Przez telefon

Co ciekawe, takie rozwiązania można stosować już nawet przez telefon, np. dzięki aplikacji FleetBoard. Zapewnia ona całodobową kontrolę nad pojazdami. Nowa aplikacja przystosowana do iPhone’a i iPada transmituje informacje o pojeździe i przebiegu kursu przez sygnał radiowy, gdy pojazd jest w drodze. Sygnał zabezpiecza hasło. Na podstawie tych danych program komputerowy pozwala na oszacowanie kosztów zużycia benzyny i serwisowania, ale także pozwala na redukcję emisji CO₂ w samochodach użytkowych już w ciągu pierwszych trzech miesięcy korzystania.

Usługa pozwala też na zintegrowaną kontrolę pracy kierowcy i pojazdu nawet w ramach najbardziej skomplikowanych operacji. Dyspozytorzy mogą w każdej chwili wysyłać kierowcom wiadomości tekstowe, umożliwiając im szybkie przyjmowanie zleceń, zachowując kontrolę nad pozostałym czasem za kierownicą.

Dodatkowo najnowszy FleetBoard daje dostęp do wszelkich instrukcji, raportów i wiadomości. Korzystanie z nowej aplikacji jest konwencjonalne i możliwe we wszystkich pojazdach wyposażonych we FleetBoard i posiadających umowę na obsługę systemu. Nowa aplikacja nic nie kosztuje. Może zostać ściągnięta w wirtualnym sklepie firmy Apple – App-Store – w pełni za darmo i natychmiastowo.

Rejestratory i chipy

Monitoring parametrów eksploatowanego pojazdu, wpływających na optymalizację zużycia paliwa umożliwiają również rejestratory, np. Certdrive. Ten system „elektronicznego prawa jazdy” pozwala na skojarzenie wykorzystania samochodu z profilem kierowcy. Urządzenie nie wykorzystuje systemu lokalizacji satelitarnej GPS, a w zakresie kosztów eksploatacji pozwala na: ustalenie rzeczywistego przebiegu, zoptymalizowanie wielkości parku tworzącego flotę poprzez jego redukcję i uzyskanie oszczędności w zużyciu paliwa. W zakresie zarządzania pozwala zaś na planowanie wykorzystania pojazdów tworzących flotę, ograniczenie niepotrzebnych przestojów pojazdów, automatyczne wypełnianie karty drogowej, a nawet automatyczne rozpatrywanie mandatów poprzez kojarzenie użytkownika i pojazdu.

W służbie flotowej często można też spotkać car chipy, urządzenia szybkie w montażu, umożliwiające wygodną bezprzewodową transmisję danych z pojazdu do jednostki centralnej nadzorującej flotę. Jak zachwala producent, oprogramowanie pozwala dodatkowo na dokładną kontrolę sposobu użytkowania każdego z pojazdów, oraz kierowców, ułatwiając tym samym optymalizację pracy floty.

Zaplanuj i zmniejsz koszty

Jak mówi Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan Fleet Management, oszczędzić na flocie pozwala też dobre planowanie tras. Wyobraźmy sobie dyrektora regionalnego, który kieruje pracą grupy przedstawicieli handlowych i odpowiada za realizację określonych celów sprzedażowych. Jeśli ma on do dyspozycji system telematyczny, to może określić w nim na przykład mapę regionu, punkty do odwiedzenia oraz odległości między nimi. Przy nałożeniu na te dane parametrów typu czas wizyty przedstawiciela handlowego w danym punkcie oraz prędkość jest on w stanie realnie określić, jaki plan jest w stanie zrealizować jego zespół. Takie rozwiązanie pozwala na określenie najbardziej efektywnego kosztowo planu do realizacji przez pracowników, ograniczając dodatkowe koszty wynikające z działania w sposób nieskoordynowany.

Oszczędności w użytkowaniu flot można osiągnąć też online. Dostęp do usług online nie tylko ogranicza ilość pracy, ale generuje także oszczędności i ogranicza nakłady czasowe na wykonanie poszczególnych czynności.

