Zarządzanie obciążeniem pracą (workload management) to rozsądne rozdzielanie zadań, ustalanie priorytetów i kontrolowanie terminów. Coraz większą rolę w tym obszarze odgrywa też AI, choć najnowsze badania pokazują, że może ona zarówno usprawniać pracę, jak i zwiększać liczbę obowiązków.
Firmy próbują rozwiązywać problem przeciążenia pracowników dokładaniem kolejnych aplikacji. Brakuje jednego miejsca, w którym menedżer widzi, kto czym się zajmuje, co jest realnie pilne i gdzie powstają wąskie gardła – mówi Lilit Schoo, szefowa Działu Digital Marketingu w Bitrix24, platformie do zarządzania zadaniami i projektami dla małych i średnich firm.
Ile godzin pracują Polacy w porównaniu z UE?
Według Eurostatu w 2025 r. Polacy pracowali średnio 38,7 godziny tygodniowo, tyle samo co Bułgarzy. Dłuższy tydzień pracy odnotowano jedynie w Grecji (39,6 godz.). Średnia unijna wyniosła 35,9 godziny, a w Niemczech 33,9 godziny. Statystyki obejmują osoby pracujące w wieku 20–64 lat, również w niepełnym wymiarze czasu.
W ciągu dekady średni tydzień pracy w UE skrócił się z 36,9 do 35,9 godziny. Dłuższy czas pracy nie oznacza jednak automatycznie wyższej produktywności. Znaczenie mają także organizacja procesów, inwestycje i struktura gospodarki. Dla przedsiębiorstw istotne jest więc nie tylko to, ile godzin pracuje zespół, lecz także jak ten czas wykorzystuje.
Czym jest zarządzanie obciążeniem pracą (workload management) i jak kontrolować obciążenie pracowników?
Zarządzanie obciążeniem pracą (workload management) polega na planowaniu i rozdzielaniu zadań z uwzględnieniem czasu, kompetencji i dostępności pracowników. Z „Barometru rynku pracy 2026” Gi Group Holding wynika, że ponad 42 proc. pracowników odczuwa przeciążenie obowiązkami. Wśród kierowników odsetek ten sięga 47,8 proc., a w transporcie i logistyce – blisko 59 proc.
Przeciążenie ma konsekwencje także dla firm. Przeciążeni pracownicy częściej myślą o zmianie pracy (27,2 proc.) i deklarują, że pracują wolniej lub mniej efektywnie (20,9 proc.).
Jak równomiernie rozdzielać zadania w zespole? Menedżer powinien wiedzieć, kto odpowiada za poszczególne obowiązki, ile zadań realizuje równolegle i jakie terminy musi dotrzymać. Bez tego trudno odpowiednio wcześnie zauważyć przeciążenie. Pomaga w tym program do zarządzania zadaniami dla firm. Bitrix24 pozwala przydzielać obowiązki, monitorować ich realizację i planować pracę z wykorzystaniem tablic Kanban, wykresu Gantta oraz śledzenia czasu poświęcanego na zadania. Funkcja zarządzania obciążeniem pracą pomaga ocenić, kto ma za dużo zadań, a kto może przejąć kolejne. Platforma łączy przy tym zarządzanie projektami z CRM i komunikacją zespołową.
Dlaczego pracujemy po godzinach i jak ograniczyć nadgodziny?
Nadgodziny mogą wynikać zarówno z nadmiaru obowiązków, jak i z fragmentacji dnia pracy. Według Microsoft Work Trend Index 2025 w grupie 20 proc. użytkowników Microsoft 365 otrzymujących najwięcej komunikatów kolejne wiadomości, zaproszenia na spotkania i powiadomienia pojawiały się średnio co dwie minuty. Z kolei 48 proc. respondentów badania opisywało swoją pracę jako chaotyczną i pofragmentowaną. Dane telemetryczne nie obejmowały użytkowników z organizacji w UE.
Gdy dzień wypełniają spotkania i bieżące wiadomości, przygotowanie oferty, analiza czy raport mogą przesunąć się na wieczór. Jak ograniczyć nadgodziny w firmie? Warto rezerwować w kalendarzu czas na pracę wymagającą skupienia, ograniczać zbędne powiadomienia i zapisywać ustalenia w systemie zadań. Pomaga także możliwość tworzenia zadań bezpośrednio z rozmów, aby ważne obowiązki nie ginęły w historii czatu.
Sztuczna inteligencja: skraca czas pracy czy zwiększa liczbę obowiązków?
W lutym 2026 r. „Harvard Business Review” opisał ośmiomiesięczne badanie przeprowadzone wśród ok. 200 pracowników amerykańskiej firmy technologicznej. Autorki, Aruna Ranganathan i Xingqi Maggie Ye z Uniwersytetu Kalifornijskiego w Berkeley, zaobserwowały, że pracownicy korzystający z AI wykonywali zadania szybciej, ale podejmowali się też większej liczby obowiązków i wydłużali czas pracy.
Zjawisko to bywa określane jako workload creep – stopniowe rozszerzanie zakresu pracy. AI może przyspieszyć przygotowanie raportu, lecz wynik nadal wymaga sprawdzenia, a zaoszczędzony czas bywa przeznaczany na kolejne zadania. Badanie pokazuje ryzyko takiego mechanizmu, choć nie oznacza, że każde wdrożenie AI prowadzi do przeciążenia.
Podobny efekt dostrzegają pracodawcy w Polsce. Według Gi Group 27 proc. firm, które wdrożyły automatyzację lub AI, wskazuje na zmianę organizacji pracy lub zakresu obowiązków pracowników, a 15,8 proc. – na wzrost tempa pracy lub presji na wyniki.
