Jedną z podstawowych zasad, która reguluje działanie funduszy unijnych, jest podział kosztów (wydatków) ponoszonych przez beneficjentów na kwalifikowalne i niekwalifikowalne. Kwalifikowalność wydatków oznacza, że konkretny wydatek, który wynika wprost z katalogu kosztów kwalifikowanych, jest niezbędny do wykonania danego projektu.

Określanie kosztów

Takie kategorie wydatków kwalifikowanych, jak przykładowo zakup środków trwałych, koszt szkoleń lub usług doradczych, powinny być więc ściśle powiązane z projektami, które kwalifikują się do wsparcia w ramach danego działania i powinny przyczyniać się w sposób bezpośredni do realizacji celów projektu. Oznacza to, że wydatek jest tylko wtedy kwalifikowany, kiedy zostaje poniesiony w celu realizacji projektu kwalifikującego się do wsparcia ze środków funduszy strukturalnych.

Brzmi to może skomplikowanie, ale, niestety, każdy przedsiębiorca, który musi o pozyskaniu unijnej dotacji zapoznać się z zasadami określania kosztów kwalifikowalnych. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (MRR) opracowało dokument Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013. Zawarto w nim wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków dla funduszy unijnych z unijnego rozporządzenia 1083/2006. Zasady zawarte w dokumencie odnoszą się do wydatków ponoszonych przez beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego, jak i ze środków wspólnotowych, w ramach realizacji projektu współfinansowanego z funduszy strukturalnych lub z Funduszu Spójności. Jest to dokument, który określa ogólne zasady kwalifikowalności wydatków. Podobne dokumenty, bardziej szczegółowe, są wydane dla każdego z programów operacyjnych.

Początek okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data otrzymania przez Komisję Europejską programu operacyjnego lub data 1 stycznia 2007 r., w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza. W przypadku projektów rozpoczętych przed datą 1 stycznia 2007 r. lub datą otrzymania przez KE programu, do kosztów kwalifikowanych zaliczamy wydatki faktycznie poniesione po tej dacie. Wydatki poniesione wcześniej nie stanowią wydatku kwalifikowanego. Koniec okresu kwalifikowalności wydatków na potrzeby rozliczenia z Komisją Europejską stanowi data 31 grudnia 2015 r. Datę końcową kwalifikowalności wydatków dla beneficjentów określa instytucja zarządzająca programem operacyjnym, uwzględniając czas potrzebny na dokonanie zamknięcia pomocy w ramach programu i końcowe rozliczenie z Komisją. Są to jednak ogólne zasady. Wyjątkiem jest wsparcie unijne udzielone w ramach pomocy publicznej (dotyczy to wszystkich przedsiębiorców). W takim przypadku okres kwalifikowalności kosztów jest uzależniony od daty przeprowadzenia konkursu.

Ocena wydatku

Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Oceny takiej dokonuje się zarówno na etapie wyboru wniosku, jak i podczas jego realizacji. Na etapie wyboru wniosków sprawdzeniu podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków ujętych we wniosku, w tym przede wszystkim następujące elementy: czy wydatek jest zgodny z postanowieniami programu operacyjnego, czy wydatek jest niezbędny do realizacji przedłożonego projektu, czy wydatek jest efektywny. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi do refundacji w trakcie realizacji projektu, będą kwalifikować się do współfinansowania.

Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu, kiedy beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność. Wówczas sprawdzeniu podlegają przede wszystkim: poniesienie przedłożonego wydatku w ramach współfinansowanego projektu, poniesienie wydatku zgodnie z kryteriami ustalonymi przez komitet monitorujący danego programu operacyjnego, zgodność przedkładanych do refundacji wydatków z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Kategorie te mogą być ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy: zgodność z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu, efektywność poniesionego wydatku, sposób udokumentowania wydatków.

Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta. Przez pojęcie wydatek faktycznie poniesiony należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu księgowym, tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego beneficjenta.

O ile urząd zarządzający programem operacyjnym nie określi tego inaczej, jako dowód poniesienia wydatku rozumie się opłaconą fakturę lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z wyciągiem bankowym potwierdzającym poniesienie wydatku.

Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności, stanowi koszt kwalifikowany przy założeniu, że: polega na wniesieniu nieruchomości w rozumieniu art. 46 § 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów (surowców), badań, pracy wysokokwalifikowanej lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy; jego wartość może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność - zweryfikowana.

W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jej wartość określa się z uwzględnieniem ilości poświęconego czasu na jej wykonanie oraz średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy. W sytuacji wniesienia przez beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, współfinansowanie z funduszy unijnych lub Funduszu Spójności nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowanych, pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego.

Inne koszty

Opłaty finansowe i koszty gwarancji należą również do grupy wydatków kwalifikowalnych do współfinansowania z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności, o ile ich poniesienie jest niezbędne dla przygotowania bądź realizacji projektu oraz nie są zakazane na mocy obowiązujących przepisów prawa wspólnotowego bądź krajowego. O jakich kosztach mówimy? Koszty otwarcia i prowadzenia odrębnego rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych, których dokonanie jest niezbędne dla realizacji projektu; koszty porad prawnych, opłaty notarialne; koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych; koszty audytu i koszty księgowości; koszty obsługi instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie.

Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środków trwałych stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

● Odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania

● Zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej

● Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu

● Wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości

W przypadku gdy dane wyposażenie wykorzystywane jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania wyposażenia w celu realizacji projektu.

Zgodnie z unijnym rozporządzeniem 1083/2006 oraz przepisami rozporządzeń, dotyczących poszczególnych funduszy, za niekwalifikowane uznaje się poniższe kategorie wydatków:

● koszty prowizji i odsetek ponoszonych w ramach zobowiązań finansowych

● koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne różnice kursowe ponoszone w ramach wdrażania i realizowania projektu

● wydatek poniesiony na środek trwały, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w ciągu dziesięciu lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu

● koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych (z wyjątkiem kosztów związanych z odzyskiwaniem kwot nienależnie wypłaconych) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd

● koszty kredytu

● koszt podatku VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów krajowych

● koszt zakupu nieruchomości niezabudowanej przekraczający 10 proc. wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu w projektach, współfinansowanych w ramach EFRR i Funduszu Spójności. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków EFRR wyższy udział procentowy jest dopuszczalny tylko w projektach związanych z ochroną środowiska naturalnego, za zgodą instytucji zarządzającej danym programem operacyjnym

● wydatki poniesione na mieszkalnictwo w ramach projektów współfinansowanych przez Fundusz Spójności.

Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych. Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. z późniejszymi zmianami; zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności.

Kwalifikowalność wydatków w ramach funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest tematem istotnym dla każdego, kto zamierza ubiegać się o dotacje. Właściwe ujęcie kosztów projektu oraz zgodność projektu z dokumentami programowymi stanowią bowiem podstawę do pozytywnej oceny wniosku. Warto więc przed przystąpieniem do pracy nad dokumentacją aplikacyjną zapoznać się z ogólnymi zasadami rządzącymi kosztami kwalifikowanymi w ramach funduszy strukturalnych UE oraz ze szczegółowymi wytycznymi w ramach konkretnych programów operacyjnych.

KOSZTY KWALIFIKOWALNE

Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania z funduszy EU jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki:

● został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków

● jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego

● jest zgodny z postanowieniami programu operacyjnego

● jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu

● jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu

● został dokonany w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku

● został należycie udokumentowany

● nie podlega wyłączeniom określonym w odpowiednich wytycznych

● nie podlega wyłączeniom ustanowionym przez instytucję zarządzającą programem

LUKA FINANSOWA

Unijne rozporządzenie 1083/2006 przewiduje obniżenie współfinansowania dla projektów generujących dochód w odniesieniu do inwestycji w infrastrukturę lub innych projektów, w przypadku gdy możliwe jest obiektywne oszacowanie dochodu z wyprzedzeniem.

Służyć temu będzie tzw. mechanizm obliczania luki finansowej, którą stosuje się dla projektów generujących dochód, pod warunkiem, iż wsparcie nie stanowi pomocy publicznej, a wartość bieżąca przepływów pieniężnych netto generowanych w ramach projektu jest dodatnia. To oznacza, że obliczanie luki dotyczy tylko tych przedsiębiorców, którzy będą korzystali z wsparcia unijnego niebędącego pomocą publiczną.

Metoda luki w finansowaniu ma na celu określenie poziomu wydatków kwalifikowanych, stanowiącego podstawę ustalenia poziomu dofinansowania. Z jednej strony gwarantuje to, że projekt będzie miał wystarczające zasoby finansowe na jego realizację, z drugiej zaś pozwala uniknąć przyznania nienależnych korzyści odbiorcy pomocy, czyli finansowania projektu w wysokości wyższej niż jest to konieczne. W celu obliczenia luki w finansowaniu należy odnieść się do przepływów pieniężnych, uwzględniając następujące kategorie zdyskontowanych przepływów pieniężnych: nakłady inwestycyjne projektu, przychody projektu, koszty operacyjne projektu oraz wartość rezydualna.

W celu wyliczenia wskaźnika luki w finansowaniu w dochodach uwzględnia się wartość rezydualną, natomiast nakłady inwestycyjne koryguje się o rezerwy na nieprzewidziane wydatki, których nie należy uwzględniać przy wyliczaniu tego wskaźnika. Jeżeli chodzi o koszty operacyjne, to przyjmuje się, że są to koszty poniesione w związku z realizacją i eksploatacją inwestycji, w tym koszty zwykłej i nadzwyczajnej eksploatacji, jednak z wyłączeniem amortyzacji i kosztów kapitałowych. Jest to bardzo ważna kwestia, gdyż amortyzacja jako koszt, który nie stanowi wydatku, stanowi bardzo często istotną pozycję wpływającą na zyskowność projektu. Natomiast wartość rezydualna rozumiana jest jako wartość bieżąca netto majątku w ostatnim roku okresu odniesienia przyjętego do analizy, obliczana jako wartość bieżąca przewidywanych przepływów pieniężnych netto w tych latach gospodarczego życia projektu, które wykraczają poza okres odniesienia.