Z badania firmy Fitek wynika, że ręczne przetworzenie jednej faktury zakupowej zajmuje średnio 12,9 minuty. Obejmuje to wprowadzenie danych, przypisanie odpowiednich kont, kontrolę zgodności oraz ewentualne poprawki. Łącznie obsługa faktur zakupowych i sprzedażowych pochłania aż 28% czasu pracy przeciętnego księgowego.
Mediana wynagrodzenia księgowego na poziomie specjalisty wynosi 7660 zł brutto miesięcznie. Przy założeniu pełnego etatu, godzina jego pracy kosztuje około 47,80 zł brutto. Oznacza to, że samo ręczne przetworzenie jednej faktury generuje koszt około 10,20 zł. Kwota ta nie uwzględnia jednak dodatkowych kosztów wynikających z błędów, konieczności wprowadzania poprawek czy opóźnień w obiegu dokumentów.
Różnicę widać przede wszystkim przy większej skali. Ręczna obsługa 500 faktur miesięcznie zajmuje około 108 godzin, czyli ponad dwie trzecie etatu, i kosztuje firmę około 5150 zł miesięcznie. W skali roku to blisko 62 tys. zł. Przy tysiącu faktur sam czas potrzebny na ich obsługę przekracza już wymiar jednego etatu. I nadal mówimy wyłącznie o wynagrodzeniu brutto pracownika, bez pozostałych kosztów zatrudnienia
- Koszt jednej faktury nigdy nie trafia do żadnego raportu finansowego. Widać go dopiero, kiedy ktoś policzy to dla całego miesiąca albo roku. Wtedy okazuje się, że firma nie płaci za pojedynczy dokument, tylko za setki godzin pracy rozproszonych w budżecie tak, że nikt ich osobno nie liczy - mówi Vaidas Knieža, CEO Fitek Sp. z o.o., firmy dostarczającej rozwiązania do automatyzacji procesów finansowych i obsługi faktur.
- Powyżej tych kwot oszczędności trzeba będzie od 2027 r. zapłacić nowy podatek. Podatek Belki zostaje ale będą zwolnienia podatkowe dla właścicieli kont OKI
- Płacą do 14 tys. zł. Wystarczy wykształcenie zawodowe. Pełny etat, z wolnymi weekendami
- Nowy wieżowiec to koniec pewnej ery. Warszawskie „City” niemal zbudowane
Nie każda minuta wygląda jak przepisywanie
"Obsługa faktury" nie oznacza wyłącznie wpisania kwoty do programu księgowego. Na czas procesu składa się wiele drobnych czynności: odebranie dokumentu, sprawdzenie danych, odczytanie informacji, wprowadzenie ich do systemu, przypisanie kosztu, dekretacja, skierowanie dokumentu do akceptacji, a czasem również szukanie brakujących informacji i poprawianie błędów. Każda z tych czynności może zajmować tylko kilka minut. W skali pojedynczej faktury trudno więc zauważyć koszt. Przy setkach dokumentów miesięcznie te minuty sumują się jednak do dziesiątek lub setek godzin. Dochodzi jeszcze koszt przełączania się między systemami. Faktura może znajdować się w jednym miejscu, dane księgowe w drugim, a proces akceptacji w kolejnym. Jeżeli informacje nie przepływają między nimi automatycznie, pracownik staje się elementem integrującym te systemy.
KSeF to dopiero początek procesu
Wprowadzenie KSeF zmienia sposób przekazywania i odbierania faktur, ale samo pojawienie się dokumentu w systemie nie oznacza jeszcze, że został on zaksięgowany. Faktura ustrukturyzowana zawiera dane w formacie XML, dzięki czemu może być przetwarzana przez systemy informatyczne. KSeF udostępnia również interfejs API pozwalający na integrację z oprogramowaniem finansowo-księgowym. To dobry początek, który otwiera drogę do automatyzacji kolejnych etapów procesu, ale nie powoduje jej automatycznie. W firmie bez odpowiednich integracji pracownik nadal może być potrzebny do pobrania dokumentu, sprawdzenia danych, przeniesienia informacji do systemu księgowego czy przypisania faktury do właściwego procesu. Dlatego samo pytanie "czy firma korzysta z KSeF?" niewiele mówi o tym, ile czasu księgowość poświęca na obsługę faktur. Znacznie ważniejsze jest to, co dzieje się z dokumentem później.
Powtarzalność kosztuje więcej niż pojedynczy błąd
Błędy są jednym z oczywistych argumentów za automatyzacją, ale ich koszt nie zawsze jest łatwy do policzenia. Literówka w numerze dokumentu, pomylona kwota czy niewłaściwe przypisanie kosztu mogą oznaczać konieczność ponownej weryfikacji dokumentu, poprawienia danych i poświęcenia kolejnych minut pracy. Nie każdy błąd oznacza przy tym konieczność korygowania samej faktury. Trzeba rozróżnić błąd popełniony przez wystawcę dokumentu od błędu powstałego podczas jego księgowania. W tym drugim przypadku problemem jest przede wszystkim dodatkowa praca po stronie firmy.
Dlatego w kalkulacji kosztów ręcznego obiegu warto zacząć od tego, co pewne: nawet prawidłowo obsłużona faktura wymaga czasu pracownika. Przy 500 dokumentach miesięcznie jest to około 108 godzin, czyli 67% pełnego etatu. Jeżeli automatyzacja ograniczy ręczną pracę o przykładowo 75%, firma odzyska około 81 godzin miesięcznie. Przy stawce 47,88 zł brutto za godzinę odpowiada to pracy wartej około 3880 zł miesięcznie, czyli 46,5 tys. zł rocznie.
To właśnie ten element coraz częściej decyduje o sensie automatyzacji. Jej celem nie musi być zmniejszenie liczby osób w księgowości. Równie dobrze może nim być zmiana tego, czym te osoby zajmują się przez większość dnia.
- Firmy często szukają jednej kwoty przypisanej do obsługi faktury. Tymczasem trzeba patrzeć również na czas pracowników potrzebny do obsługi całego procesu. Przy większej skali staje się on istotnym kosztem dla firmy - podsumowuje Vaidas Knieža z Fitek.
Doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie, absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej. Stopień doktora uzyskała na podstawie rozprawy pt. "Koncepcja systemu bezpieczeństwa socjalnego Polski z uwzględnieniem zjawiska prekariatu", poświęconej wyzwaniom współczesnej polityki społecznej i rynku pracy. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących polityki rodzinnej, rynku pracy oraz systemu zabezpieczenia społecznego.