przez siebie funkcji, poprzez ponoszenie konsekwencji finansowych za niezgodności z przepisami prawa, czy nieterminowość. Na bezpieczeństwo klientów pozytywnie wpływa posiadana przez dostawcę usług polisa OC. Dodatkowo skupienie się na kluczowych sprawach firmy, a przez co skrócenie procesu reakcji na zaistniałą sytuację finansową daje możliwość szybkiego reagowania na zmiany, co zwiększa również poczucie bezpieczeństwa.
• Możliwość skoncentrowania się na podstawowym kierunku działalności organizacji (tzw. core business)
Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Firma outsourcingowa zarządza na bieżąco realizacją zadań księgowych, aktywnie śledzi zmiany w przepisach, nadzoruje obiegi dokumentów, aktualizuje oprogramowanie i dba o rozwój merytoryczny swoich pracowników stosownie do zmieniających się przepisów prawa i wymagań klienta. Na podstawie sformułowanych potrzeb i oczekiwań klienta tworzy analizy i raporty, które w sposób czytelny i dostępny dla przedsiębiorcy dostarczają niezbędne informacje finansowe wspomagające zarządzanie. Skoncentrowanie się na podstawowych zadaniach czyli działalności do której firma została powołana to pozostawienie w niej jedynie centrów zysku, a przesunięcie na zewnątrz i powierzenie specjalistom obszarów czasochłonnych, przynoszących straty lub nieproduktywnych.
Powierzenie obsługi podatkowej lub księgowej podmiotowi zewnętrznemu niesie jednak pewne ryzyko. Sprawą kluczową jest znalezienie odpowiedzialnego i wykwalifikowanego zleceniobiorcy, który rzetelnie wywiąże się ze swoich obowiązków. Nie bez znaczenia może być też brak zaufania do osoby, która miałaby poprowadzić wybrane sprawy przedsiębiorcy i której należy powierzyć problemy i tajemnice firmy.
Podmiot zewnętrzny powinien przy tym gwarantować wysoką jakość świadczonych usług. Obiektywnym potwierdzeniem kwalifikacji, ale także warunkiem świadczenia usług jest tytuł doradcy podatkowego lub uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podmiot wykonujący usługi powinien przy tym posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wysokości adekwatnej do zakresu świadczonych usług i rozmiaru obsługiwanych podmiotów.
Wybór odpowiedniego podmiotu na pewno nie powinien być przypadkowy, ale oparty o dobrą opinię na rynku, korzystny stosunek ceny do oferowanych usług i niezawodność, a także elastyczne reakcje na pojawiające się potrzeby klientów w warunkach zmieniającego się prawa i realiów rynkowych. W praktyce najlepiej sprawdza się polecenie ze strony przedsiębiorcy, który już z podobnej obsługi korzysta i dostrzega jej niewątpliwe zalety. Pomocne mogą okazać się opinie zamieszczone w internecie oraz rekomendacje w bazach firm finansowych. Porównanie wad i zalet outsourcingu w księgowości i podatkach wskazuje jednak, że będzie ostawał się coraz bardziej powszechny. Przede wszystkim dlatego, że w warunkach zwiększonej konkurencyjności dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw koniecznością staje się powierzenie obsługi biznesowej kompetentnym specjalistom.
Autorem artykułu jest Ewa Stolarczyk, członek zarządu Abak S.A.
