Od 2013 roku polskie przepisy zrównały fakturę papierową z elektroniczną. Miało to zachęcić firmy do stosowania e-faktur. Według raportu Konfederacji Lewiatan z kwietnia 2013 roku zaledwie 42 proc. osób deklarowało, że otrzymuje e-faktury. Wcześniejszy raport tej firmy stwierdzał, że e-faktury na polskim rynku stanowią zaledwie 8-11 proc. Potwierdza się więc skłonność przedsiębiorców w Polsce do standardowych metod wystawiania faktur. W porównaniu np. z Wielką Brytanią, gdzie z e-faktur korzysta prawie 90 proc. przedsiębiorców, popularność fakturowania online jest u nas wciąż na niskim poziomie.

Żeby jednak wysłane przez przedsiębiorców e-faktury były ważne, muszą spełnić określone warunki, zarówno co do formy, jak i sposobu przesyłania. Mogą być one przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że to wystawiający musi zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, ręczyć za to, że to, co zostało na niej wystawione, odpowiada w rzeczywistości wykonanemu zleceniu, produktowi lub usłudze, a przy tym posiada odpowiednią i czytelną dla obu stron formę.

Zmiany w prawie usprawniły również proces akceptowania e-faktur przez klientów. Do stycznia tego roku żeby móc wysyłać faktury online, należało wcześniej posiadać zgodę klienta, a w razie potrzeby dysponować takim potwierdzeniem na piśmie. Obecnie wciąż wymagana jest akceptacja klienta, jednak przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientami i umówić się na wysyłanie faktur online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten ją opłaci, uznaje się, że wyraża zgodę na taki sposób rozliczeń. Taka forma miała zachęcić firmy do e-fakturowania, usprawniając ten proces za pośrednictwem internetu.

Ułatwieniem dla przedsiębiorców jest także brak obowiązku drukowania faktur, a jedynie trzymanie ich w elektronicznej wersji na serwerze, dysku lub płycie. Jednak wielu przedsiębiorców z przyzwyczajenia, nawet jeśli korzysta z e-faktur, woli mieć także wersję papierową. Przedsiębiorcy redukują dzięki temu koszty transportu, jednak wciąż płacą każdorazowo za druk. Przy małych ilościach są to niewielkie pieniądze, jednak jeśli w ciągu roku firmy wystawiają tysiące faktur, koszty liczone są w tysiącach złotych, które można zaoszczędzić. Nie mówiąc już o korzyściach dla środowiska poprzez redukcję zużywanego papieru, wyeliminowane transportu i brak opakowań.

Trzeba zapomnieć o przyzwyczajeniach

Tiago Almeida, dyrektor generalny ueb i twórca aplikacji do fakturowania online uebbill: Główną przyczyną małego zainteresowania polskich przedsiębiorców wystawianiem e-faktur jest przyzwyczajenie do papierowych dokumentów. Do tego dochodzi obawa przed utratą danych z nośników elektronicznych, nieprecyzyjne przepisy, perspektywa nieprzyjęcia faktur przez urząd skarbowy lub zwyczajna niechęć do korzystania z internetu. Przedsiębiorcy nie wiedzą jednak, jak wiele można dzięki e-fakturowaniu zyskać. Przede wszystkim jest to rozwiązanie szybsze, wygodniejsze i tańsze, nie tylko dla wystawiającego, ale też dla jego klientów. Zamiast zlecać fakturowanie księgowemu, przedsiębiorcy i ich pracownicy mogą za pośrednictwem specjalnych aplikacji sami wystawiać faktury, a następnie przesyłać je drogą e-mailową do kontrahentów, co znacznie skraca czas wysyłki faktur oraz ich jednorazowy koszt. Przedsiębiorca ma też możliwość ich stałego podglądu, łącznie z   danymi o klientach, dostawcach oraz wykonanych zleceniach. Jedyne co musi posiadać, to dostęp do internetu oraz login i hasło do aplikacji. Większość aplikacji jest też dostępna na urządzenia mobilne.