Powszechna komputeryzacja małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce stała się faktem. Według jednego z ostatnich badań analizującej rynki krajów Europy Środkowej i Wschodniej krakowskiej firmy PMR w krajowych firmach pracuje ok. 1,6 mln cybernetycznych pomocników. Z tego 73 proc. (nieco powyżej miliona sztuk) stanowią zwykłe, stacjonarne pecety i McIntoshe, resztę – urządzenia mobilne (laptopy i coraz bardziej użyteczne, a przez to popularne, tablety). W 2005 r. przedsiębiorstwa korzystały z ok. 950 tys. stacjonarnych maszyn, a więc o blisko pół miliona mniejszej liczby niż obecnie.
Skok jest więc ogromny. Dzisiaj na jedną firmę przypada przeciętnie 15 urządzeń. W przedsiębiorstwach średniej wielkości, jak podaje PMR, jest ich więcej (42). W ciągu ostatnich pięciu lat liczba komputerów w tej kategorii zwiększyła się o 10, a więc ok. 30 proc. Małe, zatrudniające do 49 osób, spółki pracują zaś przeciętnie na dziewięciu tego typu urządzeniach.
Nie znaczy to jednak, że zaawansowane, wykorzystywane do wspomagania poszczególnych procesów w przedsiębiorstwach oprogramowanie jest już popularne. – Na większości używanych w firmach stacji instalowane są jedynie podstawowe, a w dodatku przestarzałe programy: systemy operacyjne oraz podstawowe programy biurowe z pakietu MS Office (Word, Excel) lub darmowe Open Office. Pod względem zastosowania zaawansowanych aplikacji obsługujących aplikacje klasy Business Intelligence (BI) polskie firmy wciąż znajdują się w europejskim ogonie. Nawet znacznie prostsze rozwiązania aplikacje ICT (ang. information and communications technology), nie są do końca z polskimi firmami zintegrowane.
Według zajmującej się wdrażaniem technologii informatycznych w przedsiębiorstwach firmy NetLine jedynie 16,4 proc. firm korzysta z oprogramowania CRM do zarządzania odbiorcami. Aplikacje służące analizowaniu informacji dotyczących klientów, ich preferencji, danych osobowych itp. stosowane są tylko w 12,7 proc. przedsiębiorstw. Podobny odsetek użytkowników dotyczy systemów pomagających w osiąganiu celów marketingowych.
Reklama
Poszukiwanie prawdy
Jest jednak szansa, że sytuacja ta będzie się zmieniać. Coraz więcej dostawców oferuje bowiem dostęp do poszczególnych usług z zakresu BI na zasadzie abonamentu. – Możliwość kupowania w ten sposób nie aplikacji, ale samej usługi spowoduje, że rozwiązania te będą się upowszechniać, bo od pewnego poziomu rozwoju firmy są użyteczne – przewiduje Marcel Marzyk, analityk rynku IT.
Twardej definicji systemów Business Intelligence nie ma. Generalnie za takie uznawane są narzędzia informatyczne służące zbieraniu i integrowaniu danych z różnych źródeł, przetwarzaniu ich i dostarczaniu osobom podejmujących decyzje w przedsiębiorstwie we właściwym miejscu i czasie. Najczęściej są to różnego rodzaju hurtownie danych (Data Warehouse), specjalnie przystosowane do obsługi zaawansowanych zapytań analitycznych, zawierające wysokiej jakości dane (Data Quality) bazy informacyjne. Informacje trafiają do hurtowni z różnorodnych systemów źródłowych (na przykład ERP czy CRM). Tam są czyszczone z niepotrzebnych aplikacji i integrowane w jeden, spójny model (wersja prawdy). Z hurtowni pobierane są do silników informatycznych, gdzie zaawansowane aplikacje przetwarzają je na wielowymiarowe zapytania analityczne (On-Line Analytical Processing), pozwalające na spojrzenie na sytuację przedsiębiorstwa pod różnym kątem i na wielu poziomach abstrakcji (na przykład zestawienia miesięczne, kwartalne, roczne, poziomy cenowe, fluktuacja kadr, analiza wskaźników księgowych). Do stacji bazowej właściciela przesyłane są w postaci ergonomicznych pulpitów przypominających deskę rozdzielczą i pozwalają, poprzez rozmaitego rodzaju i wielkości wykresy oraz wizualizacje, analizować sytuację firmy w czasie rzeczywistym z uwzględnieniem działań konkurencji, niezależnych od przedsiębiorstwa zdarzeń losowych oraz rozmaitych aktualnych lub przewidywanych wskaźników gospodarczych.
