Otwierając dyskusję, Piotr Kearney, dyrektor wykonawczy ds. strategii PKN Orlen SA, podkreślił znaczenie właściwego zarządzania projektami. Jego zdaniem musi ono być wykorzystywane w codziennej pracy, w szczególności w przypadku tak złożonej grupy kapitałowej, jaką jest jego firma. Koncern koncentruje się na wielu obszarach, operuje na kilku kontynentach, a to wiąże się z olbrzymią skalą różnych wyzwań. W radzeniu sobie z nimi pomaga właśnie organizacja projektowa. Kearney podkreślił, że obecnie realizowanych jest 3600 projektów w obrębie całej grupy. Jego zdaniem jest to wszystko bardzo dobrze poukładane. – Jest to możliwe dzięki jednemu spójnemu standardowi. PKN Orlen działa w kilku krajach na świecie. Muszą obowiązywać spójne standardy. Konieczne jest też zatrudnianie kompetentnych i wyszkolonych ludzi. – powiedział. Kearney wskazywał również na konieczność posiadania sprzyjającej kultury organizacyjnej.

Wnioski z przeszłości

– W administracji państwowej jest za mało procesów wdrażania zarządzania projektami. Zamierzamy to zmienić, dlatego zostało utworzone Rządowe Biuro Monitorowania Projektów powiedział jego dyrektor Tomasz Janka. Biuro powstało z inicjatywy premiera Mateusza Morawieckiego z zadaniem konsolidacji, monitorowania i tworzenia jednolitej metodologii w administracji. Janka powiedział, że mówimy tutaj o 10 tys. osób zaangażowanych w pracę nad różnymi przedsięwzięciami. Stopień wykorzystania omawianej metody zależy od poszczególnych ministerstw czy departamentów.

O wiele bardziej sceptyczny co do idei wdrażania nowoczesnych metod zarządzania w administracji rządowej był doktor Artur Bartoszewicz. Jego zdaniem jest to pomysł wzięty z sektora prywatnego, który funkcjonuje zupełnie inaczej niż sektor publiczny. – Oczywiście miło jest słyszeć, że coś się zmienia w administracji publicznej i znajdujemy się na kolejnych etapach – dodał wykładowca SGH. – Należy jednak pamiętać, że biznes pochodzi z Marsa, a administracja z Wenus i nie jest to ważne, czy jest ona samorządowa czy państwowa. Doktor Bartoszewicz zasugerował dużą ostrożność w bezpośrednim przekładaniu zarządzania do administracji państwowej i kopiowaniu perspektywy biznesowej. Jego zdaniem powinno rozpocząć się dyskusję o tworzeniu projektów w administracji państwowej. – One już powstawały, przykładem są szpitalne oddziały ratunkowe, które zostały utworzone na mocy Ustawy o państwowym ratownictwie medycznym z 2006 r. – stwierdził.

Bartoszewicz pozytywnie wyraził się o powstaniu Rządowego Biura Monitorowania Projektów, które będzie kontrolowało sposób wykonywania projektów. Zdaniem wykładowcy SGH pozytywnie wpłynie to na ich realizację. Podkreślił też, że wraz z wejściem do Unii Europejskiej pojawiło się szereg narzędzi i metod pozwalających na zarządzanie projektami. Ponadto samo uczestnictwo w programach europejskich wymusiło pewną zmianę. Jego zdaniem, mimo posiadania tych narzędzi jednym z największych błędów okazała się organizacja Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej w 2012 r. – Dążono do zrealizowania wielkiego wydarzenia, ale nie było żadnego scentralizowanego planu. Z drugiej strony w tym samym czasie udał się inny projekt, który pokazał, że administracja może działać w jednym celu. Była to prezydencja Polski w Unii Europejskiej. Korzystając z funduszy unijnych udało się przeprowadzić wiele wydarzeń. To powinien być przykład, z którego się uczymy – stwierdził Bartoszewicz.

