Branża outsourcingowa w Polsce nie ma powodu do narzekań. Spowolnienie gospodarcze zmusza do szukania oszczędności. Jednym ze sposobów jest wyłączenie części zadań z przedsiębiorstwa i powierzenie obsługi zewnętrznym specjalistom.
Rób to, co umiesz
Obecnie wartość polskiego rynku usług outsourcingowych jest szacowana na 13 mld zł. Z tego, jak ocenia Instytut Outsourcingu, wartość usług świadczonych wyłącznie na rzecz polskich podmiotów to 4 mld zł. Zdaniem ekspertów w najbliższych latach rynek ten będzie rósł co roku o ok. 30 proc. w skali roku. Bo choć z outsourcingu, jak wynika z badania „Dojrzałość outsourcingowa polskich przedsiębiorstw”, korzysta już ponad 90 proc. dużych i średnich firm, to co roku przybywa takich, które zamierzają pójść w tym kierunku.
Ireneusza Jabłońskiego, eksperta z Centrum im. Adama Smitha, rosnące zainteresowanie outsourcingiem, zwłaszcza teraz w okresie spowolnienia gospodarczego, nie dziwi. Jak tłumaczy, dzięki niemu firmy mogą skupić się bardziej na swoim podstawowym biznesie.
Reklama
Zamiast wypełniać pity, księgi czy załatwiać pracowników do ochrony obiektu, mogą skoncentrować się na poszukiwaniu nowych rynków zbytu, czy podnoszeniu swojej konkurencyjności.
Outsourcing pozwala też zwiększyć bezpieczeństwo biznesu, ponieważ ryzykiem w określonych obszarach firma, dzieli się z dostawcą usług. Przykład: zadaniem firmy outsourcingowej pracującej dla sieci telewizji kablowej jest windykacja należności od abonentów i ponowne uruchamianie dostępu do kanałów telewizyjnych po pięciu godzinach od wpływu pieniędzy. Jeżeli usługa nie zostanie aktywowana w wyznaczonym czasie odpowiedzialność za to ponosi już nie dostawca telewizji, a firma outsourcingowa, i to w stosunku do niej odbiorca ma roszczenia.
– Dlatego tak ważne przy konstruowaniu umowy o współpracy jest dokładne określenie kar umownych. Ich wysokości oraz za co dokładnie będą naliczane – zaznacza Konrad Rochalski, prezes OEX, ekspert Instytutu Outsourcingu. Najczęściej są określane jako procent od należności, którą pobiera dostawca usług.
Płacisz i wymagasz
Eksperci doradzają, by przygodę z outsourcingiem rozpocząć od zlecania na zewnątrz usług, na których najmniej się znamy, a potem sukcesywnie pozbywać się wszystkich, które nie są podstawową działalnością firmy. Dobrym przykładem są mikroprzedsiębiorswa, które od razu, gdy tylko uruchomią działalność, podpisują umowę z biurem księgowo-podatkowym, by to prowadziło za nie wszystkie sprawy finansowe. Odpłatność za to wiąże się z wydatkiem 200-400 zł miesięcznie. W przypadku większej firmy opłata za outsourcing księgowy kształtować się będzie na poziomie 1–1,5 tys. zł. Dla przykładu stawki za sporządzanie umów o pracę wynoszą bowiem ok. 40 zł miesięcznie, za sporządzanie wypowiedzeń oraz świadectw pracy 30 zł, a za przygotowanie dokumentów zgłoszeniowych, wyrejestrowujących i rozliczeniowych właściciela 30 zł. Za sporządzanie sprawozdań do GUS oraz dodatkowych sprawozdań do ZUS zapłacić trzeba średnio 20 zł, a za zakładanie oraz weryfikację akt osobowych 20 zł. Wychodzi więc taniej niż zatrudnienie pracownika na stałe.
– Oszczędności z tytułu outsourcingu są widoczne od razu. Nie trzeba bowiem zatrudniać pracownika na pełen etat, choć jest potrzebny tylko kilka razy w miesiącu. Do tego za mniejsze pieniądze otrzymuje się dostęp do wysokiej klasy specjalistów, którzy będą też dbali o to, by firma była na bieżąco z nowymi osiągnięciami w danej dziedzinie – tłumaczy Wojciech Karpiński, dyrektor operacyjny w Infosys BPO Poland.
