Za usługę fachowca nie zapłacisz BLIK-iem ani przelewem. Może żądać gotówki – i będzie to zgodne z prawem

Fachowiec żąda gotówki. Dlaczego może odmówić BLIK-a i przelewu?

To, czy fachowiec może przyjmować wyłącznie gotówkę, zależy głównie od tego, czy ma obowiązek korzystania z kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy objęci takim obowiązkiem muszą zapewnić klientom możliwość płatności bezgotówkowej, np. przelewem czy blikiem. Nie oznacza to jednak konieczności posiadania terminala płatniczego.

Wielu hydraulików, elektryków, dekarzy, ślusarzy czy firm remontowych korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W takim przypadku mogą rozliczać się wyłącznie gotówką. Podstawowe zwolnienie przysługuje do 20 tys. zł rocznej sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych (bez VAT). Po przekroczeniu tego limitu obowiązek używania kasy fiskalnej powstaje zazwyczaj po upływie dwóch kolejnych miesięcy, chyba że przedsiębiorca spełnia warunki innego zwolnienia.

Jedno z takich zwolnień obejmuje usługi opłacane w całości przelewem na rachunek bankowy. Jeżeli dokumentacja pozwala ustalić, czego dotyczyła każda wpłata, przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z kasy nawet przy sprzedaży przekraczającej 20 tys. zł rocznie. Przyjęcie gotówki za daną usługę wyłącza jednak możliwość zastosowania tego zwolnienia.

Odrębne zasady dotyczą warsztatów samochodowych. Naprawy pojazdów, a także wymiana opon i kół, co do zasady wymagają ewidencjonowania na kasie fiskalnej od pierwszej wykonanej usługi. Warsztat obsługujący klientów indywidualnych musi więc zapewnić możliwość płatności bezgotówkowej.

Fachowiec odmawia pokwitowania? Klient może wstrzymać zapłatę

Przy płatności gotówką warto zadbać o potwierdzenie przekazania pieniędzy. Bez takiego dokumentu po czasie może powstać spór o wysokość zapłaconej kwoty albo zakres rozliczenia. Wykonawca może twierdzić, że otrzymał jedynie zaliczkę, podczas gdy klient będzie przekonany, że uregulował całe wynagrodzenie.

Kodeks cywilny daje osobie regulującej należność prawo żądania pokwitowania. Zgodnie z art. 462 § 1 klient przekazujący pieniądze może domagać się potwierdzenia zapłaty. Jeżeli fachowiec odmawia jego wydania, art. 463 pozwala wstrzymać się z zapłatą albo złożyć pieniądze do depozytu sądowego.

Adnotację o zapłacie można również umieścić na fakturze. Sama faktura potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż, ale nie zawsze stanowi dowód otrzymania gotówki. Przy większych remontach i rozliczeniach etapowych warto dokumentować każdą wpłatę osobno, aby uniknąć wątpliwości co do wysokości już zapłaconego wynagrodzenia.

Zwykłe pokwitowanie potwierdza jedynie odbiór pieniędzy, faktura wywołuje natomiast również skutki podatkowe. Czasami zdarza się, że dopiero na etapie wystawiania faktury strony ujawniają różne oczekiwania co do ustalonej wcześniej ceny usługi

„Bez faktury 3000 zł, z fakturą 3690 zł”. Czy fachowiec może doliczyć VAT?

Wykonawca wycenia usługę na 3000 zł, a klient akceptuje ofertę. Po zakończeniu pracy pojawia się prośba o fakturę i informacja, że ostateczna cena wyniesie 3690 zł, ponieważ trzeba doliczyć 23 proc. VAT. W takiej sytuacji fachowiec wykonujący usługę nie powinien podnosić wcześniej uzgodnionej ceny wyłącznie dlatego, że klient poprosił o wystawienie faktury. Jeżeli strony ustaliły 3000 zł jako końcowe wynagrodzenie za usługę, wykonawca jest związany tą kwotą, ponieważ art. 3 ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług stanowi, że cena obejmuje należny podatek VAT.

Wysokość podatku zależy ponadto od rodzaju wykonywanych prac. Przy określonych usługach związanych z budownictwem mieszkaniowym może obowiązywać stawka 8 proc., podczas gdy inne usługi podlegają stawce 23 proc. Część fachowców korzysta ze zwolnienia z VAT. Jeżeli oferta od początku zawierała cenę netto oraz należny podatek, podstawą rozliczenia pozostaje całkowita kwota zaakceptowana przez klienta.

Obowiązek wystawienia faktury wynika z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Przedsiębiorca powinien wystawić ją na żądanie konsumenta zgłoszone w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca wykonania usługi lub otrzymania zapłaty. Dotyczy to również przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z VAT. Gdy klient zażąda faktury jeszcze w miesiącu wykonania usługi, dokument należy zasadniczo wystawić do 15. dnia następnego miesiąca. Przy późniejszym zgłoszeniu, mieszczącym się w ustawowym terminie trzech miesięcy, przedsiębiorca ma 15 dni od otrzymania żądania.

