Wyliczenia MSW nie pozostawiają złudzeń – sytuacja w największych i przez to najbardziej obleganych USC w kraju jest fatalna. W Warszawie dziennie do centralnego systemu powinno trafiać ok. 900 aktów różnego rodzaju. Urzędnicy są w stanie wprowadzić zaledwie 128. W Krakowie zapotrzebowanie dzienne wynosi 742 akty, a do bazy trafia 336. Z reguły wprowadzenie jednego aktu do bazy zajmuje 20–25 minut. Największy rozstrzał wskazała Warszawa, której zajmuje to od 20 minut do nawet 2 godzin.
Od początku marca, a więc od czasu wdrożenia w gminach Systemu Rejestrów Państwowych, obciążenie pracą wszystkich USC w kraju wzrosło o 13 proc., tj. o ponad 43 tys. roboczogodzin.

Prawdziwa gehenna urzędników tak naprawdę trwa od września – wtedy bowiem, po półrocznym okresie przejściowym, wprowadzanie aktów stanu cywilnego do elektronicznej bazy stało się obowiązkowe. Wcześniej urzędy mogły jeszcze działać po staremu lub po nowemu – chociażby częściowo. Mało kto zdecydował się na pełną zmianę trybu pracy. Dlatego wiele urzędów już weszło w nowy system z opóźnieniami. Czas na ich nadrobienie, tzn. wprowadzenie zaległych spraw, mają do końca 2015 r. Pracownicy USC nie mają złudzeń – terminu nie dotrzymają, a zaległości dalej będą rosły.

Zgodnie z ustawą – Prawo o aktach stanu cywilnego, jeśli nasz akt, po którego odpis przyszliśmy, nie został jeszcze przeniesiony do nowego systemu, urząd powinien wszystko załatwić w ciągu 7 dni roboczych (lub 10 dni, jeśli akt znajduje się w innym USC). Z danych MSW wynika, że czas oczekiwania w największych USC w kraju przekracza te terminy. Przykładowo w Warszawie zajmuje to 7 dni, a nawet 1 miesiąc.

Jednym z powodów wskazywanych przez lokalnych urzędników są braki kadrowe. W Łodzi czy Warszawie wprowadzaniem aktów do Bazy Usług Stanu Cywilnego (BUSC) zajmuje się 10 osób. W Krakowie takich osób jest osiem, a w Poznaniu – pięć. We Wrocławiu nie ma ani jednej osoby odpowiedzialnej wyłącznie za wprowadzanie aktów do bazy. Sprawę komplikuje dodatkowo fakt, że za każdym razem wymagana jest akceptacja kierownika USC lub jego zastępcy. We wspomnianych wcześniej miastach takich osób jest od dwóch do sześciu.

Kierownicy USC nie rozumieją, dlaczego rząd dopuścił do sytuacji, w której USC rozpoczęły działalność w nowym systemie z pustą bazą. Wcześniej, gdy korzystały z własnych programów informatycznych, wszystkim urzędom w kraju udało się do własnych lokalnych baz wprowadzić ok. 30 mln z 85 mln wytworzonych do tej pory aktów ślubu, narodzin, oświadczeń itp. Co prawda był pomysł masowej migracji aktów do systemu (tak by teraz nie trzeba było tego robić jeden po drugim), lecz na ten cel zabrakło pieniędzy. Resort spraw wewnętrznych dopiero planuje pozyskanie na całą operację środków z nowego rozdania unijnego. Przygotował projekt w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa pt. „Cyfryzacja aktów stanu cywilnego”, w którym koszty przedsięwzięcia oszacowano na 8,5 mln zł. Na razie jednak pieniędzy nie ma i trudno przewidzieć, kiedy się pojawią. – Na razie, przy zgłaszaniu pierwszych projektów z nowej perspektywy, preferowane są większe inicjatywy – tłumaczy jeden z urzędników.

Zdaniem przedstawicieli MSW i podległego mu Centralnego Ośrodka Informatyki wina leży nie po stronie samego systemu, lecz lokalnych urzędników. Wielu z nich do ostatniej chwili zwlekało z wprowadzaniem zaległych aktów do nowej, centralnej bazy. A często przeniesienie aktu nie sprowadza się nawet do umownego kopiuj – wklej. Przed zmianami część USC wprowadzała do swoich aplikacji tylko wybrane informacje, wystarczające do wydania odpisu skróconego aktu. Nowy system informatyczny nie dopuści już niepełnych danych i wymusi na urzędnikach ich uzupełnienie. To dlatego wyjaśnianie takich spraw może się ciągnąć tygodniami.

Ponadto gminy powinny były zasilić USC dodatkowymi ludźmi. Pytanie tylko, skąd ich wziąć. Jak wskazuje MSW – z gminnych departamentów zajmujących się ewidencją ludności i dowodami osobistymi. Z danych z 15 województw wynika, że od 1 marca br. (a więc od kiedy wdrożono System Rejestrów Państwowych) obciążenie pracą w tych komórkach zmalało o prawie 43 proc., co oznacza, że zaoszczędzono ponad 360 tys. roboczogodzin. Skąd ta zmiana? – Wiele z tych spraw przejęły urzędy stanu cywilnego. Teraz to tam urzędnik, tworząc akt urodzenia, nadaje numer PESEL czy meldunek – tłumaczy nam jeden z urzędników. W tej sytuacji zapotrzebowanie na etaty w tych dwóch gminnych komórkach zmalało o ponad 2157 etatów (jeden etat liczony jako 168 godzin miesięcznie). Teoretycznie wystarczyłoby przesunąć 12 proc. z nich do urzędów stanu cywilnego (gdzie potrzeba mniej więcej 258 dodatkowych etatów), by mieć szanse na zniwelowanie obecnego paraliżu. Gminy w większości jednak na taki krok się nie zdecydowały, tłumacząc, że oprócz realizacji konkretnych zadań ważna jest także sama gotowość do przyjęcia petentów, niezależnie od tego, jak tłumnie odwiedzają urzędowe okienka.

Tego nastawienia nie rozumie Centralny Ośrodek Informatyki. – Od początku system zakładał przeniesienie ciężaru obsługi obywateli z urzędów gmin na urząd stanu cywilnego – twierdzi Piotr Mierzwiński, rzecznik COI. Zdaniem przedstawicieli tej instytucji powinny nastąpić reorganizacja pracy w gminach i przesunięcie części etatów do USC. Jak dodaje Mierzwiński, w przyszłym roku trzeba będzie też skierować większe pieniądze do gmin najbardziej obciążonych wskutek odmiejscowienia niektórych procedur, kosztem tych, którym obciążenia spadły.

>>> Czytaj też: Konsumpcja na kredyt to przeszłość. Polacy stali się społeczeństwem ciułaczy