Outsourcing pozwala zmniejszyć koszty konkretnej usługi o ok. 20–25 proc. – W dłuższej perspektywie, gdy na zewnątrz zlecona jest duża część działań oszczędności sięgnąć mogą nawet połowy wcześniej ponoszonych wydatków – mówi Konrad Rochalski. Zlecając ochronę, czy sprzątanie oszczędzamy bowiem nie tylko na pracownikach, bo ich nie zatrudniamy, nie płacimy, gdy są na zwolnieniu lekarskim, ale i na samodzielnym utrzymaniu systemów ochrony czy zakupie środków czystości i urządzeń do czyszczenia. Płaci się więc jedynie za usługę, wymagając jednocześnie, by obiekt każdego dnia był czysty i strzegło go np. pięciu pracowników. Jak wylicza Zakład Usługowy EZT SA. Zlecenie ochrony firmie zewnętrznej pozwala zmniejszyć wydatki na bezpieczeństwo nawet o 40 proc.
Z kim robić interesy
Przed wyborem partnera od outsourcingu warto przeprowadzić analizę rynku. Szczególnie, że działa na nim ponad 300 dużych centrów outsourcingu i przynajmniej drugie tyle mniejszych podmiotów. A jak sprawdzić potencjalnego partnera? – Dobrze jest zacząć od zbadania portfolio jego klientów, na tej podstawie można się przekonać czy firma ma doświadczenie w branży, w której działamy – dodaje Rochalski.
Warto też sprawdzić referencje wystawione przez dotychczasowych klientów oraz porozmawiać z obecnymi odbiorcami jej usług, by przekonać się jak bardzo są zadowolenia ze współpracy. Tylko one dostarczą wiarygodnej informacji o tym, czy firma nie unika kontaktów, gdy pojawiają się problemy. Można też sprawdzić, czy jest zgłoszona w organizacji branżowej, co zobowiązuje ją do przestrzegania pewnych standardów.
Przedsiębiorstwa, które chcą wyoutsourcować więcej niż jedną usługę, powinny szukać partnera w gronie większych dostawców. Można bowiem wówczas wynegocjować większy upust.
Umowy z firmami outsourcingowymi mniejsze firmy najczęściej zawierają na 1–2 lata, a większe przedsiębiorstw na 3–7 lat. Eksperci doradzają jednak, by pierwszą umowę podpisać na jak najkrótszy okres i z zachowaniem możliwie najkrótszego okresu wypowiedzenia, by łatwo było się z niej wycofać, gdy partner nie spełni oczekiwań.
Korzyści wynikające z outsourcingu
● zmniejszenie wydatków na prowadzenie firmy, bo nie trzeba zatrudniać dodatkowych osób, ponosić kosztów w związku z chorobą pracowników,
● otrzymuje się wsparcie ze strony wykwalifikowanych specjalistów bez tworzenia etatów w firmie,
● otrzymuje się dostęp do wiedzy usługodawcy outsourcingowego z różnych dziedzin,
● możliwość skoncentrowania się na kluczowej działalności, bo następuje odciążenie przedsiębiorstwa z konieczności rozwijania know-how w dziedzinie nie będącej jego kluczową kompetencją,
● możliwość poszukiwania nowych rynku zbytu i obszarów rozwoju firmy,
● podniesienie jakości oferowanych usług i produktów.
Co powinna zawierać umowa z firmą outsourcingową
● szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu usługi, czasu jej trwania,
● informacje na temat podziału kompetencji i odpowiedzialności oraz zasad kontroli jakości wykonywanych usług,
● wysokość wynagrodzenia za wykonane usługi i kary umowne, w razie gdy nie zostaną wykonane poprawnie,
● jeżeli wynagrodzenie ma być zależne od uzyskanych wyników, musi zostać określony sposób obliczania jego wysokości,
● sposób przekazywania danych i informacji,
● sposób zabezpieczenia danych firmy,
● określenie zasad komunikowania się między stronami.
