Firma doradcza Grant Thornton, znana dotychczas szerszej publiczności mniej jako doradca i audytor, a bardziej z rachowania linijek nowego prawa uchwalanego w Polsce, wzięła się po pięciu latach po raz wtóry za zmierzenie długości czerwonej tasiemki zużywanej w Polsce. Wsparła ją Konfederacja Lewiatan.
Tasiemka w jaskrawym kolorze, to angielska red tape, choć po prawdzie nie angielska, a wpierw hiszpańska. Za Karola V, króla hiszpańskiego i cesarza świętego cesarstwa rzymskiego, który chciał potęgi swego królestwa, więc parł do reform, czerwonymi wstążkami, bo nie było jeszcze w Madrycie większego wyboru asortymentu biurowego, obwiązywano najpilniejsze dokumenty najwyższej wagi, a te pośledniejsze – nie dla króla, a dla ministrów lub doradców – zwykłym sznurkiem.
Zalew formularzy
Eksperci z Grant Thornton obliczyli, że średniej wielkości firma działająca w Polsce musi wysłać rocznie do urzędów 208 różnego rodzaju formularzy, druków i sprawozdań. Ktoś to musi robić, a praca oznacza koszty. Po pięciu latach od poprzedniej kwerendy wiadomo też, że próby ograniczania sprawozdawczości kończą się tak sobie.
Dobra wiadomość brzmi, że nie jest gorzej, a w niektórych składowych nieco lepiej niż 5 lat temu. W przypadku średnich firm liczba wymaganych sprawozdań pozostała nieomal bez zmian, natomiast mniej dokumentów muszą wypełniać i przekazywać firmy duże (spadek o 18 proc.) oraz mikro (spadek o 12 proc.).
Najlepsza jest ta ostatnia wiadomość, bowiem najmniejsze cierpią przecież najbardziej z powodu nawału biurokracji.
W jedno- czy kilkuosobowym interesie nie wiadomo zazwyczaj w co najpierw ręce włożyć, więc trzeba nad raportami ślęczeć nocami albo wynająć biuro, które za darmo nie pracuje. Każdy druczek mniej – to dla mikrusów ulga jak łyk powietrza po zachłyśnięciu.
Skład czołówki instytucji żądnych informacji pozostaje niezmienny. Przewodzą w nim NBP i GUS, dalej są urzędy skarbowe, przy czym bank centralny ma coraz większy apetyt na dane, a wszystkie pozostałe – mniejszy lub taki sam jak 5 lat temu.
Badanie Grant Thornton dostarcza wiele szczegółów, z którymi zapoznać się można u źródła. Skupmy się zatem na tym, jaki może być koszt wiązania czerwonych wstążek i jak radzą sobie z tym inni – nie dla czystej ciekawości, ale po to, by spróbować podpowiedzieć coś być może rozsądnego.
Jak to policzyć
Policzyć dobrze koszty biurokracji nie jest łatwo; sporo w tym zadaniu pułapek. Wielki koncern może wydać na dostosowywanie się do przepisów oraz na sprawozdawczość zewnętrzną nawet grube miliony, ale będą stanowiły zaledwie promille całości kosztów.
W małej, rodzinnej wytwórni będzie to kilkanaście tysięcy na rok, ale udział w kosztach urośnie do procentów. Nie sposób też m.in. uwzględnić w bilansie kosztów udaru prezesa, którego szlag trafił przy kolejnym raporcie. Nie wiadomo przecież, czy przyczyną tragedii nie było jednak np. przydługie potrząsanie solniczką nad zupą, a potem drugim daniem.
Ale sprawozdawanie ma również swoje bardzo ważne i bardzo dobre strony – rozsądni ludzie mogą coś na podstawie dobrych danych przewidzieć, czemuś zaradzić, coś poprawić.
Uważa się, raczej słusznie, że ojczyzną europejskiego modelu biurokracji są Niemcy, a jej ojcem baron Heinrich Friedrich Karl vom und zum Stein – w czasach wojen napoleońskich przez krótki czas premier Prus. Wśród jego bardzo wielu zasług było ujednolicenie procedur administracyjnych na terenie całego państwa.
