Debata na temat wyższości home office (HO) nad office trwa w najlepsze. Biorąc pod uwagę powszechność szerokopasmowego internetu i dostępność aplikacji umożliwiających wideokonferencje, można powiedzieć: najwyższy czas! Nie ma już bowiem przeszkód fizycznie uniemożliwiających pracę zdalną. Doświadczenie lockdownu udowodniło, i to na wyjątkowo reprezentatywnej próbie, że można efektywnie pracować z domu i że większości ludzi to pasuje.
Wiele firm i instytucji, jak np. EBOiR, dało pracownikom wolną rękę, umożliwiając pracę zdalną nawet do sierpnia 2021 r. Serwis społecznościowy Pinterest zapłacił niedawno 90 mln dol. kary za wypowiedzenie świeżo zawartej umowy najmu powierzchni biurowej. Twitter zapowiada, że jego pracownicy mogą na dobre zostać w domu. Ale Facebook zawarł nową umowę najmu dużej powierzchni biurowej na nowojorskim Manhattanie, Bloomberg oferuje zachęty finansowe, chcąc sprowadzić pracowników z powrotem do swojego biura w Londynie, a szef Netflixa negatywnie ocenia zjawisko przenoszenia pracy z biura do domu.
W wakacje, wraz ze złagodzeniem reżimów sanitarnych ludzie wyszli z domów. Trzeba było oczywiście pamiętać o środkach bezpieczeństwa, ale restauracje, kluby sportowe i sklepy nie narzekały na brak klientów. Nie wiadomo, jak sytuacja będzie wyglądać w niedalekiej przyszłości, w związku ze zwiększającą się liczbą osób zarażonych praktycznie w całej Europie, w USA i w wielu miejscach świata. Dotąd panowała opinia, że jeśli zachowamy rozsądek, to nie ma powodu, by stronić od biura, tym bardziej, że szkoły i przedszkola w wielu krajach wznowiły po wakacjach działalność, więc dzieci nie wymagały całodziennej opieki rodzicielskiej. Sytuacja szkół jednak częściowo się zmienia, niektóre kraje wprowadzają ponownie nauczanie zdalne, i ten sposób pracy uczniów i nauczycieli może w najbliższym czasie się upowszechniać.
Praca na pół gwizdka
Jak wygląda sytuacja w biurach? Pandemia spowodowała istotne ograniczenia w zakresie dopuszczalnego zagęszczenia pracowników w przestrzeni biurowej. Dopóki nie ustaną obostrzenia dotyczące dystansu społecznego, dopóty biura będą funkcjonować na pół gwizdka. Odległość między stanowiskami pracy powinna wynosić co najmniej półtora metra, co oznacza, że przestrzeń biurowa de facto uległa skurczeniu i nie może być tak wykorzystywana jak przed pandemią. Pracodawcy muszą więc albo ją przearanżować, czyli w praktyce zwiększyć zakres najmu, albo zorganizować pracę zmianowo bądź hybrydowo (część załogi pracuje stacjonarnie, a część zdalnie).
Osobny problem stanowi klimatyzacja. W systemach recyrkulacyjnych nie sposób odfiltrować tak małych cząsteczek jak koronawirusy, które mają wielkość od 60 do 140 nanometrów (czyli jednej milionowej milimetra). Najlepiej rozrzedzać ich stężenie poprzez dopływ świeżego powietrza atmosferycznego, ale w nowoczesnych biurowcach nie można przecież otworzyć okna.
Gdy już ustalimy warunki pracy w biurze, wciąż pozostanie kwestia, jak się do niego dostać. Wiosną i latem było pod tym względem lepiej, bo metro czy autobus można było zastąpić rowerem. Jesienią i zimą będziemy skazani na środki transportu publicznego albo na korki, jeśli wybierzemy auto.
Rynek nieruchomości
Nad światowym rynkiem nieruchomości komercyjnych, szacowanym przez tygodnik The Economist na 30 bln dol., zawisło widmo załamania. Pojawiły się obawy, że eksperyment związany z pracą zdalną spowoduje skracanie umów najmu i w ogóle odchodzenie od pracy w warunkach biurowych, zwłaszcza w branżach technologicznych. Zarówno obecna sytuacja epidemiologiczna, jak i niepewność jutra skłania firmy do renegocjacji umów najmu i uzyskania elastycznych warunków.