Z przedmówcą nie do końca zgodził się Dariusz Śliwowski– wiceprezes zarządu Agencji Rozwoju Przemysłu SA, który powiedział, że zarządzanie projektowe jest wdrażane w administracji publicznej, ale w niedostatecznym stopniu. Jego zdaniem, zawsze ono istniało i było w jakimś stopniu wykorzystywane w sektorze publicznym, ale efekty były umiarkowane. – Obecnie trend ten ulega zmianie, a osiągane efekty są imponujące i zachęcają do szerszej i dynamicznej zmiany w tym zakresie. Dążymy do tego, żeby efekty wykorzystania zarządzania projektowego były bardziej widoczne – podkreślił Śliwowski.

Koniec Polski resortowej?

Moderator, Aleksander Wierzejski – dziennikarz Telewizji Republika i Radia WNET, przytoczył słowa premiera Mateusza Morawieckiego o strukturze silosowej polskiej administracji, oznaczające, że poszczególne ministerstwa są niechętne współpracy. W jaki sposób zmienić ten stan rzeczy oraz jakie podjąć działania, żeby razem dążyć do wspólnego celu? – spytał.

To nie tylko problem z zarządzaniem, ale przede wszystkim ze zrozumieniem wspólnego celu i podporządkowanie organizacji jego realizacji – stwierdził Dariusz Śliwowski. – W „wielkiej czwórce” termin projektu jest święty, negocjuje się tylko zakres dostaw – dodał. Jego zdaniem zarządzanie projektowe polega na zdefiniowaniu celu bezpośredniego oraz następnie przedstawianiu celów pośrednich.

Tomasz Janka podkreślił, że najważniejszym wyzwaniem nie są tzw. twarde pryncypia, jak zarządzanie harmonogramem czy czasem, ale sfera komunikacji. W ten sposób bardzo trudno jest realizować jakiekolwiek duże przedsięwzięcia. Janka uważa, że istotne jest komunikowanie się jednego ministerstwa z innym na poziomie operacyjnym. Jego zdaniem jest to nawet ważniejsze niż komunikacja między ministrami. Dodał również, że w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju założono ponad 300 strategicznych projektów, które wymagają współpracy międzyresortowej. Taka forma kooperacji umożliwi również redukcję kosztów.

Minister Kwieciński zgodził się z moderatorem, mówiąc, że w 2016 r., kiedy PiS obejmował władzę, największym zagrożeniem była tzw. Polska resortowa. Jednak jak widać po wzroście polskiej gospodarki, który sięga prawie 6 proc. PKB, udaje się przełamywać te problemy. Ważną kwestią jest również to, że strategia przygotowana przez premiera Mateusza Morawieckiego dostrzega to zagrożenie. Poprzednicy również próbowali przezwyciężyć ten problem m.in. za sprawą programu „Polska 2030”, ale ich pomysły nie przyniosły pożądanych efektów. Minister Kwieciński dodał, że wdrożenie Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju musi mieć charakter praktyczny i kluczową rolę będzie tutaj odgrywać podejście projektowe obejmujące więcej niż jeden resort.

Aleksander Wierzejski zapytał ministra o poziom, na jakim określane są cele i ramy czasowe. – Cele definiowane są na poziomie Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju – odpowiedział Minister. Dodał, że obecnie kończone są prace nad strategiami sektorowymi. Będzie ich dziewięć. Poszczególne resorty muszą się utożsamiać ze strategią rządową, a jej realizacja musi zostać przełożona na poziom projektów. Największe projekty to wart ponad 130 mld zł projekt nowych dróg oraz wart 100 mld zł projekt czyste powietrze.

