Jak to zrobić? Eksperci radzą rozpocząć od weryfikacji dokumentów rejestrowych firmy, z którą zaczyna się współpracę. Jeżeli jest to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, można sprawdzić dane zgromadzone w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zaś w przypadku spółek handlowych w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Wypisy z właściwego rejestru powinny być potwierdzone przez kontrahenta, przede wszystkim w zakresie zgodności danych zawartych w dokumencie ze stanem faktycznym.
Nieodzowna wydaje się również prośba o przedłożenie zaświadczenia REGON, potwierdzenia nadania NIP i potwierdzenia zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT. Jeżeli zauważymy niechęć drugiej strony do pokazania tych dokumentów, powinno być to pierwszym sygnałem ostrzegawczym, świadczącym o wątpliwych zamiarach drugiej strony.
W ramach weryfikacji dokumentów rejestrowych potencjalnego kontrahenta szczególną uwagę przedsiębiorca powinien poświęcić spółkom cywilnym. W myśl obowiązujących przepisów nie jest ona przedsiębiorcą, bo za takiego uważa się poszczególnych wspólników. Oznacza to, iż weryfikacja dokumentów nie powinna ograniczać się jedynie do NIP i REGON spółki, ale powinna obejmować zapisy umowy spółki cywilnej oraz dokumenty rejestrowe każdego ze wspólników.
Reklama
Kolejnym etapem weryfikacji wiarygodności potencjalnego kontrahenta powinno być sprawdzenie jego kondycji finansowej. Badanie to, zwłaszcza w przypadku dużych kontraktów, opiera się na weryfikacji sprawozdań spółki czy danych w księdze przychodów i rozchodów. W niektórych przypadkach konieczne może być żądanie przedłożenia zaświadczeń o niezaleganiu w regulowaniu zobowiązań publicznoprawnych wobec urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Powinno się również skorzystać z usług biur informacji gospodarczej, np. Krajowego Rejestru Długów. Raport KRD odpowie nam na pytania, czy potencjalny kontrahent jest notowany jako dłużnik, kto jest jego wierzycielem, jaka jest kwota długu, z czego wynika, od kiedy jest wymagalna i czy były podejmowane jakieś czynności windykacyjne. W przypadku gdy dłużnik kwestionuje zobowiązanie, taka informacja też powinna się znaleźć w raporcie. Jego analiza pozwala na ocenę wiarygodności płatniczej kontrahenta w danym momencie. Natomiast jeśli decydujemy się na współpracę z nim przez dłuższy okres, biuro informacji gospodarczej pomoże stale monitorować wiarygodność płatniczą partnera. Łatwo przecież wyobrazić sobie sytuację, że firma, która dzisiaj jest rzetelnym kontrahentem, zacznie popadać w kłopoty. System informatyczny KRD powiadomi, automatycznie wysyłając e-maila na wskazany adres, o każdym nowym wpisie pojawiającym się na temat interesującego nas przedsiębiorstwa.
Ważnym elementem ograniczenia ryzyka kontraktowego jest odpowiednie skonstruowanie umowy handlowej, której zapisy mają decydujący wpływ na ewentualną przyszłą windykację należności. Kluczowe jest prawidłowe określenie stron zawierających umowę oraz innych czynników kształtujących treść łączącego strony stosunku prawnego. W polskim prawie nie ma definicji umowy, choć można na jego podstawie wyodrębnić stałe jej elementy, jak: miejsce i data zawarcia, określenie stron umowy, określenie skutku prawnego, jaki ma być przez strony w ramach realizacji umowy wywołany, złożenie zgodnych oświadczeń woli przez strony. Jednym z istotnych elementów takiego dokumentu powinno być zastrzeżenie określonych konsekwencji w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez stronę.
Sprawdzenie kontrahenta oraz prawidłowa konstrukcja kontraktu nie oznaczają jednak, że przedsiębiorca ryzyko podjęcia współpracy z nową firmą zupełnie niweluje. Część przedsiębiorców decyduje się więc na sprzedaż swoich towarów lub usług wyłącznie za gotówkę. Taka formuła, choć w pełni bezpieczna, może spowodować znaczne ograniczenie sprzedaży i znaczenia firmy na konkurencyjnym rynku. Z tego też względu najbardziej uzasadnionym sposobem minimalizacji ryzyka jest jego ocena i dostosowanie poziomu zabezpieczeń do wiarygodności kontrahenta, wynikającego z badania jego sytuacji.
Wybór właściwego zabezpieczenia zależy nie tylko od specyfiki czynności prawnej, jaka ma łączyć strony, ale często też od osoby dłużnika, zależności wzajemnej podmiotów czy czasu, w jakim strony powinny zawrzeć umowę. Przykładowo poręczenie osoby trzeciej ma lepsze zastosowanie, gdy stroną umowy jest spółka kapitałowa, a poręczycielem członkowie zarządu. Nie ma natomiast sensu, gdy umowa zawierana jest ze spółką cywilną, a poręczycielami mają być jej wspólnicy – oni i tak, jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, odpowiadają za zobowiązania całym swoim majątkiem i solidarnie ze sobą, więc wprowadzenie instytucji poręczenia jest niecelowe i nie zmienia poziomu zabezpieczenia wierzyciela.
/>