Ogólne zasady wypowiadania umów / DGP

Czy praca zdalna ułatwia unikanie zwolnienia? Jak należy w takich warunkach wręczyć wypowiedzenie, w tym także to zmieniające warunki zatrudnienia? Czy jest ono skuteczne? Takie pytania zadają sobie teraz pracodawcy i zatrudnieni, którzy w związku z epidemią zostali skierowani do wykonywania obowiązków na odległość. Przepisy nie określają odrębnych zasad wymawiania lub modyfikowania umów w takich sytuacjach, ale w praktyce wymuszają je okoliczności.

– Przed zwolnieniem chroni usprawiedliwiona nieobecność, a praca zdalna takową nie jest. Ale w takiej sytuacji złożenie wypowiedzenia wymaga spełnienia pewnych warunków. Chodzi m.in. o to, że nieco więcej problemów może sprawiać potwierdzenie, że pracownik mógł się zapoznać z pismem zawierającym oświadczenie o wypowiedzeniu umowy – tłumaczy Sławomir Paruch, radca prawny i partner w kancelarii PCS Paruch, Chruściel, Schiffter.

Reklama

Można e-mailem

Generalnie pracodawca musi pamiętać o ogólnych regułach wypowiedzenia przewidzianych w art. 30 k.p. (dotyczą one też wypowiedzeń zmieniających). W szczególności musi więc zadbać o to, aby oświadczenie o wypowiedzeniu (lub o rozwiązaniu umowy w trybie dyscyplinarnym) było pisemne i wskazywało przyczynę zakończenia zatrudnienia (w przypadku wymówienia umowy na czas nieokreślony lub dyscyplinarki). Powinno być tak doręczone, aby zatrudniony mógł się zapoznać z jego treścią.

Przepisy nie wskazują jednoznacznie, że takie wymogi spełnia np. wiadomość wysłana e-mailem. Możliwość stosowania korespondencji elektronicznej w stosunkach pracy pośrednio potwierdził jednak Sąd Najwyższy (w wyroku z 24 sierpnia 2009 r., sygn. I PK 58/09). Także eksperci uważają, że zwolnienie lub wręczenie wypowiedzenia zmieniającego za pośrednictwem e-maila jest dopuszczalne.

– Oświadczenie woli w tej sprawie musi być jednak opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – wskazuje prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy.

Podkreśla, że w kwestiach nieuregulowanych w prawie pracy na podstawie art. 300 k.p. należy stosować odpowiednio kodeks cywilny.

– A art. 61 par. 2 k.c. zakłada możliwość składania oświadczeń woli w postaci elektronicznej. Z kolei z art. 781 par. 1 k.c. przewiduje wspomniany wymóg kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Oświadczenie nim opatrzone jest równoważne z tym złożonym w formie pisemnej – tłumaczy prof. Monika Gładoch.

Podobnie uważa Sławomir Paruch.

– Rekomenduję klientom dodatkowo pouczenie, że odbiorca ma zapoznać się z treścią wypowiedzenia oraz wskazanie metody zapoznania się z nim i metody weryfikacji certyfikatu bezpieczeństwa. Doradzam też sporządzenie notatki służbowej o dokonanej czynności – tłumaczy.

Podkreśla, że firma powinna także zadbać o możliwość potwierdzenia, że pracownik odebrał wiadomość (może wystarczyć tradycyjna opcja w skrzynce e-mailowej „za potwierdzeniem odbioru”). Ale warto wiedzieć, że pracodawca ma też możliwość weryfikacji, iż pracownik otwierał plik opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

– Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wysyłanie e-maila na służbowy adres pracownika w domenie pracodawcy. Wówczas sprawdzenie, czy e-mail został odebrany, jest technicznie najprostsze. Dopiero w przypadku braku takiej możliwości należy rozważyć wysłanie wiadomości na pocztę prywatną – dodaje mec. Paruch.

Firma powinna też zadbać o to, aby w dniu, w którym ma być doręczone wypowiedzenie, pracownik faktycznie rozpoczął pracę (np. wymienił korespondencję lub przeprowadził rozmowę z przełożonym, zobowiązał się do zrealizowania konkretnego zadania itp.). W przeciwnym razie zatrudniony może np. uzyskać zwolnienie lekarskie obejmujące dzień, w którym wysłano pismo z wypowiedzeniem, i to ostatnie będzie bezskuteczne. Dla pracownika to dobry sposób na opóźnienie zwolnienia.

Zwykłe metody

Teoretycznie zatrudniający może też wezwać pracownika do stawienia się w siedzibie firmy w celu osobistego wręczenia wymówienia. Ale w praktyce wywołuje to wątpliwości ze względu na ograniczenia w poruszaniu się w przestrzeni publicznej z powodu epidemii oraz lakoniczne przepisy specustawy z 2 marca 2020 r. (Dz.U. poz. 374 ze zm.). Ta ostatnia umożliwiła kierowanie zatrudnionych do pracy zdalnej, ale nie określiła ona zasad np. przerwania tej formy wykonywania obowiązków, stawienia się w firmie itp. Wskazuje jedynie, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie (przez czas oznaczony) pracy określonej w umowie poza miejscem jej stałego wykonywania. W tym zakresie regulacje w praktyce dają przewagę zatrudnionym, bo mogą oni podejrzewać, że nagłe wezwanie do siedziby firmy wynika z zamiaru zwolnienia (i unikać tego ostatniego np. poprzez skorzystanie ze zwolnienia lekarskiego).

Dozwolone jest oczywiście także wysyłanie wypowiedzeń w tradycyjnej formie pisemnej za pośrednictwem poczty. Ale ten sposób też może być problematyczny.

– Wbrew obiegowej opinii sądy nie zawsze uznają, że doręczenie jest skuteczne, jeśli pracownik nie odbierze powtórnie awizowanego listu poleconego. Zwłaszcza jeśli okaże się, że nie miał on możliwości odebrania go, bo np. był w szpitalu pod narkozą. Sąd nie uzna, że mógł zapoznać się z treścią wymówienia. W przypadku e-maila, to ryzyko znacznie maleje, bo doświadczenie życiowe pokazuje, że dostęp do elektronicznej skrzynki jest powszechny i ciągły, a pracownik ma dostęp do niej także w smartfonie – tłumaczy mec. Paruch.

Jednocześnie odradza on pracodawcom uprzednie informowanie o zwolnieniu lub zamiarze zakończenia zatrudnienia np. za pośrednictwem połączeń wideo.

– W takiej sytuacji pracownik może bowiem twierdzić, że wypowiedzenie było dokonane w formie ustnej, a nie pisemnej jak przewiduje k.p. A od wymówienia niezgodnego z przepisami można odwołać się do sądu pracy – podsumowuje mec. Paruch. ©℗

>>> Czytaj również: Praca zdalna w czasach pandemii. Kto ma największe szanse, a kto może stracić pracę?