Po 200 latach od rozporządzeń Steina, w 2012 r., wprowadzono w Niemczech nowatorskie narzędzia pomiaru biurokracji.
Tamtejszy urząd statystyczny obarczony został zadaniem dorocznego szacowania tzw. compliance costs, czyli kosztów podporządkowania się obowiązującym przepisom przez ludność, biznes i sektor publiczny. Poprawność rachunku, w którym mierzy się spędzony na tym czas i poniesione koszty to odpowiedzialność rządu federalnego nadzorowanego w tym zakresie przez Narodową Radę Kontroli Regulacji – NKR (Nationaler NormenKontrollrat).
Ostatnie opublikowane dane dotyczą 2018 r. Saldo było korzystne dla biznesu, bowiem różnica między przyrostem obowiązków o 125 mln euro a ich redukcją o 530 mln euro była ujemna i wyniosła minus 405 mln euro. O tyle miały zatem spaść koszty biurokratyczne ponoszone przez biznes.
Pogorszyło się natomiast administracji, która musiała ponieść z tytułu nowych przepisów dodatkowe koszty w wysokości ponad 120 mln euro. W 2017 r. biznes „stracił” netto 700 mln euro, a administracja zyskała prawie 26 mln euro.
Bardzo ciekawy jest przypadek 2014 r., kiedy uchwalono w Niemczech ustawę o wprowadzeniu od 2015 r. płacy minimalnej w wysokości 8,50 euro za godzinę. Dyskusja była niesłychanie burzliwa, ale Angela Merkel pozostała głucha na protesty i płacę minimalną wprowadziła. Statistisches Bundesamt, czyli w skrócie Destatis oszacował wówczas, że w związku z tą regulacją koszty wynagrodzeń w gospodarce wzrosną w jednym roku aż o 9,6 mld euro i taką sumę wstawił do zestawienia compliance costs za 2014 r.
Kilka lat później, na podstawie sprawozdań statystycznych, ustalono jednak, że wzrost wynagrodzeń wyniósł faktycznie tylko 2,9 mld euro, a więc obciążenie dla biznesu było w rzeczywistości mniejsze o 6,7 mld euro rocznie.
Jak się zmienia indeks
W celu uszczegółowienia obrazu Destatis rozpoczął w tym samym 2012 roku comiesięczne kompilowanie indeksu kosztów biurokracji w ich wymiarze sprawozdawczym, tj. obejmującym odpowiedzi na pytania i zalecenia, raporty, znakowanie (np. data ważności, z jakiego chowu jajka itp.), formularze statystyczne, dokumentację procesów itp.
Wskaźnik jest bardzo czytelny: jeśli rząd wprowadza nowe przepisy zwiększające obciążenia, indeks rośnie, jeśli wycofuje jakieś wymagania – spada.
Od stycznia 2012 r. do maja 2015 r. włącznie niemiecki indeks kosztów biurokracji przybierał wartości powyżej 100, a najwyższy był w sierpniu 2014 r. (100,44), który w ogóle był pod tym względem złym rokiem dla firm w Niemczech. Zaraz potem zaczął się dobry czas dla przedsiębiorstw.
Od pięciu lat wskaźnik biurokracji nurkuje w Niemczech poniżej poziomu 100, a więc jeśli jest dobrze wyliczany, to numerologii z papierologią jest z każdym rokiem co nieco mniej. Ostatnio padł zresztą rekord na korzyść biznesu, bo w grudniu 2019 r. wskaźnik spadł najniżej w historii – do 98,44.
Jest jeszcze tzw. barometr obciążeń obejmujący wyłącznie ciężary związane z wypełnianiem obowiązków statystycznych nakładanych przez państwo. Niemiecki odpowiednik naszego GUS twierdzi z dumą, że wypełnianie jego druków i formularzy elektronicznych to nawet nie 1 proc. wszystkich kosztów biurokracji ponoszonych przez biznes.
