Niewątpliwie najważniejszą zasadą we wszystkich aspektach prowadzenia biznesu w USA jest amerykańskie powiedzenie „czas to pieniądz”. Dla Amerykanów czas to dosłownie pieniądz. Należy o tym pamiętać i szanować czas amerykańskiego partnera biznesowego zarówno w korespondencji elektronicznej, jak i w osobistych spotkaniach biznesowych.
Amerykanie są bardzo bezpośredni w sposobie porozumiewania się. Szanują logiczne myślenie i spodziewają się, że ich partner biznesowy będzie wyrażał się jasno i zrozumiale. Nie mają bowiem czasu na domysły i chcą jak najszybciej poznać sedno sprawy.
Elektroniczna korespondencja z amerykańskim partnerem biznesowym powinna być zwięzła i ściśle na temat. Należy spodziewać się, że korespondencja taka będzie raczej mniej formalna i niemieszcząca się w ramach protokołu biznesowego.
W stosunkach biznesowych z Amerykanami zdecydowanie preferowaną i bardziej owocną formą kontaktów biznesowych są spotkania osobiste.
Na spotkania takie należy zawsze przybyć punktualnie, co oznacza pojawienie się około pięciu minut przed określonym czasem spotkania. Spóźnienie na spotkanie biznesowe uważane jest przez Amerykanów za brak szacunku oraz brak dyscypliny osobistej, co w ich mniemaniu przekłada się automatycznie na oznakę słabego zorganizowania biznesowego.
W razie spóźnienia większego niż 10–15 minut należy telefonicznie powiadomić amerykańskiego partnera o zaistniałej sytuacji i za nią przeprosić. Nie pojawienie się na wcześniej umówionym spotkaniu z amerykańskim partnerem biznesowym bez wyjaśnień, może oznaczać zaprzepaszczenie szansy na ponowne spotkanie.
Poza tym, odwoływanie lub niestawianie się bez uprzedzenia na wcześniej umówione spotkania biznesowe rzutuje negatywnie nie tylko na daną osobę i jej firmę, ale wydaje też negatywną opinię o kraju, z którego ta osoba pochodzi.
Spotkania biznesowe z Amerykanami odbywają się przeważnie w zrelaksowanej atmosferze, ale są poważne jeśli chodzi o ich treść oraz cel. W czasie pierwszego osobistego spotkania jest tylko krótka chwila na zbudowanie atmosfery zaufania i zrozumienia.
>>> Czytaj też: Jak USA znalazły „wyjątkowe” rozwiązanie dla zagrożeń związanych z podażą ropy
Pierwsze wrażenie
Amerykanie wyrabiają sobie opinię o partnerze biznesowym w ciągu kilku pierwszych minut takiego spotkania. Bardzo ważne jest zatem, żeby być nie tylko punktualnym, ale też dobrze zaprezentować się wizualnie – poczynając od odpowiedniego stroju, entuzjastycznego podejścia do spotkania, jak również odpowiednio przygotowanej prezentacji firmy.
Strój biznesowy obowiązujący w USA różni się w zależności od regionu kraju oraz rodzaju biznesu. Inaczej bowiem ubierze się na spotkanie biznesowe osoba, której partnerem biznesowym jest finansista z Wall Street, a inaczej osoba spotykająca się z młodym kalifornijskim przedsiębiorcą. Generalnie jednak bardziej formalny strój biznesowy obowiązuje na wschodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych, a mniej formalny na zachodnim wybrzeżu. W razie niepewności zawsze lepiej jest ubrać się bardziej formalnie albo poprosić kogoś o radę.
Ważne jest także, żeby wykazać entuzjazm w obliczu zbliżających się rozmów handlowych. Amerykanie są ludźmi pełnymi energii i zapału, co lubią widzieć również u innych.
Przed rozpoczęciem rozmów handlowych następuje zwykle wymienienie się wizytówkami oraz krótka rozmowa na tematy ogólne, mająca na celu rozładowanie atmosfery przed właściwymi rozmowami. Amerykanie prawie natychmiast przechodzą sobie na „ty”. Często też rozdawany zostaje harmonogram spotkania, wymieniający imiennie jego uczestników.
Dobre przygotowanie
Niezmiernie ważną kwestią jest odpowiednie przygotowanie do samych rozmów biznesowych.
Kluczowe jest odpowiednie zaprezentowanie materiałów promocyjnych włączając katalogi, broszury, bądź ulotki firmowe. Amerykanie lubią bowiem otrzymać podczas spotkania coś „namacalnego”. Wszelkie materiały promocyjne powinny być przygotowane w bezbłędnym języku angielskim oraz ciekawej, przyciągającej uwagę oprawie graficznej.
Konieczne jest, żeby prezentacje handlowe były konkretne, nie za długie oraz zawierające tylko najważniejsze informacje. Amerykanie nie mają bowiem czasu ani ochoty na słuchanie długich i nudnych prezentacji.
