Włochy jako pierwszy kraj Unii Europejskiej wprowadziły obowiązkowe e-fakturowanie B2B w 2019 r. Ich system, Sistema di Interscambio, przetwarza dziś około dwóch miliardów faktur rocznie. To jeden z najdłużej działających i największych systemów obowiązkowego e-fakturowania w Europie. Najcenniejsze doświadczenie Włoch nie dotyczy jednak samego uruchomienia systemu ale tego, jak wygląda jego funkcjonowanie, kiedy firmy zaczęły obsługiwać konkretne wolumeny dokumentów i pojawiły się nieuniknione wyjątki.
Odrzucona faktura
Kiedy włoski SdI odrzuca fakturę, wysyła zawiadomienie zwane ricevuta di scarto. Odrzucony dokument jest traktowany jako niewystawiony. Przedsiębiorca może jednak poprawić błąd i ponownie przesłać fakturę w ciągu pięciu dni, zachowując jej pierwotny numer i datę. Zasady te wynikają z regulacji Agenzia delle Entrate dotyczących elektronicznego fakturowania. Jeżeli firma nie monitoruje komunikatów z SdI i nie reaguje na odrzucenie, pozornie techniczny problem może więc przerodzić się w naruszenie obowiązków związanych z terminowym wystawieniem faktury, a w konsekwencji w sankcje podatkowe. Taki system sprawia, że monitorowanie statusów faktur w SdI nie jest funkcją techniczną, którą można zostawić dostawcy oprogramowania. Dla włoskich firm jest to część codziennej pracy, na równi z wystawieniem samego dokumentu.
Najsłabsze ogniwo
Włoskie firmy doradcze i dostawcy oprogramowania wskazują powtarzające się kategorie błędów prowadzących do odrzucenia faktury: nieprawidłowy numer VAT lub kod podatkowy kontrahenta, błędny kod odbiorcy, niespójność między sumą netto, VAT i kwotą brutto czy błędy w strukturze pliku XML. Żadna z tych kategorii nie jest wyjątkowa ani szczególnie skomplikowana, więc łatwo je przeoczyć. Im bardziej zautomatyzowany staje się obieg faktury, tym mniej sensu ma ręczne sprawdzanie tych danych dopiero na jego końcu. Walidacja powinna następować możliwie wcześnie, zanim dokument trafi do systemu, w którym jego odrzucenie może uruchomić kolejne problemy w procesie.
Właściciel procesu
Nie chodzi o to, żeby konkretne stanowisko, na przykład CFO, formalnie odpowiadało za e-fakturowanie, ale w firmie potrzebna jest osoba lub funkcja, która wie, ile faktur zostało odrzuconych, z jakiego powodu, czy zostały ponownie przesłane i czy problem ma charakter jednostkowy, czy systemowy. To istotna zmiana w porównaniu z tradycyjnym obiegiem faktur. Przy dokumentach papierowych czy przesyłanych jako PDF wiele problemów można było wychwycić podczas ręcznej pracy księgowości. W modelu opartym na wymianie ustrukturyzowanych danych firma musi również monitorować komunikację między własnymi systemami a zewnętrzną infrastrukturą. Odpowiedzialność za ten proces musi być jasno określona, ponieważ inaczej może się rozpłynąć gdzieś pomiędzy księgowością, IT i dostawcą oprogramowania.
Wdrożenie jako proces
Najważniejsze, o czym trzeba pamiętać, to to, że e-fakturowanie jest systemem regulacyjnym, a nie oprogramowaniem, które wdraża się raz i zostawia bez zmian. Przepisy, formaty danych i wymagania integracyjne mogą zmieniać się w kolejnych latach funkcjonowania systemu. Z punktu widzenia firmy oznacza to konieczność stałego monitorowania zmian, testowania integracji i sprawdzania, czy proces działa prawidłowo po kolejnych aktualizacjach. Do tego dochodzą zmiany po stronie firmy. Zamknięcie projektu wdrożeniowego nie oznacza więc końca pracy, a początek jego bieżącej obsługi.
