"Przygotowując się do elektronizacji akt pracowniczych i – co za tym idzie – gromadzenia większej liczby informacji związanych z zatrudnieniem, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ogłosił przetarg na modyfikację Kompleksowego Systemu Informatycznego, która umożliwi sprawne przeprowadzenie całego projektu e-Akta. W przetargu zwyciężyła firma Asseco, z którą dziś Zakład Ubezpieczeń Społecznych podpisał umowę na modyfikację KSI. Jej wartość to 24,5 mln zł" - poinformował PAP rzecznik ZUS.
Przypomniał, że od stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy, które mają ułatwić pracodawcom przechowywanie akt pracowniczych. Dziś dokumenty te są przechowywane w formie papierowej. Nowe prawo skróci także okres ich przechowywania z 50 do 10 lat dla osób zatrudnianych po raz pierwszy po styczniu 2019 r. Ponadto nowe przepisy wprowadzają możliwość prowadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Dotychczas zgromadzone akta pracownicze pracodawca będzie mógł jednak pozostawić w obecnej, papierowej formie.
Zakład przypomina, że skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych możliwe będzie także w odniesieniu do osób zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Będzie to jednak wymagało przesłania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych specjalnego oświadczenia i raportów informacyjnych.
Rzecznik zwrócił uwagę, że skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych i ich elektronizacja oznacza, że więcej obowiązków będzie teraz spoczywało na Zakładzie - będzie on musiał gromadzić dodatkowe informacje od pracodawców o pracownikach. Chodzi m.in. o kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Ponadto ZUS będzie musiał gromadzić dane ws. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r. pracodawcy będą podawali także dodatkowe dane dot. rozwiązania stosunku pracy.
Również w czwartek ZUS podpisał umowę ramową z Asseco i Comarchem na rozwój KSI na 48 miesięcy. Jej wartość to 346,5 mln zł.(PAP)
autor: Paweł Żebrowski
edytor: Marcin Kucharzewski