W wielkościach bezwzględnych koszty związane ze statystyką wynoszą teraz (2018 r.) 327 mln euro, podczas gdy w 2006 r. było to 455 mln. Ich spadek znajduje odzwierciedlenie we wskazaniach barometru, który opadł ze 124 proc. w 2006 r. do 89 proc. w 2018 r. (2012 r. = 100).
Niemcy nie poprzestali na tych trzech narzędziach. Skoro już poznali skalę, postanowili ją zmniejszyć. W 2016 r. rząd federalny doprowadził do uchwalenia ustawy „Bürokratieentlastungsgesetz”, dosłownie: ustawy o odciążaniu biurokratycznym. Zaraz potem uchwalona została druga ustawa „Bürokratieentlastungsgesetz”, tym razem skierowana przede wszystkim w stronę najmniejszych firm, a właściwie warsztatów zatrudniających z reguły 2 – 3 osoby. Jesienią 2019 r. federalny minister ds. gospodarczych Peter Altmaier ocenił, że od 2015 r. z niemieckich przedsiębiorstw został zdjęty ciężar biurokratyczny o wartości ok 2 mld euro.
Ponieważ firm poddanych regułom sprawozdawczości jest 3,6 mln, to statystycznie rzecz ujmując na jedną przypadło przez te kilka lat 500-600 euro oszczędności. Dla biznesu mało, choć nie pogardził. Gorzej, że biurokracja jest jak „wańka-wstańka”, a winą za jej odrost lub rozrost obarczany jest z reguły albo poprzedni rząd, albo ten ktoś zły z zewnątrz.
Altmaier wskazał palcem na Unię Europejską, podkreślając, że potrzebne jest istotne zmniejszenie ciężaru regulacji wprowadzanych przez Brukselę. Ocenił, że dwumiliardowe korzyści ze zmian wprowadzonych przez rząd niemiecki spadły zaraz o pół miliarda euro, bowiem o tyle wzrosły koszty związane z koniecznością jednoczesnego wdrażania nowych przepisów uchwalonych przez Unię.
Brytyjczykom pomoże brexit
Mniej więcej w tym samym czasie, bo w 2015 r. ogłoszono w Wielkiej Brytanii z wielkimi fanfarami, że wysiłkiem ówczesnego Ministerstwa Biznesu, Innowacji i Umiejętności (teraz ma inną nazwę i łączy biznes z energią oraz strategią przemysłową) zaprowadzono udogodnienia w obszarze sprawozdawczości, które ulżyły biznesowi na 40 mln funtów rocznie.
Przykładem było skrócenie typowej kontroli przeciwpożarowej z nawet 6 godzin do trzech kwadransów, czy zamiana 1100-stronicowej cegły z pouczeniami na 33 kartki zwięzłych porad i zasad dla opiekunów dzieci. Ponieważ firm w tamtejszym rejestrze jest 4,2 mln to każdemu z szefów mogło starczyć z tych oszczędności na porcję fish and chips z wodą niegazowaną na popitkę.
Wydaje się, że na Wyspach największe nadzieje z osłabianiem biurokracji powiązano z brexitem, co specjalnie mądre nie jest, bowiem opowiadanie się ze swych działań gospodarczych jest równie stare jak podatki.
Utożsamianie jej z Brukselą to po prostu dziecinada. Takie np. Stany Zjednoczone kojarzą się z antytezą Unii i z jaskiniowym kapitalizmem, podczas gdy nad ludźmi i rynkami rozciąga tam władztwo aż ok. 450 najróżniejszych agend rządu i państwa ze swymi ustawami, przepisami, okólnikami, tudzież poglądami swoich szefów.
Najciekawsze jest zaś to, że liczba ta jest kontestowana, choć nikt nie jest w stanie ustalić dokładnej liczby instytucji amerykańskiego państwa uważnie nadzorujących tamtejszy biznes.
