Zatory płatnicze pociągnęły już na dno niejedno przedsiębiorstwo. Nie można zabezpieczyć się przed tym zjawiskiem w stu procentach. Nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka natrafienia na nieuczciwego kontrahenta, który świadomie będzie opóźniał płatności. Odpowiednie działania mogą jednak przeciwdziałać nadmiernemu wystawianiu się na ryzyko.

Służyć temu może przede wszystkim staranne prześwietlenie firmy, z którą zamierzamy rozpocząć biznes. Warto poprosić potencjalnego partnera o przedstawienie dokumentów rejestrowych firmy. Jeżeli mamy do czynienia ze spółką cywilną, powinniśmy zobaczyć również dokumenty rejestrowe poszczególnych wspólników. Konieczne jest sprawdzenie, czy nasz przyszły kontrahent nie widnieje w rejestrach dłużników.

Przed kłopotami może uchronić właściwie skonstruowana umowa mogąca ułatwić odzyskanie należności, w sytuacji gdy kontrahent przestanie płacić na czas. Nie ma wprawdzie gotowego wzorca umowy handlowej, na podstawie przepisów można jednak spisać ją tak, żeby wątpliwości nie budziły strony umowy, jej przedmiot czy postępowanie na wypadek przeterminowania płatności. Diabeł tkwi zwykle w szczegółach i lepiej przygotowanie umowy powierzyć profesjonalistom.

Bardzo ważny w staraniach o zminimalizowanie skutków zatorów płatniczych jest monitoring należności. W tym celu stosuje się tzw. wykaz wieku należności, który ilustruje skalę zaległości w poszczególnych miesiącach. Drugie narzędzie przydatne w monitoringu to analiza prawidłowości spłat, pozwalająca zaobserwować zmiany w zwyczajach płatniczych klientów. Cel jest jeden – uzyskanie pełnej wiedzy o portfelu wierzytelności przedsiębiorstwa, co powinno pozwolić na podjęcie szybkich działań dyscyplinujących wobec klientów płacących po terminie.

Gdy jednak zaległości się pojawią, do gry powinna wejść windykacja. Samo to słowo wzbudza dużo negatywnych skojarzeń. Wielu przedsiębiorców słysząc je, myśli o godzinach spędzonych w sądzie czy żmudnym procederze komorniczym. – Oczywiście często jest to nieuniknione, ale w wielu przypadkach można zastosować łagodniejszy sposób odzyskiwania pieniędzy, czyli miękką windykację. Głównym narzędziem tej metody jest wpisanie dłużnika do rejestru jednego z trzech biur informacji gospodarczej, np. BIG InfoMonitor – mówi Mariusz Hildebrand, prezes BIG InfoMonitor.

Stosowana przez biura informacji gospodarczej miękka windykacja jest skutecznym, a zarazem szybkim i mało stresującym sposobem odzyskiwania zaległych płatności. W opinii klientów BIG InfoMonitor skuteczność tych działań wyglądają następująco: 25–35 proc. dłużników spłaca zaległe zobowiązania po wysłaniu wezwania do zapłaty z informacją o zamiarze przekazania danych do Rejestru Dłużników BIG. Kolejne 10–20 proc. dłużników spłaca po umieszczeniu informacji w rejestrze, a następne 10–15 proc. spłaca po umieszczeniu ich danych w rejestrze.