„Te firmy, które otrzymują dużo faktur, opóźnienia w płatnościach tłumaczą zagubieniami, problemami w opisaniu i akceptacji oraz zwyczajnym brakiem czasu. Jest też spory odsetek firm na rynku, które wykorzystują popularne hasło „kryzys” aby tylko nie zapłacić zgodnie z terminem wskazanym na fakturze. Jednocześnie to właśnie kryzys spowodował, że ponad 50 proc. zarządów, dyrektorów finansowych i księgowych poszukuje oszczędności w usprawnieniu zarządzania kosztami” – podkreśla Aleksander Sala, prezes Kolibro.
Opóźnienia w płatnościach to również wynik niskiej świadomości firm i pracowników dotyczącej pracy z fakturami. W ponad połowie polskich firm pracownicy nie wiedzą, jak postępować z fakturą, nie znajdują czasu na opisanie i zaakceptowanie kosztu (48 proc.) oraz zwyczajnie gubią faktury (36 proc.).
„Z jednej niezapłaconej faktury nagle mamy stos zaległych płatności, co z kolei zakłóca przepływ finansowy całej firmy i często prowadzi do poważnych konsekwencji prawnych i podatkowych” – stwierdza Aleksander Sala.
Rozwiązaniem dla firm, które mają problemy z fakturami, może być specjalistyczny system informatyczny do obiegu faktur. Jego wdrożenie przynosi realne korzyści czasowe i finansowe. Przede wszystkim pozwala na akceptację faktury nawet w ciągu kilku, kilkunastu minut. Jeżeli tę samą czynność wykonalibyśmy tradycyjnie przez podpis na rewersie faktury, proces może trwać nawet do jednego miesiąca i dłużej.
Argumentem za systemem informatycznym może być też... ekologia. Firmy w Polsce otrzymują rocznie średnio 15 tys. faktur potwierdzających zakup. Jeśli założymy, że tylko połowa z nich jest kopiowana przez jedną osobę, to powstaje koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru w miesiącu, co w skali roku daje prawie 8 tys. niepotrzebnie zużytych kartek. Warto przy tym zauważyć, że 4 proc. firm otrzymuje powyżej 10 000 faktur w miesiącu – wtedy oszczędności są jeszcze większe.
W badaniu „Obieg Faktur Kosztowych” wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. Jest to pierwsze i jedyne tego typu badanie w Polsce, które ukazuje trendy i praktyki w polskich firmach w zakresie obiegu faktur kosztowych. Realizatorem badania jest firma Kolibro – dostawca systemu ObiegFaktur.pl. Patronem medialnym badania jest Forsal.pl.
