10 kroków do większej efektywności w pracy

1 Dzięki urządzeniom mobilnym można wykorzystać także czas spędzony na dojazdach. To świetny moment na rozmowy lub planowanie pracy. Przy odpowiednim wykorzystaniu tego czasu można zorganizować sobie czas jeszcze przed wejściem do biura.
Według badania przeprowadzonego przez PMR 56 proc. Polaków dojeżdża do pracy krócej, niż 20 minut. Codzienne dojazdy do pracy dla 23 proc. pracujących oznaczają od 21 do 40 minut w drodze. Około 11 proc. spędza na dojazdach do godziny, 5 proc. powyżej godziny a 1 proc. powyżej 2 godzin.
W skali miesiąca jest to wiele godzin, które można spędzić produktywnie zamiast denerwowania się i patrzenia przez okno na korki.

2 Spotkania pochłaniają ogromną ilość, często zupełnie bezproduktywnego, czasu. Dzięki zaoszczędzeniu 15 minut dziennie na spotkaniach możliwe jest zaoszczędzenie 25 godzin pracy w miesiącu, co daje około 300 godzin pracy rocznie.
Według badań przeprowadzonych w 2004 roku przez Harvard Business Review czas, który kadra zarządzająca przeznacza na spotkaniach w 80 proc. dotyczy spraw, które pozwalają wypracować mniej, niż 20 proc. przychodu firmy. Jeden z odpytanych przez czasopismo managerów wskazywał, że przez większość spotkania omawiali jakie wakacyjne benefity zapewnić pracowników, a jedynie pod koniec zajęli się strategią inwestycyjną w nowym regionie. Ponad 65 proc. spotkań managerów nie ma na celu podjęcia decyzji, a organizowane są by „dzielić się informacjami” lub „dyskutować w grupie”.
Wyniki badań potwierdził 10 lat później Guardian , który wskazał, że możliwe jest zredukowanie czasu spotkań o 34 proc. dzięki zabraniu uczestnikom krzeseł, bez szkody w jakości podjętych decyzji. Statystyczna korporacja spędza na spotkaniach ponad 300 tys. godzin rocznie.

3 Ciągłe przerzucanie się między jednym a drugim spotkaniem powoduje wyczerpanie. Regularne przerwy w pracy pozwalają się zregenerować i pozostać skupionym. Co więcej, regularne udawanie się na przerwy dobrze wpływa na mózg, który przyzwyczaja się do konkretnego schematu działania.
New York Times wskazuje , że dobrze jest traktować mózg jak mięsień, który potrzebuje przerwy po wysiłku, by się zregenerować.

4 Brak charakterystycznego dla biura ciągłego rozpraszania potrafi zdziałać cuda przy długotrwałej pracy, takiej jak pisanie, research czy przygotowywanie raportu. Zezwalanie pracownikom na pracę z domu niesie ze sobą wiele więcej korzyści – mniej dni opuszczonych z powodu choroby i straconego czasu z powodu dojazdów.
Według portalu inc.com największą barierą dla telepracy jest brak zaufania ze strony pracodawców. Tymczasem możliwość pracy z domu redukuje stres i niejednokrotnie zwiększa produktywność, choćby ze względu na brak typowych biurowych dystraktorów .

5 Informacje ciągle spływają z setek źródeł – emaila, serwisów społecznościowych, systemu CRM czy innych narzędzi pracy. Zamiast sprawdzać co chwila powiadomienia na różnych urządzeniach i w różnych aplikacjach, lepiej jest je kondensować za pomocą specjalnie przeznaczonych do tego narzędzi.

6 Zarówno na urządzeniach mobilnych jak i na komputerze. Wraz z wyłączeniem powiadomień, warto jest ustalić konkretny czas na sprawdzanie maila, który potrafi pochłonąć wiele czasu, ostatecznie spędzanego bezproduktywnie.
Wall Street Journal przywołuje badanie według którego pracownicy, którym raz na 10 minut pracę przerywa email są nawet 40 proc. mniej produktywni niż ci, którzy podczas wykonywania swojej pracy mają spokój.

7 Wiele spraw można efektywniej załatwić za pomocą telefonu lub krótkiego spaceru do sąsiedniego pokoju w biurze. Z kolegami pracującymi dalej można rozmawiać poprzez chat lub inną formę, która pozwala szybko minimalizować nieporozumienia.

8 Dzielenie dużych zadań na małe porcje pozwoli uniknąć poczucia przepracowania i strachu przed gigantycznym wyzwaniem. Zaoszczędzi także czas, bo podzielone na mniejsze porcje wyzwanie nie będzie tak chętnie odkładane w czasie.
Dzielenie zadań na mniejsze części jest podstawą metodyk zwinnych w zarządzaniu projektami.

9 Listy są szczególnie pomocne przy wykonywaniu wielu złożonych czynności w krótkim czasie. Dzięki nim nawet najbardziej złożone czynności mogą być wykonane sprawnie, w określonej kolejności i bez pominięcia żadnego elementu.
Psychology Today wskazuje , że przygotowywanie list może wspomóc kreatywność i poprawić zadowolenie z życia. Dobrze przygotowana lista oznacza kilka niewielkich zwycięstw, które dają satysfakcję.

10 Inne galerie od forsal.pl