Musimy się dużo nauczyć

Bardzo ważne są szkolenia z zakresu zarządzania projektami. Jak powinny one wyglądać – zapytał wykładowcę SHG moderator. Doktor Bartoszewicz odpowiedział, że prowadził kursy dla administracji zarówno na SGH, jak i w Krajowej Szkole Administracji Państwowej. Po raz kolejny podkreślił, że biznes i administracja publiczna to są dwa światy. – Są poważne problemy z przygotowaniem kadry. Na spotkaniach poprawiamy dokumenty strategiczne – czyli zawodzi coś bardzo podstawowego. Nie istnieją również odpowiednie struktury wykonawcze, które powinny być odpowiedzialne za wdrażanie dokumentów. Niestety na zajęciach może pięć osób rozumiało, na czym polega zarządzanie projektami – stwierdził.

Wykładowca SGH dodał, że Polacy są świetnymi diagnostykami, ale mają olbrzymi problem z konstruowaniem scenariuszy przyszłości. Przy tym występuje duża trudność przy kształtowaniu celów i wyznaczaniu odpowiednich środków do ich realizacji.

Bartoszewicz zauważył, że zmienia się również system szkolenia. Niestety szkolenia nie cieszą się dużym zainteresowaniem wśród kadry zarządzającej. Część osób się zapisuje, ale w ogólne nie przychodzą, ale wychodzą w trakcie zajęć – podzielił się swoim doświadczeniem w nauce administracji publicznej doktor Bartoszewicz. Niestety głównym problemem jest brak odpowiednich standardów, co przekłada się na niską efektywność szkoleń i w konsekwencji wprowadzanych projektów.

Dwa światy

Piotr Kearney z PKN Orlen powiedział, że firma ma strategię i dotyczy ona wielu podmiotów. Przypomniał, że w 1999 r. PKN Orlen powstał w ramach połączenia Centrali Produktów Naftowych (CPN) oraz Petrochemii Płockiej SA. Były to zupełnie odrębne byty i w tym przypadku konieczne było zburzenie owych symbolicznych silosów. – Udało się nam to zrobić przez wprowadzenie strategii segmentowych. Doszło wtedy też do poprawy kultury pracy, właśnie dzięki m.in. wykorzystaniu metody zarządzania projektami. Obecnie robimy to bez kartki papieru, ponieważ mamy specjalny systemy informatyczny. Wszystkie projekty są u nas tworzone w elastycznych warunkach. Jest to możliwe ze względu na organizowane przez PKN Orlen szkolenia. Posiadamy platformę internetową wymiany informacji, która pozwala lepiej zarządzać projektami oraz łączyć wysiłki ludzi z różnych obszarów biznesowych. Dodatkowo PKN Orlen organizuje dzień projektowy, w którym uczestniczą kierownicy projektów. Prowadzone szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne są kluczem do realizacji projektów – podsumował Piotr Kearney.

– Problemem w stosowaniu zarządzania projektami w administracji publicznej może być stale rosnąca dysproporcja w wynagrodzeniach w sektorze prywatnym i publicznym zauważył Minister Kwieciński. Jego zdaniem gospodarka rośnie bardzo dynamicznie i za nią również widzimy wzrost płac. Tylko, że w biznesie są to wzrosty rzędu 7–8 proc., a w sektorze publicznym 1 proc. Często się zdarza, że wiceministrowie mają mniejsze wynagrodzenie niż naczelnicy w sektorze prywatnym, dlatego trudno jest znaleźć kompetentnych ludzi do pracy, w szczególności tam, gdzie trzeba podejmować decyzje krytyczne.

Z taką diagnozą zgodził się doktor Bartoszewicz. Jego zdaniem problem jest znacznie szerszy. Administracja nie zaspokaja swoich podstawowych potrzeb i dlatego jest paraliżowana. Istnieją problemy ze znalezieniem informatyka czy prawnika. Przeszkodą jest tutaj wynagrodzenie. Wykładowca SGH przypomniał, że cztery główne czynniki wpływające na zarządzanie projektami to kwestie finansowe, ludzie, formalnoprawne i materialne. – Musimy zbliżyć świat biznesu do administracji. Prawdopodobnie trochę to potrwa, ale nie ma od tego odwrotu – zakończył Bartoszewicz.

Partner