Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w prowadzeniu firm w ostatnich latach. Od lutego 2026 r. faktury wystawiają w nim najwięksi przedsiębiorcy, a od kwietnia – większość pozostałych. Odbierać faktury przez KSeF muszą już wszyscy. Dokumenty są w nim archiwizowane przez 10 lat. Nie oznacza to jednak, że przez cały ten okres przedsiębiorca może bez przeszkód dochodzić zapłaty od kontrahenta. Terminy przedawnienia roszczeń są znacznie krótsze. Trzeba również pamiętać, że elektroniczny dokument nie jest gwarancją otrzymania pieniędzy. System ogranicza tłumaczenia typu „nie dostaliśmy faktury”, potwierdza jej wystawienie i przechowuje ją, natomiast nie doprowadzi do zapłaty, jeśli kontrahent się uchyla.
– Analiza faktur przekazanych do Kaczmarski Inkasso w latach 2024–2026 wskazuje, że pod koniec roku przedsiębiorcy wracają do starszych należności. W grudniu 2024 roku faktury przekazywane do windykacji były średnio 234 dni po terminie płatności, a rok później – 245 dni. W obu przypadkach to wyraźnie więcej niż w listopadzie. Może to oznaczać, że część firm dopiero przy końcowym rozliczaniu roku przypomina sobie o zaległych płatnościach. Nie warto jednak czekać do grudnia, bo jeśli zbliża się termin przedawnienia, może zabraknąć czasu na skuteczne zabezpieczenie należności - zwraca uwagę Jakub Kostecki, wiceprezes Zarządu firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso.
Dwa lata do przedawnienia
Zgodnie z Kodeksem cywilnym roszczenia z tytułu sprzedaży towarów przez firmy przedawniają się zasadniczo po dwóch latach. Termin ten liczy się od dnia, w którym zapłata stała się wymagalna, ale jego koniec przypada na ostatni dzień odpowiedniego roku kalendarzowego. Dlatego należności za towary sprzedane w 2024 r., których termin płatności przypadał na ten sam rok, przedawnią się 31 grudnia 2026 r.
Przykład: hurtownia elektryczna sprzedała towar firmie instalacyjnej 10 czerwca 2024 r., a termin płatności faktury przypadał na 10 lipca. Mimo licznych ponagleń odbiorca nie zapłacił. Jeśli wcześniej nie doszło do przerwania biegu przedawnienia, roszczenie o zapłatę przedawni się 31 grudnia 2026 r.
Nie wszystkie roszczenia przedawniają się jednak po dwóch latach. W przypadku tych związanych z działalnością gospodarczą, dla których przepisy nie przewidują innego okresu, są to trzy lata.
Są też krótsze terminy, np. należności za krajowy przewóz towarów przedawniają się po roku od dnia, w którym powinna nastąpić zapłata. Jeśli termin płatności przypadał na 10 lipca 2025 r., roszczenie przedawniło się 10 lipca 2026 r., a nie z końcem roku.
Metody na przerwanie biegu przedawnienia
Przedsiębiorcy mają dwie możliwości, aby zapobiec przedawnieniu. Pierwsza to uzyskanie od dłużnika uznania zobowiązania, np. zawarcie z nim ugody, w której uzna swoje zobowiązanie i ustali warunki spłaty. Wierzyciel może samodzielnie dojść do porozumienia z kontrahentem lub skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej, której negocjatorzy ułatwią wypracowanie rozwiązania akceptowalnego dla obu stron. Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia, a termin zaczyna się liczyć od nowa. Dzięki temu, jeśli po 1 stycznia dłużnik nie dotrzyma warunków ugody, nie będzie mógł skutecznie powołać się na upływ pierwotnego terminu przedawnienia.
Trzeba też podkreślić, że samo wezwanie do zapłaty czy przekazanie faktury do windykacji nie przerywa biegu przedawnienia. Po wysłaniu wezwania przedsiębiorca powinien więc samodzielnie nakłonić dłużnika do uznania zobowiązania albo powierzyć to zadanie firmie windykacyjnej. Dzięki doświadczeniu i znajomości procedur jej pracownicy mogą sprawniej doprowadzić do zawarcia ugody, zanim upłynie termin przedawnienia.
