Udział w konkursie o dotację wymaga od przedsiębiorcy bardzo dużego nakładu pracy, umiejętności dobrania odpowiedniego zespołu ludzi, który poprowadzi projekt, jak również wytrwałości. Należy jednak pamiętać, iż podpisanie umowy o dofinansowanie nie oznacza zakończenia starań przedsiębiorcy. Beneficjent musi mieć świadomość ciążących na nim obowiązków, jakie wynikają bezpośrednio z zapisów umowy.
Aby uzyskać całość przyznanej dotacji, przedsiębiorca musi dołożyć wszelkich starań i zrealizować projekt zgodnie z postanowieniami umowy. W praktyce oznacza to, iż możliwość efektywnego wykorzystania wsparcia finansowego obwarowana jest koniecznością spełnienia wielu warunków przede wszystkim w obszarach wymienionych w tabeli.
Ważne przygotowanie
Lista obowiązków beneficjenta wynikających z umowy jest bardzo długa. Tym samym, decydując się na aplikowanie o wsparcie, warto rozważyć powołanie zespołu. Jego członkowie, uczestnicząc w pracach związanych z przygotowaniem wniosku, będą lepiej przygotowani do późniejszego etapu rozliczania otrzymanego wsparcia.
>>> Czytaj też: Fundusze unijne remedium na kryzys finansowy
Ponieważ czas do przygotowania i rozliczenia pierwszego wniosku o płatność jest dla beneficjenta najtrudniejszy z uwagi na nowość obowiązków, warto rozważyć możliwość skorzystania ze wsparcia ekspertów. Częstą formą jest przeprowadzenie szkolenia dla osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu, które krok po kroku przeprowadzi przez poszczególne obowiązki.
Optymalizacja działań
Co więcej, aby zminimalizować nakład czasu związany z rozliczaniem projektu, warto rozważyć pewne metody optymalizacyjne. Działania te będą wymagały, co prawda, większego wysiłku na początku realizacji projektu, niemniej jednak w dalszej jego fazie pozwolą zaoszczędzić cenny czas. Warto więc ponieść ten wysiłek w szczególności w przypadku długoletnich projektów.
Do głównych metod optymalizacyjnych działania beneficjenta można zaliczyć:
● Dostosowanie procedur zakupowych tak, aby były zgodne z zasadą konkurencyjnego wyboru – pozwoli na zaoszczędzenie czasu związanego z weryfikacją dokumentacji przetargowej przez instytucję publiczną oraz uchroni przed podważeniem kwalifikowalności poszczególnych wydatków (tożsame z proporcjonalnym obniżeniem dotacji).
● Terminowe składanie wniosków o płatność oraz ewentualnych uzupełnień – pozwoli na zminimalizowanie ryzyka utraty płynności poszczególnych transz dotacji.
● Bieżące archiwizowanie dokumentacji projektowej – pozwoli na efektywne przygotowanie się do kontroli oraz zminimalizowanie ryzyka zaleceń pokontrolnych.
● Powołanie kierownika projektu – pozwoli na zapewnienie sprawnej komunikacji z instytucją publiczną.
Są to jedynie wybrane przykłady działań, które mogą usprawnić proces rozliczania, a tym samym uczynić go mniej uciążliwym dla beneficjenta.
Niestety beneficjent nie jest w stanie zarządzić wszystkimi mogącymi pojawić się trudnościami, w szczególności tymi, które leżą po stronie instytucji (np. opóźnienia w podpisywaniu umów, weryfikacja wniosków o płatność, wypłata dotacji czy też niska elastyczność wobec zmian zachodzących w projektach).
Pozytywne zmiany
Należy jednak podkreślić, iż w tym obszarze również zauważalne są pozytywne kierunki zmian. Przykładowo, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom beneficjentów, instytucje publiczne coraz częściej organizują szkolenia z rozliczania, wierząc, iż odpowiednio ukierunkowując beneficjentów, uda im się zaoszczędzić również i swój czas. Co więcej, pojawiają się przykłady uproszczeń w procedurach sprawozdawczych. W coraz większej liczbie instrumentów wsparcia beneficjenci mogą już dostarczać jedynie zestawienia poniesionych wydatków, w miejsce dotychczasowych ton kopii faktur.
>>> Czytaj też: Przedsiębiorcom łatwiej zdobyć pieniądze z unijnych dotacji
Biorąc pod uwagę zakres obowiązków beneficjenta, dotacja zawsze będzie wymagała dodatkowych nakładów pracy. Niemniej jednak, w większości przypadków (w tym przede wszystkim w przypadku dużych projektów inwestycyjnych) jest to koszt niewspółmierny z punktu widzenia potencjalnych korzyści. Należy bowiem podkreślić, iż dotacja może wynieść nawet 70 proc. kosztów kwalifikowanych w przypadku projektów inwestycyjnych, a w przypadku projektów szkoleniowych – aż 80 proc.
Odpowiednio więc przygotowując się do realizacji projektu oraz podejmując odpowiednie działania optymalizacyjne, koszt dotacji należy rozpatrywać jako wart poniesienia.
