Zbliża się gorący okres w branży eventowej. Czy sektor odżył już po pandemii?
Katarzyna Kwiek-Badowska: Zdecydowanie tak. Większość firm w dalszym ciągu pracuje hybrydowo lub częściowo zdalnie, przez co pracownicy na co dzień nie mają możliwości przebywania ze sobą w większym gronie. Spotkanie świąteczne to doskonała okazja, by pobyć razem, podsumować minione miesiące i przedstawić plany na kolejny rok. Po chwilowym zamrożeniu z roku na rok coraz więcej organizacji wraca do tej tradycji. Początkowo dominowały krótsze formy, na przykład spotkania lunchowe. Od 2-3 lat obserwujemy jednak wyraźny powrót do dłuższych bankietów i wieczornych kolacji.
Katarzyna Lewandowska: Czas pandemii i spotkań wirtualnych był domeną cateringu – hotel w tamtym okresie nie funkcjonował w tym segmencie. Boom na spotkania bezpośrednie wybuchł zaraz po pandemii. Każdy docenił budowanie relacji poza biurem czy domem i firmy błyskawicznie wróciły do wydarzeń stacjonarnych, choć z zupełnie nowymi oczekiwaniami.
Czy w ślad za tym zmieniła się sama formuła imprez?
Katarzyna Kwiek-Badowska: W hotelu bankiet całonocny z reguły pozostaje wydarzeniem zasiadanym, jednak długie stoły już jakiś czas temu zostały zastąpione przez stoły okrągłe – ośmio-, dziesięcio- lub dwunastoosobowe – które znacznie ułatwiają swobodną rozmowę. Kluczowa zmiana zaszła w sposobie serwowania. Dominują bufety i interaktywne stacje gastronomiczne. Taka forma naturalnie wymusza ruch, sprawia, że uczestnicy wstają, podchodzą, spotykają się i rozmawiają. Hotelowe spotkania są dłuższe, łączone z występami artystycznymi czy oprawą muzyczną, a swobodny przepływ gości sprzyja integracji.
Katarzyna Lewandowska: W cateringu ta zmiana jest jeszcze bardziej widoczna. Całkowicie odeszliśmy od modelu wielogodzinnego siedzenia przy suto zastawionych stołach. Kładziemy nacisk na doświadczenie – ogromną rolę odgrywają stacje live cooking, warsztaty kulinarne, degustacje i atrakcje kulinarne wzbudzające emocje i angażujące uczestników eventu. Pracownicy mają nie tylko być obecni na wydarzeniu, ale w nim współuczestniczyć.
WSPÓŁPRACA Z AGENCJAMI EVENTOWYMI ROZSZERZA MOŻLIWOŚCI
Co w tym sezonie jest wiodącym trendem?
Katarzyna Lewandowska: Najsilniejszym i stale rosnącym trendem jest głęboka personalizacja wydarzeń. Przedsiębiorstwa chcą, aby ich spotkanie niosło własną historię, estetykę i unikalny charakter. Motyw przewodni bywa subtelny, oparty na kolorystyce, identyfikacji wizualnej, logotypie, specyficznej kuchni czy muzyce, ale nierzadko staje się osią całego eventu. W cateringu współpracujemy z agencjami eventowymi. Od samego początku wspólnie tworzymy scenariusz kulinarny spójny pod kątem scenografii i tematu imprezy. Nie przygotowujemy po prostu kolacji, lecz tworzymy spektakl.
Czy dopasowanie do motywu oznacza zmiany wykraczające poza dekoracje?
Katarzyna Lewandowska: Oczywiście. To klucz do sukcesu, bez tego zostalibyśmy w tyle. Przygotowujemy dedykowane potrawy oraz autorskie koktajle, dopasowane nazwą, recepturą i barwą. Do tego dochodzą odpowiednio dobrane kwiaty, obrusy, serwetki, a nawet stroje obsługi kelnerskiej.
Katarzyna Kwiek-Badowska: Wszystko musi tworzyć harmonijną całość, niezależnie od tego, czy wydarzenie odbywa się w hotelowych salach, czy w przestrzeni zewnętrznej. Elementy musza być spójne – współgrać ze sobą i wzajemnie się uzupełniać.
Czym tegoroczne menu różni się od propozycji z ubiegłych lat?
Katarzyna Lewandowska: Tradycja wciąż ma swoje stałe miejsce, ale zmieniła się jej interpretacja. Klasyczne smaki zyskują nowoczesną formę. Zamiast standardowych potraw proponujemy kreatywne finger foods oraz stacje live cooking, a nawet wspólne gotowanie, o ile agenda i wielkość grupy na to pozwalają. Wyraźnie widać też wzrost znaczenia potraw wegetariańskich i wegańskich opartych na produktach sezonowych.