Drugim sposobem jest skierowanie sprawy do sądu przed upływem terminu przedawnienia. Wniesienie pozwu przerywa jego bieg i pozwala wierzycielowi dochodzić należności przed sądem.
Faktury czekają, czas ucieka
Przedsiębiorcy często dają niesolidnym kontrahentom kolejne szanse. Badanie „Czy dłużnik to jeszcze klient”, przeprowadzone na zlecenie Kaczmarski Inkasso wśród MŚP w sierpniu 2026 r., pokazuje, że 74 proc. firm, którym kontrahenci wcześniej zapłacili z dużym opóźnieniem, nadal sprzedawało im towary i usługi z odroczonym terminem płatności. U 85 proc. z nich przynajmniej część tych klientów ponownie znacznie spóźniła się z zapłatą.
Problem dotyka także najmniejszych przedsiębiorców. Według danych Krajowego Rejestru Długów kontrahenci zalegają jednoosobowym firmom z zapłatą 571,6 mln zł. To pieniądze, których brak może utrudniać bieżącą działalność, a zbyt długie zwlekanie z ich odzyskaniem zwiększa ryzyko przedawnienia części należności.
Z analizy przeprowadzonej przez Kaczmarski Inkasso na podstawie faktur przekazanych do windykacji w latach 2024–2026 wynika, że mediana czasu, jaki upływa od terminu płatności do rozpoczęcia profesjonalnego odzyskiwania należności, wynosi 107 dni. Oznacza to, że połowa faktur trafiała do windykacji nie później niż po tym czasie, a połowa nie wcześniej.
Co 4. faktura została skierowana do windykacji po ponad 244 dniach, czyli mniej więcej ośmiu miesiącach. Są jednak również znacznie starsze zobowiązania. Niemal co 6. była przeterminowana o ponad rok, a ponad 4 proc. dokumentów trafiło do windykacji po upływie co najmniej dwóch lat od terminu płatności.
– Przedsiębiorcy często próbują najpierw samodzielnie negocjować z kontrahentem. To zrozumiałe, szczególnie jeśli współpracują z nim od lat i obawiają się, aby nie nadszarpnąć relacji biznesowych. Problem pojawia się wtedy, gdy kolejne obietnice zapłaty nie przynoszą rezultatu i mijają następne miesiące. Dłużnik nadal korzysta z pieniędzy wierzyciela, podczas gdy ten ma coraz mniej czasu na zabezpieczenie swoich roszczeń przed przedawnieniem. Dlatego nie można odkładać decyzji o windykacji na ostatnią chwilę – wyjaśnia Jakub Kostecki.
Remanent nie tylko w dokumentach
Przedawnienie nie oznacza, że dług znika. Nadal istnieje, ale niesolidny kontrahent może uchylić się od zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia. Jeśli zrobi to skutecznie w postępowaniu sądowym, wierzyciel może stracić możliwość przymusowego wyegzekwowania należności.
– Wdrożenie KSeF jest dobrą okazją, aby przyjrzeć się nie tylko nowym fakturom, ale również tym sprzed dwóch lat, za które klienci nadal nie zapłacili. Warto sprawdzić, które należności są zagrożone przedawnieniem i odpowiednio wcześnie podjąć działania, aby zachować możliwość skutecznego dochodzenia pieniędzy – podkreśla Jakub Kostecki.
Końcówka roku to dla przedsiębiorców czas rozliczeń, planowania wydatków i przygotowań do kolejnego okresu działalności. Warto, aby wykorzystali go także na przegląd nieopłaconych faktur. Szczególnej uwagi wymagają należności z poprzednich lat, które mimo monitów i obietnic kontrahentów nadal nie wpłynęły na firmowe konto.
Źródło danych: analiza własna Kaczmarski Inkasso dotycząca faktur B2B przekazanych do windykacji od 1 stycznia 2024 r. do 26 października 2026 r.