Strategiczna rozgrywka
– Każda rozwijające się przedsiębiorstwo przekracza w pewnym momencie próg, w którym intuicja właściciela i zarządu przestaje wystarczać, aby podejmować trafne decyzje biznesowe – mówi Roland Płaczkiewicz, współwłaściciel specjalizującej się w informatycznej obsłudze przedsiębiorstw firmy Professional Data (PDS). – Rosnąca ilość danych sprawia, że klasyczne, oparte na prostych narzędziach raportowanie nie zdaje egzaminu. Pojawiają się problemy z wydajnością oraz stopniem skomplikowania. Informacji nie udaje się zdobyć na czas, przez co przedsiębiorstwo ponosi wymierne straty. Systemy klasy BI pozwalają z kolei panować nad firmą, nawet gdy ilość wiadomości w normalnych warunkach jest ogromna, wręcza przytłaczająca – dodaje.
Business Intelligence nie zastąpi, co oczywiste, samej produkcji lub świadczenia usług. W znacznym stopniu może jednak ułatwić proces podejmowania decyzji, które w każdej firmie są kluczowym elementem działalności. W mniejszych przedsiębiorstwach tego typu rozwiązania, prócz właściciela, członków zarządu i innych osób na najwyższych stanowiskach, najczęściej używane są w działach obsługi, kontrolingu oraz sprzedaży. – Chociaż zdarza się, że jest inaczej generalnie na wyższym etapie rozwoju proces decyzyjny w firmie z czasem powinien ulegać decentralizacji – mówi Zbigniew Świeściak ze spółki 2Intellect.com. – To oznacza, że o zysku lub stracie może decydować szeregowy pracownik bezpośrednio obsługujący klienta. Systemy klasy BI pomagają szybko analizować procesy biznesowe i umożliwiają podejmowanie decyzji mających wpływ na wzrost lub spadek efektywności prowadzonej działalności nawet na niższych stanowiskach.
Dzięki takim systemom pracownicy na przykład mogą szybko uzyskać informację o kosztach ponoszonych podczas hurtowego zakupu półproduktów, uwzględniających nie tylko cenę, ale także logistykę, magazynowanie, sprawozdawczość i obsługę informatyczną zamówienia, poddać je analizie, wyłączyć lub ograniczyć niepotrzebne procesy i generujące największe odpływy gotówki. Pozwalają także dokładnie śledzić zachowania klientów w odpowiedzi na daną kampanię marketingową (na przykład akcję mailingową).
W działach kontrolingu systemu Business Intelligence pracownicy mogą na bieżąco, w czasie rzeczywistym obserwować sytuację finansową i rynkową przedsiębiorstwa. – Proces kierowania firmą staje się łatwiejszy i przypomina w pewnym uproszczeniu rozgrywaną codziennie strategiczną grę komputerową – mówi Roland Płaczkiewicz. – Na symulacjach komputerowych widać nawet, które firmy nie stosują rozwiązań tej klasy. W zderzeniu z dużą mocą obliczeniową profesjonalnej aplikacji stoją one może nie na straconych, ale na pewno gorszych pozycjach, co powoduje, że stosowanie rozwiązań klasy BI pozwala uzyskać przewagę nad konkurencją.
Negocjacyjna maszyna
Dotychczas jednak inteligentne systemy zarządzania przedsiębiorstwem nie były tanie, co sprawiało, że trafiały z reguły tylko do dużych korporacji. Małe i średnie firmy nie mogły sobie pozwolić na wydatek rzędu 150–200 tys. Obecnie jednak na skutek rozwoju technologii informatycznych, które znacznie przyspieszyły proces integracji danych oraz ich przetwarzanie, coraz więcej dostawców oferuje usługę na zasadzie miesięcznego abonamentu. Płacąc 2,5–7,5 tys. zł, poszczególne osoby w firmie mogą mieć w zasadzie ograniczony jedynie czasem dostęp do wszystkich lub wybranych funkcji aplikacji. – Wcześniej budowa BI wiązała się zwykle z tworzeniem od podstaw całej infrastruktury informatycznej, co sprawiało, że rozwiązania były drogie – mówi Świeściak. Jego zdaniem obecne systemy są bardziej przyjazne dla użytkowników nieposiadających wiedzy informatycznej, prostsze w obsłudze, intuicyjne i działające w standardowym środowisku.
– Wdrożenie BI stało się tańsze niż zatrudnienie kolejnej osoby do działu księgowości – zauważa Zbigniew Świeściak. – W dużych korporacjach zazwyczaj analityk decyduje o ilości danych do integracji czy metodzie analizy. Menedżerowie niewielkich firm dzięki aplikacjom Business Intelligence mogą samodzielnie decydować, które dane są im potrzebne, a mając dostęp online i narzędzia samodzielnej eksploracji, oszczędzają na kosztach zatrudnienia specjalisty.
Być może niedługo przyjdzie czas, że maszyny będą prowadzić biznesowe negocjacje.