We flotach automatyzacja ma największe znaczenie na etapie raportowania i bieżącego monitorowania parku samochodowego, np. systemu autoryzacji napraw za pośrednictwem internetowej aplikacji. Takie rozwiązanie pozwala na błyskawiczny dostęp do danych związanych z obsługą serwisową floty. Usprawnia proces akceptacji zakresu oraz kosztów wszelkich usług serwisowych wykonywanych w zarządzanych pojazdach. Rozwiązanie to znacznie skraca czas potrzebny na uzgadnianie zakresu i kosztów napraw, czego efektem jest krótszy postój pojazdów w serwisach oraz szybsze oddanie sprawnego pojazdu użytkownikowi.

Szybciej z kartą

Kamila Borowska, account team leader w LeasePlan Fleet Management, przypomina też o kartach paliwowych. Nie są one narzędziem nowym, jednak ich wykorzystanie ciągle nie jest powszechne, szczególnie w przypadku niewielkich flot. Tymczasem podstawową zaletą kart paliwowych jako takich jest możliwość unikania transakcji gotówkowych. Dzięki temu uzyskujemy znaczną oszczędność czasu, a co za tym idzie, także kosztów. – W obecnych czasach trudno wyobrazić sobie sytuację, w której karta paliwowa nie byłaby używana jako narzędzie wspomagające fakturowanie paliwa we flotach, nawet tych liczących zaledwie kilka pojazdów – mówi Borowska.

W przypadku floty liczącej 100 aut i przy założeniu, że kierowca każdego z nich będzie tankował cztery razy w miesiącu, bez korzystania z karty paliwowej firma otrzymałaby 400 faktur. Korzystanie z kart paliwowych jest w zasadzie zawsze opłacalne. Korzyści pojawiają się nawet w przypadku flot liczących kilka samochodów, bowiem liczba faktur za paliwo zostanie również w takim przypadku znacznie zmniejszona. Jednak podstawową korzyścią wynikającą z zastosowania kart jest uzyskiwanie wszelkich danych związanych z paliwem w postaci elektronicznej. Co więcej, w razie posiadania floty w wynajmie dodatkowo można skorzystać z kilku kart paliwowych. Najlepszym rozwiązaniem może się okazać kompleksowy system raportowania. Zintegruje on dane z kilku koncernów paliwowych w jeden raport, a dodatkowo zestawi je razem z pozostałymi danymi, dotyczącymi naszej floty. Tutaj również mamy wybór pomiędzy systemami oferowanymi przez naszego leasingodawcę oraz niezależnymi systemami (jak Carmen czy Pascom). Te drugie z kolei zintegrują dane dotyczące naszej floty również wtedy, gdy stosujemy multisourcing i nasza flota jest obsługiwana przez kilku dostawców. Istotną kwestią jest to, że systemy dostarczane przez firmy CFM są bezpłatne w ramach świadczonej usługi leasingowej, natomiast niezależne systemy musimy kupić sami. Jest to koszt rzędu kilkunastu – kilkudziesięciu tysięcy złotych, więc najlepiej sprawdza się przy rozbudowanych flotach, które wymagają zaawansowanego zarządzania wewnątrz firmy. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy konieczna jest integracja systemu zarządzania flotą z innymi systemami wewnątrz firmy, jak np. HR, dzięki czemu na raporty związane z wykorzystaniem poszczególnych pojazdów możemy nałożyć dodatkowe dane, związane np. z urlopami pracowników i uprawnieniami w wykorzystywaniu samochodów.

Systemy umożliwiają generowanie danych zarówno online, jak i w wybranych formatach, odpowiednich zarówno dla małych flot, jak i dla tych, które korzystają z innych systemów. Wszystkie dane, raporty i analizy można pobrać w formie Excela, CSV czy Flota Commander i bezpośrednio w formacie kompatybilnym np. z systemem Carmen. Użytkownicy mają w jednym miejscu dostęp do faktur paliwowych, od razu z załączonym szczegółowym raportem dotyczącym każdego pojedynczego tankowania.