Księgowość online to wygoda, szybkość i niska cena usług – mówią jej zwolennicy. Nic nie zastąpi specjalisty, który zna specyfikę firmy i potrafi podpowiedzieć najkorzystniejsze rozwiązania – przekonują oponenci.

Internetowych serwisów księgowych stale przybywa. Fachowcy mówią o 15 dominujących na rynku. Do największych należą m.in. wfirma.pl; bookkeeper.pl, ifirma.pl czy infakt.pl. – Księgowość internetowa w ostatnim okresie rozwija się w bardzo szybkim tempie – podkreśla Łukasz Kaliński, partner zarządzający w firmie Optant Accounting, zajmującej się outsourcingiem usług księgowych. – To efekt coraz łatwiejszego dostępu przedsiębiorców do internetu, a także chęci optymalizacji kosztów i czasu poświęconego na prowadzenie ksiąg podatkowych we własnym zakresie – wyjaśnia Kaliński.

– Koszty są ważne, jednak zastanówmy się, czy kilka podpowiedzi ze strony księgowej nie pomoże nam zaoszczędzić zdecydowanie więcej? Żadna maszyna nie jest w stanie w pełni zastąpić człowieka – twierdzi Kamil Bartos z Centrum Informacji Księgowej.

Wachlarz możliwości

Portale księgowe możemy podzielić na trzy rodzaje: te, które oferują prowadzenie księgowości w oparciu o księgi przychodów i rozchodów. Kolejne dające możliwość wglądu do danych księgowych oraz przesyłające dokumenty przez internet. I ostatnie prowadzące pełną księgowość online.

Coraz częściej platformy oferują też usługi dodatkowe – programy fakturujące, pomoc w zakresie otwierania działalności gospodarczej czy doradztwo ekspertów. – Dla przedsiębiorcy jest to zaletą, gdyż w jednym miejscu można uzyskać dostęp do wielu uzupełniających się usług – zauważa Kaliński.

Jak w praktyce działają serwisy? Wystarczy zalogować się na platformie. – Użytkownicy samodzielnie dokonują rejestracji w systemie, akceptując regulamin serwisu - jest to swoista forma zawarcia umowy – tłumaczy Andrzej Lazarowicz, prezes zarządu wfirma.pl. – Dane jakie użytkownik wprowadzi są wykorzystywane przez system przy generowaniu deklaracji czy wystawianiu faktur – dodaje.

– Konsultanci na podstawie wszystkich danych dotyczących działalności, wyników finansowych, przychodów i kosztów udzielają porady – tłumaczy Patrycja Strzelecka, dyrektor zarządzająca w firmie SuperKsięgowa.

Dla kogo?

Tego typu serwisy najlepiej sprawdzą się w przypadku małych przedsiębiorstw, które prowadzą uproszczoną księgowość. – Usługi inFakt szczególnie polecane są dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, czyli samozatrudnionych oraz freelancerów, będących czynnymi podatnikami VAT. Jest to także idealne rozwiązanie dla mikro i małych firm – wskazuje Wiktor Sarota, prezes inFakt.pl.

– Firmy większe mają zwykle zupełnie inne wymagania, oczekują rozwiązań niestandardowych, wykraczających poza proste usługi księgowe – dodaje Kaliński.

W przypadku portalu inFakt.pl mamy do wyboru dwie opcje: księgowość self service oraz księgowość all inclusive.

Pierwsza z nich skierowana jest do przedsiębiorców rozliczających małą liczbę dokumentów. – Polega ona na samodzielnym prowadzeniu księgowości przy użyciu aplikacji online ze wsparciem księgowych przez telefon, e-mail albo live chat – tłumaczy Sarota.

W drugim przypadku księgowością zajmuje się już biuro rachunkowe. – Dokumenty odbierane są przez kuriera, a przedsiębiorca ma dostęp do nich przez aplikację online – tłumaczy Sarota.

Programy mogą być wykorzystywane także przez biura rachunkowe. – Biura mogą traktować SuperKsięgową jako alternatywę dla tradycyjnego oprogramowania księgowego – zauważa Patrycja Strzelecka.

Kto odpowiada?

Korzystając z usług tradycyjnych księgowych, w razie jakichkolwiek pomyłek, mamy jasność sytuacji. – Każda osoba prowadząca taką działalność, zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Finansów, posiada licencje MF, która jest potwierdzeniem kwalifikacji, oraz obowiązkowe ubezpieczenie działalności biura rachunkowego – firma jest maksymalnie chroniona, przed zagrożeniami, jakie niesie za sobą kontrola skarbowa – wyjaśnia Kamil Bartos.

Firmy oferujące programy online nie zawsze gwarantują tego typu ubezpieczenia. InFakt tylko w przypadku jednej opcji pakietu ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy.

– W przypadku prowadzenia księgowości przez biuro rachunkowe inFakt reprezentujemy klienta przed urzędami (US, ZUS) i ponosimy pełną odpowiedzialność za nasze usługi – wyjaśnia Sarota. – W przypadku Księgowości Self Service odpowiedzialność pozostaje po stronie użytkownika, ale może on skorzystać z konsultacji księgowych – dodaje prezes inFakt.pl.

W przypadku porad sytuacja wygląda podobnie, tylko niektóre z firm zdecydowały się na ubezpieczenie. Na taką ochronę możemy liczyć w przypadku wybrania oferty portalu SuperKsięgowa. – Odpowiedzialność za udzieloną poradę ponosi doradca, który jej udzielił – wyjaśnia Patrycja Strzelecka.

Ile bierze księgowa?

Koszty współpracy z biurem rachunkowym w realu najczęściej są uzależnione od liczby dokumentów, liczby zatrudnianych pracowników czy specyfiki danej firmy.

Przykładowo w Warszawie za miesięczne zlecenie prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zapłacimy od 150 zł netto (przy maksymalnie 15 dokumentach do rozliczenia) do 1000 zł netto (przy 200 dokumentach). W przypadku większej liczby dokumentów ceny ustalane są już indywidualnie. We Wrocławiu ceny w przypadku 30 dokumentów zaczynają się od 90 zł netto. Podobnie koszty kształtują się w Poznaniu czy Krakowie.

Za prowadzenie ewidencji przychodów (ryczałt) zapłacimy od 79 zł netto miesięcznie do 300 zł netto.

W zakresie obsługi kadrowo-płacowej jednego pracownika (w tym ZUS) koszty kształtują się od 20 zł do nawet 200 zł netto.

Istnieje także możliwość wykupienia opcji dodatkowych jak np. sporządzenie deklaracji rocznych PIT – ok. 50 zł; sporządzenie wniosku kredytowego od 150 zł; porady ekonomiczno-finansowe od 50 zł/h, czy pomoc w zarejestrowaniu podmiotów w KRS i UG, GUS, ZUS i US od 100 zł.