Na całkowitą rezygnację z biura decydują się jednak nieliczni (decyzję Pinteresta można uznać za wyjątkową), świadome, że HO nie zastąpi na dłuższą metę pracy w biurze, jako że dystans utrudnia realizację zadań wymagających zaangażowania większej liczby osób. Poza tym osobisty kontakt stanowi element kultury organizacyjnej – szczególnie w start-upach – który pozwala budować zaangażowanie pracownika. Wideokonferencje są skutecznym, ale półśrodkiem.
Zwolennicy i przeciwnicy
Koronnym argumentem zwolenników pracy zdalnej, rzeczywiście nie do obalenia, jest oszczędność czasu. Przede wszystkim nie trzeba dojeżdżać, co licząc w obie strony, zabiera nawet dwie godziny dziennie. Ponadto można uniknąć organizowanych siłą przyzwyczajenia, a często niewiele wnoszących spotkań.
W pewnym momencie swojej kariery zawodowej intensywnie współpracowałam z kolegami z Francji. Skontaktowanie się z nimi między godziną 10.00 a 16.00 graniczyło z cudem, bo przed południem mieli spotkania, potem długą przerwę na lunch, a po niej znowu spotkania. Skutek był taki, że ich dzień roboczy był „przegadany” i nawet jeśli podczas tych rozmów czyniono pewne ustalenia, to odbywało się to kosztem nieefektywnego zarządzania czasem oraz siedzenia po godzinach.
Wydajność pracy w domu
Zadowolenie pracownika przekłada się na jego produktywność. To stwierdzenie brzmi jak truizm, ale pracodawcy dopiero od niedawna (i wciąż nieliczni w ogólnej masie) traktują je serio. High-techy, na czele z Google, były pionierami tworzenia stref relaksu oraz oferowania elastycznych godzin i zdalnego trybu pracy. Zainicjowane przez nie innowacje w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi stały się miernikiem atrakcyjności pracodawcy i wzorem dla innych. To branża technologiczna jako pierwsza rzuciła hasło „dobry pracownik to szczęśliwy pracownik”. I chodzi nie tylko o zadowolenie z rodzaju wykonywanej pracy, ale także z warunków logistycznych. Jeżeli więc pracownik zgłasza, że woli pracować zdalnie, a charakter jego pracy nie wymaga obecności w biurze, to dlaczego mu tego zabronić? Oczywiście jest pewien procent pracowników, których zachowanie nadwyręża tak potrzebne zaufanie we wzajemnej relacji, ale przyjmijmy to za wyjątek od reguły.
Pracownicy w przytłaczającej większości twierdzą, że podczas lockdownu wzrosła ich produktywność dzięki bardziej komfortowym warunkom pracy. To akurat ich subiektywny osąd, który trudno miarodajnie potwierdzić, ale z szeregu badań, przeprowadzanych na długo zanim świat usłyszał o COVID-19, wynika, że praca z domu sprzyja koncentracji, a co za tym idzie szybszemu i dokładniejszemu wykonywaniu powierzonych zadań. Nie ma rozpraszających rozmów w tle, wzywania przez szefa, któremu nie chce się napisać maila albo samemu sprawdzić czegoś w papierach, oraz nierzadko stresogennych układów. Nic dziwnego, że nie brakuje osób skłonnych zaakceptować niższe wynagrodzenie w zamian za możliwość pracy z domu.
„Pół na pół”
Późną wiosną, już po wybuchu COVID-19, międzynarodowa firma headhunterska Addeco ankietowała 8 tys. pracowników z ośmiu krajów, zadając im pytanie, jak chcieliby pracować po ustaniu pandemii. Z badania wynika, że 3 na 4 respondentów chce utrzymania elastyczności oraz połączenia pracy biurowej i zdalnej. W kwestii tego, jak procentowo podzielić czas między biuro a HO, panuje niemal idealny konsensus „pół na pół” i jest to spójne dla wszystkich grup wiekowych, krajów, a także pracowników z dziećmi lub bez.