Jak wykorzystać AI do automatyzacji zadań w firmie? Warto zacząć od powtarzalnych procesów: przygotowywania raportów, zestawień czy monitorowania budżetu. Zamiast przyspieszać wyłącznie pojedyncze czynności, można ograniczyć zakres pracy wykonywanej ręcznie.
Takie możliwości daje m.in. Alaio Vibecode, platforma do tworzenia aplikacji biznesowych z AI bez programowania, zintegrowana z Bitrix24. Użytkownik opisuje potrzebę w naturalnym języku, a agent kodujący AI pomaga stworzyć aplikację dopasowaną do procesu firmy. Może to być np. panel pokazujący obciążenie członków zespołu, przypomnienia o zadaniach bez postępu czy automatyczne zestawienie cotygodniowego raportu. Zakres automatyzacji zależy od sposobu zaprojektowania aplikacji i dostępnych danych.
Ile nadgodzin można przepracować w roku? Limity według Kodeksu pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Roczny limit nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy wynosi co do zasady 150 godzin na pracownika. Inny limit można ustalić w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeśli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu.
Pracodawca musi również prowadzić ewidencję czasu pracy. Śledzenie czasu pracy nad zadaniami w systemie do zarządzania projektami nie zastępuje wymaganej prawem ewidencji, ale pomaga sprawdzić, które obowiązki regularnie zajmują więcej godzin, niż zaplanowano.
Jak ustalać priorytety zadań w zespole?
Macierz Eisenhowera, Pomodoro czy time blocking pomagają organizować pracę indywidualną. W zespole potrzebne są dodatkowo wspólne zasady ustalania priorytetów. Przed rozpoczęciem zadania warto odpowiedzieć na trzy pytania:
- Co się stanie, jeśli nie wykonamy go w tym tygodniu?
- Kto czeka na rezultat?
- Czy zadanie przybliża zespół do ustalonego celu?
W zarządzaniu priorytetami pomaga tablica Kanban, pokazująca zadania oczekujące, realizowane, zablokowane i zakończone. Warto również ustalić limit równoległych zadań, dopasowany do rodzaju pracy.
W Bitrix24 można połączyć widok Kanban z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Dzięki temu zespół widzi kolejność pracy, a menedżer może reagować na opóźnienia i zmieniające się priorytety.
Jak delegować zadania i planować pracę zespołu?
Skuteczne delegowanie zadań wymaga wskazania osoby odpowiedzialnej, terminu i oczekiwanego rezultatu. Trzeba również uwzględnić dostępność pracownika oraz zależności między etapami projektu.
W planowaniu pomagają wykres Gantta, szablony zadań i zadania cykliczne. Można dzięki nim uporządkować powtarzalne procesy, takie jak onboarding klienta, kampania marketingowa czy raportowanie, bez każdorazowego planowania pracy od początku.
Bitrix24 jako program do delegowania zadań łączy te funkcje z komunikacją i monitorowaniem postępów. Dodatkowo CoPilot, asystent AI w Bitrix24, pomaga przygotowywać opisy i podsumowania zadań oraz listy kontrolne. Pozwala to ograniczyć część pracy administracyjnej towarzyszącej koordynowaniu zespołu.
Coraz więcej firm chce, żeby zespoły biznesowe samodzielnie tworzyły narzędzia dopasowane do swojej pracy. Wymaga to jednak umiejętności opisania procesu, ustalenia odpowiedzialności i określenia oczekiwanego rezultatu. Bez tego nawet najlepsze narzędzie nie rozwiąże problemu przeciążenia – mówi Lilit Schoo.
7 sposobów na mniej pracy po godzinach
- Sprawdź obciążenie zespołu. Zobacz, kto ma najwięcej zadań i które terminy się nakładają.
- Ustal priorytety. Oceń znaczenie zadania, konsekwencje opóźnienia i oczekiwany rezultat.
- Zarezerwuj czas na skupienie. Ogranicz spotkania i powiadomienia w wyznaczonych godzinach.
- Ogranicz liczbę równoległych zadań. Dostosuj limit do możliwości zespołu.
- Korzystaj z szablonów i zadań cyklicznych. Uprość planowanie powtarzalnej pracy.
- Automatyzuj rutynowe czynności. Sprawdź, które raporty i procesy można usprawnić za pomocą AI.
- Sprawdzaj, ile czasu zajmują zadania. Analizuj, które obowiązki regularnie trwają dłużej, niż zaplanowano, i reaguj, zanim przeciążenie stanie się stałym problemem.
Dłuższy tydzień pracy nie musi oznaczać lepszych wyników. Firmy, które wcześniej zauważają przeciążenie, ustalają jasne priorytety i wykorzystują narzędzia do zarządzania zadaniami oraz AI do automatyzacji powtarzalnej pracy, mają większą szansę kończyć dzień o czasie – i utrzymać zespół na dłużej. Zarządzanie obciążeniem pracą to nie tylko temat dla HR, ale część codziennego zarządzania zespołem.
Źródła: Eurostat (dane za 2015 i 2025 r.); Gi Group Holding / SW Research, „Barometr rynku pracy 2026”; „Harvard Business Review”, A. Ranganathan, X. M. Ye, „AI Doesn't Reduce Work – It Intensifies It” (luty 2026); Microsoft Work Trend Index, „Breaking down the infinite workday” (czerwiec 2025); Kodeks pracy (art. 129, 131, 149, 151); dokumentacja Bitrix24 i Alaio Vibecode.
