Przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli i przechowuje ją w swojej firmie razem z upoważnieniami i protokołami kontroli. Może mieć ona formę zbioru dokumentów.
Przepisy nie określają jednolitego formularza kontroli przedsiębiorcy i dlatego w praktyce sposób prowadzenia w zasadzie jest dowolny, pod warunkiem że wynika z niej, jak często były prowadzone kontrole w firmie, jaka inspekcja je wykonywała oraz jaki był ich skutek. Służy więc ona przedsiębiorcy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli jego działalności.
Książka kontroli może być prowadzona nawet w formie elektronicznej. Jednak w takim przypadku dane zawarte w książce powinny mieć potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę. Do obowiązków właściciela firmy należy, aby dokonywał do niej wpisów oraz aktualizacji danych.
W książce kontroli muszą być też wpisy informujące o tym, że zostały wykonane zalecenia pokontrolne, a także wpisy o ich uchyleniu przez organ kontroli lub organ nadrzędny nad nim czy też przez sąd administracyjny.
Inspektorzy, którzy prowadzą kontrole w firmie, zapoznają się z treścią książki kontroli i mogą skorzystać z ustaleń, które zostały poczynione wcześniej przez inne organy. Natomiast nie mogą sprawdzać, czy przedsiębiorca wykonał zalecone przez te inne organy zalecenia pokontrolne.
W razie wszczęcia kontroli trzeba niezwłocznie okazać im: książkę, kopie odpowiednich ich fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym jest prowadzona. Wydruki muszą być poświadczone przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Zapoznanie się przez inspektorów z książką kontroli nie jest jednak traktowane tak jak wykonywanie czynności kontrolnych. Nie mogą jej też zająć i traktować tak, jak formy zabezpieczenia dowodów, dokonywać w niej skreśleń i podkreśleń. Natomiast mogą w niej dokonywać wpisów, fotografować ją, a także powielać.
W razie przedłużenia czasu kontroli z przyczyn niezależnych od organu inspektorzy uzasadniają ten fakt na piśmie i wpisują do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.
Przedsiębiorca nie musi inspektorom okazać książki wówczas, gdy w tym samym czasie została udostępniona innemu organowi kontroli. Dopiero po zwróceniu mu jej powinien w ciągu trzech dni roboczych okazać mu ją w siedzibie organu kontroli.
WAŻNE!
Przedsiębiorca ma obowiązek bezterminowo przechowywać książkę kontroli, ponieważ przepisy nie określają czasu, w którym ma to robić.
WPISY DO KSIĄŻKI KONTROLI
Organ kontroli dokonuje w książce kontroli wpisów dotyczących:
● oznaczenia organu kontroli
● oznaczenia upoważnienia do kontroli
● zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli
● daty podjęcia i zakończenia kontroli
● zaleceń pokontrolnych oraz określających zastosowane środki pokontrolne
● uzasadnienia braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli
● uzasadnienia wszczęcia kontroli jedynie po okazaniu legitymacji służbowej
● uzasadnienia niedokonania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli
● uzasadnienia przedłużenia czasu trwania kontroli
● uzasadnienia czasu trwania przerwy w kontroli
Podstawa prawna
● Art. 81-81a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.).