Obsługa wyjazdów służbowych BTS (Business Travel Service) to nie tyle dziedzina działania biur turystycznych, ile bardziej specjalistyczna usługa. Pełna organizacja tego typu podróży (rezerwacja biletów lotniczych i hoteli, załatwianie wiz, wypożyczenie samochodu, ubezpieczenia itd.) jest oferowana zarówno firmom, jak i poszczególnym biznesmenom.

Możliwości klienta

Przeloty i noclegi stanowią nawet 80 proc. kosztów podróży służbowych. Przy kupowaniu biletów lotniczych warto zamawiać je z wyprzedzeniem. Daje to możliwość otrzymania zniżek. W przypadku przelotów w środku tygodnia warto zakupić dwa bilety z opcją powrotu po weekendzie. Dzięki temu możemy zapłacić nawet o 50 proc. mniej niż za jeden bilet w dwie strony z wylotem jednego dnia i z możliwością powrotu nazajutrz albo dzień później. Przy zakupie biletu warto sprawdzić możliwość jego wymiany i anulowania. Jeśli są to bilety droższe, możliwości dokonywania zmian są na ogół większe.

Połączenie przelotów na dwóch odcinkach w jedną stronę kosztuje na ogół mniej niż korzystanie z gotowych połączeń oferowanych przez jedną linię lotniczą. Jest to jednak zaawansowana technika podróży, która wymaga pewnego doświadczenia. Możliwości indywidualnego klienta są tu mniejsze, w porównaniu do zdolności wyspecjalizowanych firm organizujących podróże służbowe.

Doradztwo i kontrola

Częścią oferty BTS jest doradztwo w zakresie optymalizacji kosztów przelotów przy zachowaniu odpowiedniego standardu. Jeśli wszelkie kwestie związane z przelotami biznesowymi są aranżowane przez jedną instytucję, oznacza to obniżenie wydatków i lepszą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.

Wyspecjalizowane firmy są w stanie optymalizować podróż biznesową nie tylko w wymiarze finansowym, ale również czasowym, tak dobierając środki, przewoźników lotniczych, przesiadki, by była ona nie tylko wygodna, ale również możliwie najkrótsza. Z uwagi na znajomość rynku przewoźników i większe możliwości wynegocjowania atrakcyjnych upustów ich propozycje są konkurencyjne wobec prób samodzielnej organizacji przelotów.

Niepewne wyszukiwarki

Wprawdzie każdy przedsiębiorca może sam zorganizować sobie podróż, korzystając z dostępnych w internecie wyszukiwarek połączeń lotniczych i hoteli, jednak bez gruntownej znajomości oferty linii lotniczych łatwo o błędy.

Wyszukiwarki nie nadążają bowiem za zmieniającymi się cenami przelotów. Nie zawsze też poprawnie szacują opłaty dodatkowe. Bilet na ten sam samolot jednego dnia może kosztować 250 zł, a za tydzień kilka razy więcej. Co gorsza, różnica w cenie biletu na to samo połączenie lotnicze, np. z Warszawy do Monachium, w zależności od godziny lotu może przekraczać nawet 100 proc. Można też wybrać przelot, co do którego istnieje ryzyko odwołania. Odwołanie lotu może zaś zrujnować cały plan podróży biznesowej i narazić podróżujących oraz firmę na dodatkowe koszty.

OPERATORZY PODRÓŻY BIZNESOWYCH

Wybrani operatorzy podróży biznesowych w Polsce:

American Express Poland, www.americanexpress.pl,

Asia City Center, www.acctravel.net,

Carlson Wagonlit Travel, www.carlsonwagonlit.pl,

Fly Away Travel, www.flyaway.pl,

Lufthansa City Center, www.lcc.com.pl,

Travel Express, www.travelexpress.pl.