Wniosek o dofinansowanie (wraz z załącznikami) jest nierozerwalną częścią umowy o dofinansowanie. Wszystkie opisy, wydatki i deklaracje, zawarte w dokumentacji wnioskowej, stają się postanowieniami umownymi, wiążącymi dla przedsiębiorcy. W związku z tym należy zwrócić uwagę na takie sformułowanie zapisów, które pozwolą na zdobycie punktów w ocenie merytorycznej, ale jednocześnie nie spowodują trudności w rozliczeniu dotacji.
W trakcie realizacji projektu dopuszczalny jest pewien zakres zmian, np. przesunięcia harmonogramu czy też określone zmiany w kosztorysie, jednak co do zasady nie mogą one zwiększyć przyznanej już dotacji oraz wymagają uprzedniej zgody instytucji udzielającej wsparcia i aneksu do umowy. Niedozwolone, co do zasady, są natomiast zmiany, które powodują, iż projekt przestaje spełniać wymogi formalne czy też zmniejsza się jego punktacja z etapu oceny merytorycznej. Wystąpienie takich okoliczności może być podstawą do rozwiązania umowy z beneficjentem oraz konieczności zwrotu otrzymanej dotacji z odsetkami.

Istotne zapisy

Konieczne jest, aby przedsiębiorca, ubiegający się o wsparcie, zapoznał się z umową o dofinansowanie podczas opracowywania dokumentacji wnioskowej. Błędem jest sięganie do niej dopiero po pozytywnej decyzji o otrzymaniu grantu.
Reklama
Rola umowy o dofinansowanie nabiera jeszcze większego znaczenia na etapie realizacji inwestycji objętej dofinansowaniem. Z punktu widzenia rozliczania inwestycji najistotniejsze są zapisy dotyczące struktury finansowania projektu (w tym maksymalną wartość dotacji i jej maksymalny udział procentowy), okresu kwalifikowalności kosztów, warunków i harmonogramu płatności (refundacje i zaliczki), zasady monitorowania i poddawania się kontroli, zasady przechowywania dokumentów, obowiązki informacyjne, zasady dokonywania zmian w projekcie oraz sankcje za naruszenie warunków umowy.

Wnioski o płatność

Rozliczanie projektów dotowanych ze środków unijnych należy dokonywać poprzez regularne składanie wniosków o płatność, które są skonstruowane tak, że jednocześnie stanowią narzędzie raportowania o postępie finansowo-rzeczowym projektu oraz realizacji wskaźników.
Wniosek taki podlega ocenie i jeśli jest poprawny to płatność dotacji zostanie zrealizowana z reguły w ciągu dwóch miesięcy od jego złożenia, natomiast w przypadku błędów lub braków przedsiębiorca zostanie poproszony o uzupełnienia i poprawki, co odpowiednio wydłuży czas oczekiwania na transzę dotacji. Najważniejszym załącznikiem do wniosku o płatność są kserokopie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych, które stanowią dowód zakupu oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Przy czym każda faktura musi być odpowiednio opisana oraz zatwierdzona przez upoważnioną do tego osobę - zgodnie z zasadami księgowymi.
Obowiązki te dotyczą również wniosków o zaliczkę i wniosków rozliczających otrzymaną zaliczkę, które należy tak zaplanować, aby otrzymana przez przedsiębiorcę zaliczka znajdowała pokrycie w planowanych wydatkach. W przypadku zaliczek istnieją nieco większe wymagania dotyczące częstotliwości przekazywania wniosków o zaliczkę i rozliczania zaliczek. Przedsiębiorca może liczyć na zaliczki w wysokości do 20 proc. otrzymanego grantu, które mogą być wypłacane każdorazowo po rozliczeniu co najmniej 70 proc. wcześniej otrzymanej zaliczki.
Szczególną formę rozliczenia stanowi wniosek o płatność końcową, który zamyka realizację inwestycji. Jego złożenie powinno nastąpić przed zakończeniem realizacji projektu. Dlatego jeśli beneficjent planuje zakończyć ponoszenie kosztów związanych z projektem np. w sierpniu 2010 r., to zapewnić powinien pewien czasowy margines bezpieczeństwa na przygotowanie wniosku o płatność końcową, planując zakończenie realizacji projektu np. na wrzesień 2010 r. Czas ten należy dobrać odpowiednio do charakteru inwestycji oraz z uwzględnieniem konieczności przygotowania dokumentacji potwierdzającej realizację pełnego zakresu rzeczowego i finansowego projektu (np. posiadanie odpowiednich protokołów odbioru, faktur zakupu, wymaganych analiz).
Na uwagę zasługuje sytuacja, z którą do czynienia będzie miał beneficjent działania 1.4-4.1 PO IG, w którym wystąpi podwójne rozliczenie końcowe, pierwsze w odniesieniu do fazy badawczej oraz drugie po zakończeniu fazy wdrożeniowej.

Nie tylko umowa

Pamiętać należy, że w procesie rozliczania inwestycji nie należy ograniczać się jedynie do zapisów umowy o dofinansowanie, gdyż informacje niezbędne do rozliczania projektu rozproszone są w różnych dokumentach. Przykładowo odrębne źródła regulują dodatkowo kwestię kwalifikowalności wydatków, zasady promocji i informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania, zamówień publicznych itd. Ponadto, jak wskazuje umowa, projekt realizować należy także zgodnie z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Ogólność tego zapisu powoduje, iż przedsiębiorca, realizujący inwestycję dofinansowaną ze środków unijnych, powinien posiadać niezwykle szeroki wachlarz informacji pochodzących zarówno z przepisów krajowych, jak i wspólnotowych.