Jak podano w komunikacie, zmianie ulegną dokumenty związane z bezpieczeństwem, wydawane przewoźnikom kolejowym, aby umożliwiać im dostęp do infrastruktury kolejowej po spełnieniu określonych warunków.
Zmieni się procedura homologacji pojazdów kolejowych. Zamiast dotychczasowego zezwolenia na dopuszczenia do eksploatacji pojazdu kolejowego wydawanego przez Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, Agencja Kolejowa Unii Europejskiej będzie wydawała wnioskodawcy zezwolenie na wprowadzenie pojazdu kolejowego do obrotu.
Agencja Kolejowa Unii Europejskiej będzie działała jako tzw. “One Stop Shop” - punkt kompleksowej obsługi, który poprzez platformę informatyczną będzie umożliwiał wnioskodawcy zdalne składanie wniosków (np. o wprowadzenie pojazdu kolejowego do obrotu, jednolity certyfikat bezpieczeństwa) i przesyłanie dokumentów.
W komunikacie czytamy, że znacząco zmieni się rola Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego, jeśli chodzi o wydawanie zezwoleń technicznych. Prezes UTK będzie odpowiedzialny za dopuszczanie do eksploatacji niektórych urządzeń stałych (infrastruktury kolejowej). Ponadto, będzie mógł - zamiast Agencji Kolejowej Unii Europejskiej (gdy taką wolę wyrazi wnioskodawca) - wydawać zezwolenie na wprowadzenie pojazdu kolejowego do obrotu. Będzie to jednak dotyczyć tylko sytuacji, gdy obszar użytkowania tego pojazdu jest ograniczony do terytorium Polski.
Jeśli chodzi o dokumenty dotyczące bezpieczeństwa systemu kolei, to w miejsce dotychczasowych certyfikatów bezpieczeństwa w dwóch częściach - A i B, wydawanych przez tzw. krajowe organy ds. bezpieczeństwa - wprowadzono jednolity certyfikat bezpieczeństwa wydawany przez Agencję Kolejową Unii Europejskiej lub Prezesa Urzędu Transportu Kolejowego (gdy taką wolę wyrazi wnioskodawca i tylko dla działalności w Polsce).
Ponadto zmieniono wymagania dotyczące systemów zarządzania bezpieczeństwem, tworzonych przez przewoźników kolejowych i zarządców infrastruktury. Przewoźnicy kolejowi będą mieli obowiązek zapewnienia pomocy rodzinom ofiar śmiertelnych wypadków oraz osobom ciężko rannym i ich rodzinom. Zgodnie z nowym rozwiązaniem, przewoźnik będzie udzielał poszkodowanym informacji dotyczących procedur dochodzenia roszczeń w ramach przepisów unijnych. Jednocześnie - na własny koszt - przewoźnik kolejowy będzie musiał zapewnić wsparcie psychologiczne.