Największy problem, jaki mają polscy urzędnicy, to konstruowanie logicznych i zrozumiałych zdań – takie wnioski można wyciągnąć z raportu Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie i Biura Rzecznika Praw Obywatelskich. Raport powstał na podstawie analizy ponad tysiąca stron pism urzędowych. Skomplikowanych i zawiłych.

Typowe zdanie pisma urzędowego jest długie i wielokrotnie złożone. Przeciętny obywatel nie jest w stanie zrozumieć tak sformułowanego przekazu. Bywa, że cała treść pisma zawarta jest w jednym zdaniu.

W raporcie Biura RPO znalazł się fragment pisma, który brzmi tak: „W sytuacji, gdy ubezpieczony nie rozwiązał stosunku pracy na dzień złożenia wniosku o emeryturę na podstawie art. 184, a nadto nie udokumentował przed organem rentowym spełnienia warunku posiadania wymaganego okresu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze na dzień 1 stycznia 1999 r., sąd rozpoznający odwołanie od decyzji odmawiającej przyznanie prawa do emerytury, po ustaleniu, że ubezpieczony nie rozwiązał stosunku pracy, nie ma obowiązku prowadzenia postępowania celem ustalenia spełnienia pozostałych przesłanek przyznania świadczenia”.

Zdarza się, że urzędnicy stosują wprawdzie prawidłowe słownictwo, ale profesjonalne, a więc hermetyczne, i używają skrótów, których znaczenia większość odbiorców nie ma szansy odgadnąć. Jednak najcięższym błędem urzędów, jak pokazał raport, jest używanie słów niezgodnie z ich znaczeniem. A to sprawia, że pismo jest nie tylko niezrozumiałe, ale także wprowadza w błąd. – Nadawcy zapominają o wyjaśnieniu używanej przez siebie terminologii, bo też zaciemnienie sensu jest dla zaciemniającego korzystne – mówi Marek Cybulski, językoznawca z Uniwersytetu Łódzkiego. – Odbiorca powinien rozumieć skierowane do niego informacje, ale nieraz mu się nie chce lub nie ma czasu sprawdzić, w czym problem. A w razie czego to na niego spada odpowiedzialność, bo nieznajomość prawa szkodzi – dodaje.

Próby interpretacji dokumentu urzędowego narażają też przedsiębiorców na wymierne straty, bo spowalniają ich pracę. – Czytając nawet po 10 razy dane pismo, przedsiębiorcy nie są w stanie odnaleźć sensu informacji. Często po prostu nie wiedzą, co z czego wynika – komentuje Zbigniew Skalski, prezes Stowarzyszenia Wolni Przedsiębiorcy. - Jest to wręcz dyskryminacja osób nieposiadających specjalistycznego wykształcenia - dodaje. A jak mówi Grzegorz Zarzeczny, językoznawca z Uniwersytetu Wrocławskiego, lektura pisma urzędowego nie powinna przedsiębiorcy sprawiać najmniejszych trudności. Gdy jest inaczej, przestaje on zajmować się tym, na czym się zna, by poświęcić czas na zrozumienie czytanego tekstu.

Niska świadomość petenta?

Jakość i poziom języka instytucji państwowych są tak niskie, że do Rzecznika Praw Obywatelskich docierają na nie skargi. – Na podstawie analizy skarg można stwierdzić, że problemy językowe stanowią istotną przeszkodę w skutecznej komunikacji urzędu z obywatelem – przyznaje Stanisław Ćwik, zastępca dyrektora Zespołu Społecznego Biura RPO. – Obywatele denerwują się i skarżą, a urzędy bezradnie rozkładają ręce i narzekają na „niską świadomość prawną” petentów – dodaje.

Problemy występują także w komunikacji z bankami czy innymi firmami usługowymi. – Bariery językowe i komunikacyjne stają się jedną z ważnych przyczyn ograniczających możliwości rozwojowe państwa, gospodarki i społeczeństwa obywatelskiego – podsumowuje Ćwik. – Oprócz słabej komunikacji na linii urzędnik – petent, wpływ na to mają ogromne trudności w zrozumieniu języka używanego w różnego rodzaju umowach indywidualnych z bankami, firmami telefonicznymi, dostawcami energii elektrycznej. Nie mówiąc już o języku instrukcji i ulotek dołączanych do np. do sprzętu RTV czy leków – tłumaczy.

Dostosować język do odbiorców

Nagminność tego rodzaju praktyk potwierdzają przedsiębiorcy, którzy z niejasnościami urzędowego języka stykają się na co dzień. – Wieloznaczność, brak precyzji wywołuje u nich złość – przyznaje Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych „Lewiatan”.

Duże firmy najczęściej mają komórki specjalistów, które zajmują się ich obsługą prawną i administracyjną. Są to osoby, które mają dostateczną wiedzę i doświadczenie, by w pułapki pism urzędniczych nie dać się złapać. Właściciele mniejszych zakładów są zdani na siebie.

Przedsiębiorcy zarzucają urzędnikom, że oczekuje się od nich specjalistycznej wiedzy, która jest raczej domeną prawników czy księgowych. Często jednak zdarza się, że nawet specjaliści kapitulują. – Dochodzą do nas głosy, że czasem fachowcy nie radzą sobie z interpretacją pism czy ustaw. Sami muszą korzystać z dodatkowej pomocy – mówi prezes Wolnych Przedsiębiorców. Maciej Adamczyk, adwokat z Kancelarii Adamczyk & Spółka, potwierdza te słowa. – Sam mam olbrzymi i z każdym rokiem rosnący problem ze zrozumieniem przepisów – przyznaje.