E-faktury po polsku
Włoskie doświadczenia nie są dla Polski wyłącznie historią z innego kraju. Od marca 2026 r. przedsiębiorcy zgłaszają problemy z odrzucanymi fakturami w KSeF, a Ministerstwo Finansów zaleca w takich przypadkach monitorowanie statusu dokumentu, pobieranie UPO i ponowne przesłanie faktury, jeśli jest to konieczne. Pojawiają się też przypadki dokumentów, które otrzymują numer KSeF i status przyjętej faktury, ale nie są widoczne po stronie odbiorcy w jego systemie księgowym. Wśród przyczyn problemów wskazywane są m.in. kwestie integracyjne i niezgodność z wymaganiami struktury XML. Oznacza to, że samo otrzymanie komunikatu o przyjęciu dokumentu nie zawsze kończy proces po stronie przedsiębiorstwa. Joanna Łuksza z Zespołu Ekspertów Księgowych ifirma.pl zwraca uwagę, że przy większej skali fakturowania firmy muszą częściej niż wcześniej porównywać dane między własnymi systemami a KSeF. Włoskie doświadczenia pokazują, że przy dużej liczbie dokumentów takie sprawdzanie nie jest już tylko reakcją na pojedynczy problem. Skala sprawia, że kontrola musi być stałym elementem procesu.
- Patrząc na różne europejskie rynki, widać, że firmy mogą mieć do czynienia z różnymi sposobami e-fakturowania i różnymi wymaganiami dotyczącymi danych. Wspólny problem pojawia się jednak wtedy, gdy faktura opuszcza system, w którym powstała. Firma musi wiedzieć, czy dokument został przyjęty, gdzie jest jego aktualny status i czy informacja o nim trafiła do księgowości oraz innych systemów, które korzystają z tych danych. Dlatego e-fakturowania nie warto sprowadzać do samego wysłania faktury - mówi Vaidas Knieża, CEO Fitek.
Fintech to nie to samo co finanse zaplecza
Polacy są przyzwyczajeni do szybkich, niemal natychmiastowych operacji finansowych. Tylko w pierwszym półroczu 2026 r. system BLIK obsłużył 1,6 mld transakcji o wartości blisko 245 mld zł. Nie oznacza to jednak, że analogiczny poziom automatyzacji funkcjonuje w zapleczu finansowo-księgowym przedsiębiorstw. O ile płatność kończy się w momencie transakcji, o tyle e-faktura uruchamia cały łańcuch: od wystawienia, przez akceptację i przekazanie dokumentu, po księgowanie i raportowanie.
Z perspektywy firm działających na kilku rynkach dochodzi jeszcze jeden problem: różne kraje mogą wymagać różnych sposobów przesyłania i obsługi e-faktur. Nie zmienia to jednak podstawowego zadania przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy dokument trafia do administracji podatkowej, czy jest wymieniany przez sieć Peppol, firma musi wiedzieć, co dzieje się z nim dalej.
- Kiedy e-faktura staje się ustrukturyzowanym zestawem danych, odpowiedzialność za nią nie kończy się w księgowości. Błąd w danych wejściowych może przejść do kolejnych systemów i ujawnić się dopiero na etapie akceptacji, księgowania czy raportowania. Dlatego przy e-fakturowaniu trzeba patrzeć na cały przepływ informacji, a nie tylko na moment wysłania dokumentu - dodaje Vaidas Knieża.
Co dalej?
Polska jest dopiero na początku drogi, którą Włochy rozpoczęły kilka lat temu. Wydłużenie okresu bez sankcji do końca 2027 r. daje firmom dodatkowy czas na uporządkowanie procesu, ale nie zmienia jego podstawowej logiki. Faktura przesłana do systemu nie jest końcem operacji. Trzeba jeszcze wiedzieć, czy została przyjęta, czy trafiła do właściwego systemu po stronie odbiorcy i czy dane mogą zostać wykorzystane w kolejnych etapach obiegu finansowego.
Co istotne, to doświadczenie będzie przydatne także przy kolejnych zmianach regulacyjnych. Unijny pakiet VAT in the Digital Age, czyli ViDA, zakłada m.in. wprowadzenie od 1 lipca 2030 r. cyfrowego raportowania transakcji transgranicznych B2B opartego na e-fakturowaniu. Cały pakiet będzie wdrażany etapami do 2035 r. KSeF warto więc potraktować nie jako jednorazowe wdrożenie, ale jako okazję do uporządkowania tego, co dzieje się z fakturą od momentu powstania danych aż do ich wykorzystania w finansach firmy. To właśnie ten proces, a nie samo wysłanie dokumentu, będzie miał znaczenie przy kolejnych etapach cyfryzacji podatków.
Doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie, absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej. Stopień doktora uzyskała na podstawie rozprawy pt. "Koncepcja systemu bezpieczeństwa socjalnego Polski z uwzględnieniem zjawiska prekariatu", poświęconej wyzwaniom współczesnej polityki społecznej i rynku pracy. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących polityki rodzinnej, rynku pracy oraz systemu zabezpieczenia społecznego.