W swojej nowej książce o komunikacji „Back to Human: How Great Leaders Create Connection in the Age of Isolation” Dan Schawbel bada potrzebę okiełznania mailowej plagi. Globalne badania potwierdzają, że to maile stoją na przeszkodzie, by pracownicy przeprowadzali kluczowe rozmowy twarzą w twarz – tworząc zdrową, bardziej bezpośrednią i produktywną kulturę pracy. Tylko w ubiegłym roku łączna liczba maili wysyłanych i odbieranych w ciągu dnia wyniosła 269 miliardów. Według prognoz liczba ta ma wzrosnąć do 319,6 miliarda w ciągu najbliższych trzech lat.
W wiadomościach zadajemy i odpowiadamy na pytania, zarządzamy projektami, sprzedajemy produkty klientom, a także zarządzamy kryzysami. Im więcej korzystamy z komunikatorów i poczty elektronicznej, tym mniej spotkań odbywamy twarzą w twarz. Mail ma na celu większą produktywność, ale powszechne uzależnienie od poczty elektronicznej sprawiło, że jesteśmy odizolowani i po prostu niezdrowi.
„To najbardziej nadużywany, niewłaściwie wykorzystywany i nieefektywny sposób komunikowania się” – twierdzi Stephanie Bixler, dyrektor wykonawcza ds. Strategicznego planowania technologii i strategii cyfrowej w Scholastic. „Mnóstwo czasu poświęcamy na zwykłe odsiewanie ważnych wiadomości od spamu”. Totalna rezygnacja z wiadomości e-mail w pracy nie jest możliwa – możemy jednak wprowadzić zmiany, które sprawią, że nasze życie zawodowe będzie bardziej funkcjonalne i produktywne.
Pracownicy na całym świecie buntują się przeciwko zalewowi maili w życiu osobistym. Przykładowo, we Francji Ministerstwo Pracy uchwaliło „prawo do odłączenia”, które pozwala pracownikom na wyłączenie służbowej poczty elektronicznej (i telefonu) poza godzinami pracy. Niemiecki Daimler stworzył program „Mail on Holiday”, który automatycznie usuwa przychodzące maile, gdy pracownicy mają wolne. Thrive Global, firma założona przez Ariannę Huffington, ma podobne narzędzie usuwające wiadomości, gdy odbiorca przebywa na wakacjach.
W globalnym badaniu Future Workplace i Virgin Pulse przepytano ponad 2 tys. menedżerów i pracowników o technologię, z której korzystają do komunikacji. Połowa z nich jako najczęściej używane narzędzie wybrała mail, 15 proc. – SMSy, a 12 proc. – wiadomości w komunikatorach. Ponad jedna trzecia respondentów stwierdziła, że zamiast bezpośredniej komunikacji z członkami zespołu wybiera maile. W efekcie, co sami przyznają, czują się samotni i niezaangażowani, choć potrzebują towarzystwa oraz społecznych interakcji. Ponad jedna trzecia ankietowanych uważa, że rozmowy twarzą w twarz z pewnością zaoszczędziłyby wiele czasu, które konsumuje wymiana wiadomości. Inne badanie wykazało, że jedno osobiste spotkanie jest warte tyle, co 34 wymiany maili wte i wewte. Jedna rozmowa może położyć kres frustracji towarzyszącej żmudnemu odpowiadaniu na maile.
Mail tworzy bowiem iluzję, że jesteśmy wysoce produktywni – możemy wykonywać wiele zadań jednocześnie i „odpowiadać wszystkim”. Badacze z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Irvine przeprowadzili eksperyment, w którym wyeliminowali użycie wiadomości e-mail przez pięć kolejnych dni roboczych dla grupy 13 pracowników w jednej organizacji. Rezultat udowodnił, że gdy pracownicy przestali używać maili, byli bardziej skoncentrowani i zrelaksowani.
Poczta elektroniczna to „miecz obosieczny”: umożliwia pracę zdalną, zapewnia swobodę oraz elastyczność, kosztem utrudniania nam życia osobistego. Rozwiązanie to postawienie granic: wykorzystywanie służbowego telefonu tylko w godzinach pracy, nie reagowanie na maile w nocy i aktywowanie statusu „nie przeszkadzać” między 20:00 i 8:00 rano. Do dobrych nawyków należy sprawdzanie poczty dopiero w pracy, a nie od razu po przebudzeniu. Nadużywanie i niewłaściwe zarządzanie pocztą elektroniczną doprowadziło do tego, że jesteśmy nieszczęśliwi, mniej produktywni i bardziej zestresowani. Maile stanowią rdzeń kultury pracy, dlatego tak ważna jest umiejętność priorytetowania i wybierania, kiedy i jak się komunikujemy.
>>> Czytaj też: Pracodawca może otrzymać SMS-a o zwolnieniu lekarskim pracownika