Zasadą, którą stosuje i poleca autorka jest przygotowywanie prezentacji w taki sposób, w jaki samemu chciałoby się taką prezentację usłyszeć i zrozumieć nie znając danego tematu. Taka zasada zawsze się sprawdza!
>>> Czytaj też: Stany Zjednoczone zaostrzają kurs wobec Rosji. Sankcje obejmą banki?
Krótko i na temat
Amerykanie spodziewają się, że podczas spotkania biznesowego będą zadawane pytania. Uznają to za formę zainteresowania spotkaniem i zakładają, że poruszane kwestie są zrozumiałe w wypadku braku pytań. Osoba niezabierająca głosu w spotkaniu postrzegana jest jako albo do tego spotkania nieprzygotowana, albo niemająca niczego do wniesienia.
Wszystkich uczestników spotkań z Amerykanami zachęca się do zabierania głosu. Amerykanie czują się niekomfortowo w przypadku, gdy podczas spotkania zapadnie cisza. Mają też tendencję powtarzać wcześniejsze uzgodnienia celem ich podsumowania oraz sprecyzowania następnych kroków działania.
W kulturze amerykańskiej udane spotkanie biznesowe jest przeważnie krótkie i na temat. Konkluzja spotkania biznesowego z partnerem amerykańskim jest jasna, a jego sukces zdeterminowany tym, czy nastąpiły konkretne uzgodnienia.
W amerykańskich praktykach biznesowych nie ma miejsca na domysły, bo Amerykanie nie mają na takie domysły czasu. Preferują bezpośrednią i jasną komunikację, gdzie słowa „tak” i „nie” są dokładnie zrozumiałe, a słowo „może” oznacza dosłownie „może”– nie znaczy „nie”.
Amerykanie przykładają też dużą wagę do pisemnych uzgodnień, a ustne uzgodnienia nie mają generalnie mocy prawnej. Nie zawierają umów handlowych bez konsultacji z prawnikiem i tego samego spodziewają się od swoich partnerów biznesowych.
Celem wszelkich negocjacji handlowych w Stanach Zjednoczonych jest podpisanie kontraktu, a nie tworzenie stosunków przyjacielskich z partnerem biznesowym. Amerykanie są ludźmi, którzy z determinacją dążą do celu i z zasady nie mają czasu na nic innego poza osiągnięciem tego celu.
Warto wiedzieć, że w Stanach Zjednoczonych stosunki biznesowe tworzą się pomiędzy firmami, a nie pomiędzy konkretnymi ludźmi. Amerykanie w pierwszej kolejności dbają o interesy, a dopiero w następnej kolejności zwracają uwagę na stosunki osobiste.
Nie należy zatem z zasady spodziewać się od amerykańskich partnerów handlowych kontaktów towarzyskich wychodzących poza ramy formalnych spotkań biznesowych. Jeśli dojdzie natomiast do spotkań towarzyskich to często obracają się one wokół tematów biznesowych i nie trwają długo.
Kluczem do sukcesu jest właściwa kontynuacja spotkania, tzw. „follow up”.
Po spotkaniu biznesowym z amerykańskim partnerem należy wysłać drogą elektroniczną (bądź tradycyjną drogą pocztową, co może być bardziej docenione i zapamiętane) podziękowanie za takie spotkanie i podkreślić chęć kontynuowania wcześniejszych uzgodnień. Amerykanie często, nawet przy najmniejszych grzecznościach, używają słowa „dziękuję” i tego samego spodziewają się od partnerów biznesowych.
Terminy to podstawa
Bardzo ważne jest także, aby nie dłużej niż po tygodniu od osobistego spotkaniu wysłać do amerykańskiego partnera biznesowego list potwierdzający chęć zrobienia interesu i dodatkowe informacje, jeśli amerykański partner wcześniej o takie prosił. Absolutnie nie należy krępować się wysyłając „list przypominający”, bo Amerykanie spodziewają się, a nawet czekają na „follow up”.
Dodatkowo, jak w każdych stosunkach biznesowych warto pamiętać, żeby zawsze dotrzymywać uzgodnionych wcześniej terminów. Amerykanie są ludźmi zawodowo zdyscyplinowanymi i tego samego wymagają od swoich partnerów biznesowych. W każdej sytuacji należy również traktować amerykańskich partnerów biznesowych z takim szacunkiem, jakiego samemu chciałoby się doświadczyć w kontaktach biznesowych.
Konieczne jest także, aby pamiętać, iż amerykańskie kobiety traktowane są na równi z mężczyznami we wszystkich aspektach życia w Stanach Zjednoczonych, włączając relacje biznesowe. Kobiety w USA są niezależne, niezwykle ambitne i samowystarczalne. Nigdy zatem nie należy zakładać ich drugorzędnej roli w relacjach biznesowych.
Praktyki biznesowe w Stanach Zjednoczonych są ogólnie raczej niesformalizowane. Warto jednak pamiętać o niektórych amerykańskich zwyczajach handlowych, żeby wiedzieć, czego spodziewać się podczas rozmów biznesowych z Amerykanami, a co za tym idzie zapewnić swojej firmie sukces.
