Szybkie wysłanie przesyłki nie jest możliwe bez posiadania własnego magazynu. Towar zamówiony przez klienta trzeba bowiem najpierw pozyskać od producenta czy z hurtowni. Przy takim modelu prowadzenia biznesu czas dostarczenia przesyłki do kupującego może wydłużyć się nawet do 2–3 tygodni. Kupujący coraz częściej oczekują dostawy w ciągu jednego, maksymalnie trzech dni.

Bilans korzyści

Funkcjonowanie na rynku bez własnego zaplecza nie jest możliwe, jeśli chce się handlować najbardziej chodliwymi, chociażby w pewnych okresach, towarami. Tak jest np. z popularnymi zabawkami w okresie przedświątecznym. Poza tym są kategorie towarów, które trzeba zamawiać z dużym wyprzedzeniem. W dodatku kupując większą ilość, zawsze można wynegocjować rabat, który przełoży się na jednostkową cenę artykułu, a tym samym zwiększy konkurencyjność sklepu i liczbę zamówień.

– Na prowadzenie sklepu bez zaplecza magazynowego mogą sobie pozwolić firmy działające jednoosobowo, dla których osiągane z tego tytułu pieniądze są dodatkowym źródłem dochodu. Co więcej, nie zamierzają zwiększać skali działalności – tłumaczy Michał Grzechowiak z Internet Standard.

Jakim kosztem

Posiadanie własnego magazynu nie musi być kosztowne. Najmniej wydadzą na niego nieduże sklepy wysyłające kilkaset paczek miesięcznie, specjalizujące się w towarach o małych gabarytach, takich jak perfumy, książki czy sztuczna biżuteria. Im wystarczy nawet magazyn o powierzchni kilkunastu mkw., który można wydzielić w lokalu, w którym prowadzony jest biznes.

Jeżeli zostanie wynajęty na zewnątrz, wówczas koszty z tym związane nie powinny przekroczyć 1 tys. zł. Wyposażenie ogranicza się natomiast do zakupu regałów, na których będą składane towary. Na ten cel trzeba przeznaczyć kolejny tysiąc złotych. Będzie to jednak wydatek jednorazowy. Jeżeli magazyn jest zlokalizowany w siedzibie firmy, można go obsługiwać osobiście. Jeżeli znajduje się na zewnątrz, potrzebna będzie osoba, która zadba o stan magazynowy oraz o przyjmowanie od dostawców i wysyłanie do klientów towarów. Zatrudnienie pracownika wiązać się będzie z wydatkiem średnio 2–3 tys. zł netto w zależności od regionu kraju.

Duży sklep poniesie znacznie większe wydatki. Zaczynać się one będą od kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Sklepom, które specjalizują się w sprzedaży produktów o dużych gabarytach takich jak AGD, RTV czy meble nie wystarczy mały magazyn. W ich przypadku musi on liczyć kilkaset mkw., a to dlatego, że tego rodzaju sprzęt najbezpieczniej jest przechowywać na podłodze lub w specjalistycznych regałach wysokiego składowania.

Poza nimi trzeba zakupić wózki widłowe (na rynku wtórnym można je nabyć za połowę ceny, czyli za około 20 tys. zł), a do obsługi potrzeba od kilku do kilkunastu pracowników, gdy powierzchnia sięga 500 mkw. W takiej sytuacji koszty utrzymania zaplecza mogą sięgnąć 100 tys. zł miesięcznie.

Zawodowcy do wynajęcia

– Warto zastanowić się, czy nie lepiej opłaca się powierzyć usługi logistyczne zewnętrznej firmie – uważa Tomasz Sypuła, ekspert rynku e-commerce. Na rynku działa przynajmniej kilka podmiotów, które się w tym specjalizują. Wśród nich są Raben Polska, Droppa czy Packamera.

Nawiązując współpracę z takim partnerem otrzymujemy dostęp do jego powierzchni magazynowej oraz do pracowników, którzy w naszym imieniu zajmą się przyjmowaniem i wysyłaniem towaru, drukowaniem i dokładaniem do przesyłek faktur, paragonów czy insertów reklamowych oraz obsługą zwrotów. Przejmą też od sklepu zarządzanie obsługą klienta zarówno przez internet, jak i e-mail, czy faks.

Znikają tym samym problemy związane z koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu. – A pojawiają się one w okresach wzmożonej sprzedaży, czyli na przykład przed świętami Bożego Narodzenia. Wówczas obsłużenie wszystkich zamówień na czas bywa trudne bez wsparcia ze strony dodatkowych pracowników – dodaje Tomasza Sypuła.

A firma oferująca usługi logistyczne, która zatrudnia przynajmniej kilkadziesiąt pracowników, ma możliwość przesuwania ich do różnych zadań w zależności od pojawiających się potrzeb.

Umowy firmy logistyczne negocjują indywidualnie z każdym sklepem.

– Cena usługi zależy bowiem nie tylko od wielkości sklepu, tego jaki towar oferuje, ale też liczby przeprowadzanych transakcji w skali miesiąca – tłumaczy Piotr Bialas z firmy Packamera.

Przyjmuje się, że cena za obsługę jednej paczki wraz z magazynowaniem wynosi od 3 do 5 zł. Do tego dochodzi jeszcze koszt przesyłki kurierskiej do klienta, czyli około 15 zł.

Przed zawarciem umowy warto jednak dokładnie zapoznać się z ofertą wszystkich firm oferujących usługi logistyczne. Niektóre z nich proponują bowiem usługę magazynowania towaru gratis. To może obniżyć miesięcznie koszty z tytułu logistyki przynajmniej o kilka procent. Poza tym wiele firm każe sobie płacić osobno za przyjmowanie zwrotów towaru.

Rozliczanie z firmą zewnętrzną może być prowadzone na dwa sposoby. Pierwszy polega na natychmiastowym zapłaceniu za wysłany towar, drugi na regulowaniu należności raz na tydzień.

– W tym drugim rozwiązaniu wymagana jest jednak kaucja, która pokryje koszty wysyłki produktów przez pierwsze dni współpracy – podkreśla Piotr Bialas.

Trzeba też zadbać o sprzężenie systemu informatycznego sklepu i firmy logistycznej, by na bieżąco mieć dostęp do informacji o stanie magazynowym. Na taka operację wydamy kilka tysięcy złotych.

Jeżeli nie jest to możliwe, należy umówić się z dostawcą usług logistycznych na przesyłanie każdego dnia raportów o przeprowadzonych transakcjach. Oprócz tego sklep we własnym zakresie musi zliczać, ile przyjął zamówień, by w ten sposób otrzymać dane dotyczące wielkości zapasów magazynowych.

Jak podzielić magazyn

I część: przyjęcia towaru – przestrzeń powinna być na tyle duża, by możliwe było swobodne skontrolowanie odebranych towarów, nie tylko pod kątem ich kompletności, ale i jakości.

II część: przechowalnia – należy ją wyposażyć w półki i regały najlepiej przelotowe, bo to w niej będzie docelowo składowany asortyment. Każdy rodzaj towaru powinien mieć stałe miejsce w regale i nadany numer. Wówczas będzie go można łatwo i szybko odnaleźć.

III część: wysyłka towaru – jest przeznaczona do przygotowania i zapakowania towaru. Powinna być wyposażona w stoły, na których produkty będą owijane w folie i chowane w kartony. W tej części dobrze jest jednak wydzielić miejsce, w którym będą składowane produkty szybko rotujące. Dzięki temu nie trzeba ich będzie wyszukiwać w przechowalni, co oszczędzi czas.