Anna Kościelny, konsultant w Rödl & Partner, zwraca uwagę, że przepisy nie określają sposobu dokumentowania wydatków. Generalną zasadą jest, że za dowód poniesienia kosztu przyjmuje się faktury, rachunki, dowody opłat bankowych i pocztowych oraz inne dowody opłat, zawierające określenie wystawcy lub wskazanie stron obejmujące nazwy i adresy, w tym książeczki opłat, bilety, opłaty za parkowanie.
– Aby wykluczyć wątpliwości fiskusa, koszty dojazdów udokumentować najlepiej tak samo, jak w przypadku pracowników, czyli biletami imiennymi lub fakturami – mówi Anna Kościelny.
Podobnego zdania jest Marcin Retka, ekspert podatkowy w KPMG, który podkreśla, że dla celów podatkowych istotne jest, aby koszty były poniesione faktycznie przez nianię. Dlatego dowody opłat powinny wyraźnie wskazywać z imienia i nazwiska osobę, która wydatek poniosła. Inaczej mogą być zakwestionowane przez organy podatkowe. To na niani będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że wydatek poniosła w związku z przychodem uzyskanym z tytułu zawartej umowy.
– Jeżeli istnieją trudności z właściwym udokumentowaniem dla celów podatkowych kosztów faktycznie poniesionych, warto pozostać przy kosztach zryczałtowanych, których dokumentować nie trzeba – radzi Marcin Retka.
Ważne
Niania może obniżyć przychód o składki na ubezpieczenie społeczne i koszty, które wynoszą co najmniej 20 proc.