Wygląda na to, że analitycy banku Goldman Sachs słusznie prognozują spadek nakładów na tradycyjną infrastrukturę biurową w latach 2019 – 2025. W zamian firmy prawdopodobnie będą inwestować w technologię virtual reality, umożliwiającą doświadczenie przebywania w tej samej przestrzeni, co rozmówcy. Założywszy gogle VR, będzie można zanurzyć się w wirtualnym biurze bez wychodzenia z domu.
Jednak zaciszna samotnia – dla jednych niestety, dla innych na szczęście – nie sprzyja każdej pracy. Abstrahując od zawodów czy stanowisk, których istotą jest bezpośredni kontakt z petentem, klientem czy pacjentem, mnóstwo zadań wymaga tzw. twórczego myślenia. To zaś rodzi się i dojrzewa w toku rozmów i spotkań, często półformalnych czy wręcz w kuchni w przerwie na kawę. Warto przywołać badanie przeprowadzone trzy lata temu przez profesora Matthew Claudela z Massachusetts Institute of Technology (MIT). Wykazało ono pozytywny związek między bezpośrednimi kontaktami a współpracą, lecz o ile bezpośredni kontakt sprzyja kreatywności, o tyle niekoniecznie musi mieć on miejsce w biurze. Wystarczy zaaranżować spotkania w określonych dniach, aby podtrzymywać więzi społeczne i ducha zespołowego.
Bardziej minusy czy plusy?
Praca z domu ma też swoje wady. Przeciętny dzień roboczy jest rozwlekły (z badań amerykańskich naukowców z lipca br. wynika, że trwa prawie 50 minut dłużej), ponieważ w domu trudniej zachować dyscyplinę czasu. A i wśród samych pracowników panuje dwugłos co do tego, czy wolą pracować w biurze czy w domu. Dla osób samotnych codzienne wyjście do pracy i angażujący kontakt z ludźmi jest ważnym elementem higieny psychicznej. Dlatego na przykład firma technologiczna Yahoo, która kilka lat temu wdrażała eksperyment pracy zdalnej na szeroką skalę, ostatecznie porzuciła tę strategię.
To, w jakim stopniu HO zadomowi się, w naszym życiu po ustaniu pandemii, będzie zależało od porozumienia między pracodawcami a pracownikami. Najpierw jednak sami pracodawcy będą musieli ocenić, co jest ich biznesowym priorytetem. Kwestia powrotu do biur będzie zależała od branży, ale jak pokazują konkretne przykłady – także od poszczególnych firm i ich polityki. Praca zdalna jest i będzie domeną sprawnych technologicznie korporacji, dlatego patrząc geograficznie, będzie częstszym zjawiskiem w wielkich miastach, podczas gdy w mniejszych ośrodkach pracownicy przeważnie pozostaną w tradycyjnych biurach.
Bez wątpienia konieczne będzie zreformowanie prawa pracy. Już pojawiają się kwestie dotyczące praw i obowiązków pracowników: Czy firmy mogą monitorować pracowników zdalnych, aby weryfikować ich produktywność? Czy i w jakim zakresie pracodawca powinien pokrywać koszty dostępu do łącza internetowego, elektryczności czy nawet ogrzewania? Na kim spoczywa odpowiedzialność, jeśli pracownik zrobi sobie krzywdę podczas pracy w trybie zdalnym?
Dotychczas nowocześni pracodawcy oferowali swoim pracownikom bonus w postaci pracy zdalnej jednego dnia w tygodniu. Teraz być może być odwrotnie i nagrodą będzie praca w biurze raz w tygodniu. Byłby to czas na burze mózgów, podczas których wykuwałyby się istotne dla firmy pomysły. Jednocześnie pracownikom zmęczonym domową izolacją dałoby to poczucie przynależności do grupy.
Zmian w sposobie świadczenia pracy umysłowej nie da się już powstrzymać. Szykowały się od dawna, a COVID-19 przyspieszył to, co nieuniknione. Będą, rzecz jasna, następowały selektywnie, a niektórych sektorów gospodarki w ogóle nie obejmą. Mimo postępującej cyfryzacji szkoły, szpitale, przychodnie lekarskie, sądy, policja, urzędy muszą bowiem funkcjonować w swoich siedzibach. Natomiast liczba firm i instytucji, których działalność nie wymaga stuprocentowej obsady w trybie stacjonarnym, będzie wzrastać, nawet gdy już zapomnimy o pandemii.