Duńska digitalizacja
Mniejsza jednak o to – z wielu praktycznych powodów zaglądanie w amerykańskie garnki, jakkolwiek kuszące, niewiele nam pomoże. Z Polski bardzo blisko jest do Danii, gdzie kluczem do radzenia sobie z rozrostem biurokracji jest digitalizacja, a kolejne rządy nie odwracają się bez dania racji od dorobku oraz niewdrożonych jeszcze pomysłów poprzedników.
W 2012 r. duńskie, komputerowe rejestry rządowe i samorządowe zostały połączone w jedno, a podstawowe dane, takie jak: adresy, numery będące odpowiednikami polskiego Regon, mapy cyfrowe, dane nt. budynków i budowli, numery ksiąg wieczystych itd. są dostępne dla mieszkańców i firm on-line i bez opłaty, z zachowaniem ochrony wrażliwych danych osobowych.
Jeśli wierzyć zapewnieniom twórców duńskich Basic Data (dane podstawowe), system jest otwarty na stałą rozbudowę, m.in. pod tym względem, że każda instytucja, która tworzy kolejną cegiełkę musi dostosować się do wspólnych ram technicznych.
Korzyści finansowe z działania Basic Data zostały policzone. Organy i jednostki państwa oraz samorządu mają zyskiwać 250-260 mln koron rocznie, biznes ok. pół miliarda koron, natomiast ludność nieco ponad 200 mln koron. Razem korzyści mają sięgać miliarda koron rocznie. W proporcji do liczby mieszkańców i po przeliczeniu wg kursu, w Polsce byłoby to ok. 4 mld złotych rocznie.
Ustawodawcy nie radzą sobie z przyjazną legislacją albo z premedytacją tworzą niejasne prawa, zawiłe, pełne wyjątków, nieczytelnej terminologii oraz zależności w rodzaju „jeśli to, to wówczas tak, a jeśli tamto, to inaczej. Wszyscy wiedzą, że wymaga to zdecydowanej interwencji, naprawy i ustalenia dobrych zasad na przyszłość, ale wiedza ta nie przekuwa się w czyny.
Duńczycy chcą przerwać tę niemoc. Służy temu wdrażanie prawodawstwa spełniającego reguły cyfryzacji, czyli digital-ready legislation.
Mówiąc w skrócie: chodzi o stworzenie jasnych, wspólnych definicji do stosowania we wszystkich obszarach prawa i prawodawstwa oraz zaprojektowanie reguł umożliwiających częściową automatyzację rozpatrywania spraw wynikających z przepisów stanowionych wg takich zasad.
Podawany jest w tym kontekście przykład wniosków napływających od mieszkańców korzystających z duńskiego państwa dobrobytu oraz ze sfery opieki i pomocy społecznej, które wymagają „odhaczania” wielu ptaszków w odpowiednich miejscach formularzy.
Poddawanie legislacji wymaganiom cyfryzacji oznacza, że politycy muszą unikać dziwnych wyjątków, wyłączeń czy odstąpień, bowiem algorytmy nie będą w stanie poradzić sobie z efektami ich kreatywności.
W 2018 r. ONZ uznała, że Dania jest światowym liderem w obszarze e-government. Duńska Agencja ds. Cyfryzacji została ostatnio poproszona o podzielenie się doświadczeniami w tym zakresie z Austriakami, którzy rozpoczynają przedsięwzięcie pn. Cyfrowy Urząd (Das Digitale Amt). Z Warszawy do Kopenhagi jest bliżej niż z Wiednia.
Można przytaczać jeszcze dziesiątki przykładów i inicjatyw, ale nie zmienią one obrazu i stanu rzeczy – biurokracja na Zachodzie i w Polsce jest w stadium dobrze utuczonej dorodności.
Im jednak państwo dojrzalsze i im więcej zrozumienia, ile potu trzeba wylać, żeby był dostatek, tym więcej inicjatyw, takich jak duńskie, czy niemieckie. Zasadne jest pytanie, czy chcemy być dojrzali, czy nadal wolimy łobuzować niczym małolaty?
Autor: Jan Cipiur, dziennikarz ekonomiczny, publicysta Studia Opinii.