Dlatego – zdaniem przedsiębiorców – język, którym urzędnicy zwracają się do obywateli, musi zostać zreformowany. – Jeśli firmę może założyć każdy, choćby z wykształceniem podstawowym, to na takim samym poziomie powinny być konstruowane pisma urzędowe i prawnicze, które się do tych ludzi kieruje – uważa Zbigniew Skalski. Językoznawca Marek Cybulski przyznaje, że głównym błędem pism urzędowych jest niedostosowanie tekstu do odbiorcy.

To, co przedsiębiorcy wiedzą z doświadczenia, potwierdzają badaniami naukowcy. Pracownia Prostej Polszczyzny, działająca przy Uniwersytecie Wrocławskim, sprawdziła przystępność pism urzędowych, posługując się wskaźnikiem mglistości języka o nazwie FOG (mgła). Im wyższy wskaźnik, tym zrozumienie tekstu trudniejsze. Treść powinna być pisana na poziomie 9 – 10, czyli tak, by była czytelna dla gimnazjalistów i licealistów. Tymczasem w tekstach informacyjnych i promocyjnych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego o tematyce urzędowej wskaźnik wyniósł 14 – 15. To poziom studentów szkół wyższych. Z kolei FOG tekstów urzędowo-naukowych, czyli raportów ewaluacyjnych to 17 – 18. – Z badań Pracowni wynika, że teksty urzędowe są mgliste, ale wiele zmienia się na lepsze – twierdzi Marcin Poprawa, językoznawca z Uniwersytetu Warszawskiego. – Wciąż jednak odstrasza od nich zbiór łamigłówek językowych – dodaje.

Szkolenia językowe dla urzędników

By poprawić język, którym urzędy komunikują się z obywatelami, trzeba zacząć od szkolenia urzędników. – Pewne jest, że sami sobie nie poradzą. Większość z nich nie potrafi rozpoznać wszystkich pułapek językowych, związanych z tekstami urzędowymi – mówi Radosław Pawelec, językoznawca z Uniwersytetu Warszawskiego. Uważa, że sytuację poprawiłoby wypracowanie norm językowych czy doprecyzowanie pewnych sformułowań.

O próbach wprowadzania do urzędów prostego języka słyszymy coraz częściej. Ten specjalny styl ma ułatwić komunikację między obywatelem a urzędnikiem. Biznesmeni potrzebują instrukcji, chcą wiedzieć, jak działać, co robić, nie interesują ich zawiłe konstrukcje urzędnicze.

Mnożące się problemy ze zrozumieniem tekstów pism urzędowych skłoniły Biuro RPO do utworzenia programu propagującego prostotę i jasność języka instytucji publicznych. – Pomysł podjęcia takich działań zrodził się na podstawie licznych rozmów i obserwacji inicjatyw podejmowanych przez ombudsmanów i inne instytucje w krajach zachodnich – mówi Stanisław Ćwik z Biura RPO. Program, wspólnie z Mazowieckim Urzędem Wojewódzkim i Radą Języka Polskiego, zainicjuje I Kongres Języka Urzędowego, który odbędzie się w dniach 30 – 31 października w Warszawie.

ROZMOWA

Dlaczego język pism urzędowych jest tak mało przejrzysty

Przyczyny są następujące:

— Przenoszenie języka i myślenia specjalistycznego (naukowego, prawnego itp.) poza granice tych domen. Polscy naukowcy, prawnicy, urzędnicy dysponują jednym stylem, którym posługują się jak pieczątką. To nie ich wina, rzecz jasna. To wina systemu kształcenia zawodowego (brak zajęć z komunikacji).

— Lęk i brak pewności siebie – z naszych szkoleń dla urzędników wynika, że często zwyczajnie boją się oni pisać własnym językiem, a wolą cytować czy parafrazować wyjściowe dokumenty.

I tak reprodukują bardzo trudny język.

— Efekt prestiżu – badania pokazują, że ludzie posługują się językiem skomplikowanym, by zbudować swój status, czyli po prostu dodać sobie prestiżu. Odbiorca trudnego tekstu często myśli, że autor jest mądrzejszy i ważniejszy od niego.

— Efekt ukrywania prawdy – badania pokazują, że w komunikacji publicznej pojawia się często strategia maskowania informacji negatywnych lub niewygodnych trudniejszym językiem. Robią tak rzecznicy prasowi, politycy, autorzy raportów finansowych, ale też urzędnicy, którzy maskują tym swoją niekompetencję lub niewiedzę.

Trzeba wyraźnie rozdzielić trzy typy tekstów dotyczących biznesu czy gospodarki:

— Teksty stanowiące prawo – powinny mieć przystępne wersje, streszczenia czy wyciągi – najlepiej właśnie napisane prostym językiem.

— Teksty upowszechniające prawo, czyli teksty urzędowe – nie mogą być pisane w sposób skomplikowany. Już teraz najważniejsze kraje świata wprowadzają standardy przyjaznego i przystępnego pisania. Jako przykład można podać chociażby akt podpisany przez prezydenta Obamę, który wymusza na agendach rządowych używanie języka zrozumiałego dla każdego obywatela.

— Teksty instrukcyjne, które są nakierowane na działanie – tego typu pisma powinny być już znacznie przystępniejsze, by szybko i łatwo można było je wykorzystać w praktyce.

Podsumowując – na świecie, tam, gdzie można wskazać dobre praktyki:

— teksty urzędowe i teksty o prawie adresowane do szerokiego grona odbiorców zapisuje się w standardzie prostego języka;

— teksty specjalistyczne (ustawy, rozporządzenia itp.), których nie można zapisywać w prostym języku, obowiązkowo uzupełnia się o wersje i streszczenia bardzo przystępne.