Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 stycznia 2014 r.) przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei jak wynika z art. 2 pkt 32 przez fakturę elektroniczną rozumie się dokument w formie elektronicznej wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. W praktyce to podatnik określa ten format. Może to być np. komunikat XML, e-mail z załącznikiem w postaci pliku PDF czy też faks w formacie elektronicznym.
Praktycznie nie będzie miało znaczenia, jaką formę przyjmie faktura – papierową czy elektroniczną. Ustawodawca, liberalizując przepisy, przestał przykładać do tego wagę. Nie można jednak zapominać o spełnieniu wymogów dotyczących faktur i e-faktur, a więc przede wszystkim zapewnieniu integralności treści, autentyczności pochodzenia i czytelności dokumentów.
Podatnicy w e-fakturach muszą podawać te same dane, które trzeba wykazać na dokumentach papierowych. Tak więc trzeba w nich uwzględnić dane określone w art. 106e ustawy o VAT.
Akceptacja domniemana
Przepisy dotyczące e-faktur określają, że ich stosowanie wymaga akceptacji odbiorcy (art. 106n ustawy). W praktyce – jak wskazywało Ministerstwo Finansów przy okazji zmian, które weszły w życie od 1 stycznia 2013 r. – akceptacja może być domniemana. Oznacza to, że jeśli nabywca otrzymał od sprzedawcy e-fakturę i zapłacił należność, która z niej wynikała, to należy uznać, że zgodził się na przesyłanie dokumentów w postaci elektronicznej.
Nie jest już więc wymagana akceptacja pisemna. E-faktur nie prześlemy jednak skutecznie, jeśli kontrahent wyraził sprzeciw, a więc oświadczył (np. ustnie), że nie chce ich dostawać.
Autentyczność i integralność – faktury elektroniczne i papierowe
Kluczowe znaczenie od 1 stycznia 2013 r. ma wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności treści faktur. Co ważne, dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które ona zawiera.
Jak wynika z przepisów, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. Można to zrobić m.in. za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które – jak mówi przepis – ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania:
1) bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa,
dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.
Nie ma więc obecnie wątpliwości, że prawodawca dopuścił stosowanie innych, dowolnych metod, które zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. E-fakturę można np. podpisać zwykłym e-podpisem, nieweryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Kolejną metodą, która nie powinna wzbudzać oporu organów podatkowych, jest outsourcing e-faktur oferowany przez centra certyfikacji.
Najwięcej kontrowersji wzbudzają kontrole biznesowe, które mają ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych.
Pojęcie wiarygodnej ścieżki audytu nie jest zdefiniowane ustawowo. Niemniej, jak wskazuje w wyjaśnieniach Ministerstwo Finansów, nie ma jednej, obiektywnej ścieżki audytu, a zatem wiarygodność wybranej przez przedsiębiorcę zależeć będzie od różnych czynników.
Podatnik może np. wyjaśnić, że działa zgodnie z następującą procedurą: wystawia faktury za pomocą programu komputerowego, który uwzględnia odnoszące się do nich aktualne wymogi prawne, przed wydrukowaniem sprawdza, czy wszystkie elementy dokumentu się zgadzają, a następnie drukuje go oraz wysyła do kontrahenta.
Ponadto zgodnie z przepisami księguje fakturę i ją rozlicza. Jeśli kontrahent otrzymuje dokument i też uwzględnia go w swoich rozliczeniach, można przyjąć, że wymóg autentyczności pochodzenia i integralności treści jest spełniony. Innymi słowy, wystarczy stosować procedury kontroli faktur i e-faktur, aby powyższemu wymogowi uczynić zadość. Co więcej, kontrolą biznesową będzie proste zestawienie faktur lub e-faktur z dokumentami z nimi powiązanymi, np. dokumentami magazynowymi, korektami, umowami. Kontrole biznesowe mają bowiem za zadanie powiązać dokumenty z transakcjami.
Z kolei wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że podatnik potrafi opisać, jak wyglądał proces wystawienia i przesłania faktury, oraz udowodnić, że faktura ma związek z konkretną dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Źródło: Nowe zasady fakturowania w praktyce, Dziennik Gazeta Prawna