Przy odmowie wystawienia faktury warto zachować dowód zgłoszenia żądania. Wiadomość SMS lub e-mail pozwala ustalić, kiedy klient wystąpił o dokument i czy przedsiębiorca dotrzymał ustawowego terminu. Naruszenie obowiązków podatkowych można zgłosić do urzędu skarbowego.

Jeden SMS może przesądzić o wyniku sporu z fachowcem

Wiele konfliktów ma swoje źródło już na etapie wyceny usługi. Fachowiec podaje kwotę, strony ustalają termin rozpoczęcia prac, ale część szczegółów pozostaje niedoprecyzowana. Dopiero przy rozliczeniu okazuje się, że klient oczekiwał ceny obejmującej materiały i robociznę, podczas gdy wykonawca wyceniał wyłącznie swoją pracę. Podobne rozbieżności mogą dotyczyć zakresu remontu, kosztów dodatkowych robót czy sposobu zapłaty

Potwierdzenie ustaleń nie wymaga jednak skomplikowanej umowy. Zlecenie typowej naprawy można uzgodnić ustnie, SMS-em albo e-mailem. Przy robotach budowlanych art. 648 Kodeksu cywilnego przewiduje stwierdzenie umowy pismem, lecz sam brak pisemnego dokumentu zasadniczo nie powoduje jej nieważności.

Przy większym remoncie umowa powinna określać również:

• materiały,
• harmonogram prac,
• terminy płatności oraz
• zasady odbioru.

Szczególnie przydatny jest zapis, że dodatkowe roboty i ich koszt wymagają wcześniejszej akceptacji zamawiającego. Pozwala to uniknąć sporów dotyczących prac, których strony wcześniej nie uwzględniły w wycenie.

Znaczenie ma również sposób przekazywania pieniędzy przed rozpoczęciem robót. Zaliczka jest rozliczana z wynagrodzeniem, natomiast zadatek może wywoływać skutki przewidziane w art. 394 Kodeksu cywilnego. Jeżeli umowa nie zostanie wykonana z przyczyn obciążających jedną ze stron, druga może w określonych przypadkach zatrzymać zadatek albo żądać jego dwukrotności. Przy kosztownych remontach warto powiązać kolejne płatności z zakończeniem poszczególnych etapów i potwierdzać ich odbiór.

Po wykonaniu prac przydatny będzie protokół odbioru, zwłaszcza gdy pojawiły się usterki wymagające poprawek. Razem ze zdjęciami, kosztorysem i wcześniejszą korespondencją ułatwia on odtworzenie przebiegu prac, zakresu zlecenia oraz dokonanych ustaleń. Taka dokumentacja pomaga rozwiązywać ewentualne spory i stanowi cenny dowód, jeżeli po pewnym czasie pojawią się pytania dotyczące jakości wykonanych robót lub zakresu odpowiedzialności stron.

Brak gwarancji nie chroni fachowca przed reklamacją

Wady wykonanej usługi nie zawsze widać od razu. Problemy z dachem, instalacją elektryczną czy położonymi płytkami mogą ujawnić się dopiero po pewnym czasie. W takiej sytuacji znaczenie mają nie tylko ustalenia między stronami, ale także przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące odpowiedzialności wykonawcy za wykonane prace.

Inaczej działa rękojmia, która wynika bezpośrednio z przepisów. Art. 638 Kodeksu cywilnego przewiduje odpowiedzialność za wady dzieła na zasadach zbliżonych do rękojmi przy sprzedaży. Przepisy te mogą mieć zastosowanie także do remontów i części robót budowlanych. W zależności od rodzaju wady i zawartej umowy klient może żądać:

• usunięcia usterki,
• obniżenia wynagrodzenia,
• a w niektórych przypadkach także odstąpić od umowy lub dochodzić odszkodowania.

Znaczenie ma również przyczyna usterki. Jeżeli wada wynika z materiału dostarczonego przez klienta, odpowiedzialność wykonawcy może być ograniczona. Jednocześnie fachowiec powinien uprzedzić zamawiającego, gdy przekazany materiał nie nadaje się do prawidłowego wykonania prac.

Istotne są także terminy. Przepisy o rękojmi przewidują zasadniczo dwa lata na stwierdzenie wady rzeczy ruchomej i pięć lat w przypadku nieruchomości. Zasady ich stosowania zależą jednak od rodzaju wykonanej usługi. Przedsiębiorca ma co do zasady 14 dni na odpowiedź na reklamację konsumenta. Brak odpowiedzi w tym terminie zwykle oznacza uznanie reklamacji.

Podstawa prawna:

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2026 r. poz. 795),

Ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2025 r. poz. 633, ze zm.),

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2026 r. poz. 1263, ze zm.),

Ustawa z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2026 r. poz. 623, ze zm.),

Ustawa z 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 168),

Ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. z 2026 r. poz. 1244, ze zm.),

Ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2026 r. poz. 1484),

Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2024 r. poz. 1902, ze zm.),

Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 20 października 2025 r. w sprawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, włącznie z wypłatami z zysku, w trzecim kwartale 2025 r. (M.P. 2025 poz. 1118).