Katarzyna Kwiek-Badowska: Dania bezmięsne stanowią dziś niemal połowę menu. Dbamy o to, by każda propozycja odpowiadała na potrzeby osób z alergiami pokarmowymi czy na specyficznych dietach. Nikt nie może czuć się wykluczony przy stole. Najbardziej pożądana jest obecnie tradycja w nowoczesnym wydaniu, łączenie smaków i form. Klasyczne dania zyskują nowatorski sposób podania, zaskakują dodatkami i połączeniem nieoczywistych smaków.
Co roku organizują panie dla klientów zapowiadający testing świąteczny. Czym zaskoczyłyście w tym roku?
Katarzyna Lewandowska: W ubiegłym roku zaproponowaliśmy dwie bajkowe odsłony: mroźną „Lodową Krainę” z dominacją bieli, srebra i szkła oraz tradycyjnego „Dziadka do orzechów” z elementami drewna, zieleni oraz złota. W tym roku postawiliśmy na zwrot o 180 stopni i zaprezentowaliśmy świąteczny jarmark, kiermasz smaków. Nie był to jednak styl góralski, lecz eleganckie wydanie boho – jarmark w wielkomiejskim stylu, jak z krakowskiego Rynku. Tradycyjne bufety zastąpiliśmy drewnianymi, estetycznymi domkami z delikatnymi daszkami, z których każdy krył kulinarną niespodziankę. Do tego żywe choinki, pachnące igliwie, drewno, plecione lampki i koronkowe obrusy.
Katarzyna Kwiek-Badowska: Chcieliśmy udowodnić, że w luźniejszej, mniej formalnej formule można w pełni zachować najwyższą jakość, perfekcyjny smak i dbałość o detale. Nasz coroczny testing to spotkanie inspiracyjne i robocze zarazem. Klienci otrzymują ofertę świąteczną i próbując konkretnych potraw, od razu poznają swoje preferencje. Oglądają różne rodzaje zastawy, talerzy, półmisków oraz aranżacji stołów i wybierają elementy, które chcą przenieść na własne wydarzenie.
FIRMOWA WIGILIA I ROZSĄDNY BUDŻET
Nie sposób pominąć kwestii budżetowych. Czy organizacja firmowej Wigilii w tym roku jest droższa?
Katarzyna Kwiek-Badowska: Koszty rosną i nasze propozycje cenowe w stosunku do ubiegłorocznych również nieznacznie podrożały. Stawiamy na wysokiej jakości składniki i precyzję wykonania, a za tym stoi praca ludzka, którą trzeba docenić. Zawsze jednak szukamy rozwiązań dopasowanych do możliwości finansowych klienta. Można dokonać modyfikacji w menu, zamienić wybrane pozycje na inne lub skrócić czas trwania pełnego bufetu, na przykład z czterech godzin do dwóch, nie tracąc przy tym na jakości oferty gastronomicznej.
Katarzyna Lewandowska: Sam duży budżet nie gwarantuje sukcesu. Kluczem jest mądre jego zagospodarowanie. Przygotowania należy zacząć od zdefiniowania celu wydarzenia oraz profilu zaproszonych gości, a dopiero potem decydować, czym chcemy wywołać efekt „wow”. Czasami wystarczy podkreślić spójną oprawę i precyzyjnie dopasować ilość jedzenia do agendy godzinowej. Zdarza się, że event trwa sześć godzin, ale część konsumpcyjna przypada jedynie na dwie lub trzy, bo resztę czasu zajmują oficjalne prezentacje czy koncert. Gdy dokładnie przeanalizujemy harmonogram i sprawdzimy, kiedy uczestnicy rzeczywiście podejdą do bufetu lub baru, możemy precyzyjnie skalkulować realne zapotrzebowanie.
Czy wrzesień to już moment, w którym trzeba podejmować ostateczne decyzje rezerwacyjne?
Katarzyna Kwiek-Badowska: W hotelu to bezwzględnie ostatni dzwonek, szczególnie w przypadku większych grup. Pamiętajmy, że realny sezon wigilijny w grudniu jest bardzo krótki, większość imprez kumuluje się w pierwszych dwóch tygodniach miesiąca. Wszyscy wybierają czwartki, piątki i soboty, unikając poniedziałków czy wtorków, więc dostępna pula terminów kurczy się błyskawicznie. Wielu klientów odwiedzających nasz testing miało już zarezerwowane sale, a na spotkaniu dopinało jedynie kwestie menu czy scenografii.
Katarzyna Lewandowska: W cateringu nie ogranicza nas jedna przestrzeń, bo działamy również wielu lokalizacjach w całej Polsce: w biurach, halach, studiach czy innych zewnętrznych miejscach eventowych, ale w przypadku grup liczących powyżej tysiąca osób liczba odpowiednich obiektów jest mocno ograniczona. Priorytetowo traktujemy wysoką jakość naszych usług, dlatego często już nawet około 15 listopada zamykamy sprzedaż na te najbardziej oblegane w grudniu daty. Kto zwleka, ryzykuje, że zostanie bez wymarzonego miejsca i odpowiedniej oprawy cateringowej.
