W Polsce obowiązuje zasada powszechności opodatkowania. Zgodnie z nią opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Jednak przepisy podatkowe zawierają katalog zwolnień z podatku. W tym katalogu znajdują się m.in. diety wypłacane z tytułu podróży służbowych.

Zwolnienie z podatku

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Trzeba więc wyjaśnić, o jakich odrębnych przepisach mowa. Tymi przepisami będzie, po pierwsze, rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Po drugie, rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

W konsekwencji diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika na obszarze kraju i za granicą są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PIT do wysokości określonej we wskazanych rozporządzeniach.

Czas podróży

Aby diety za podróż służbową były zwolnione z podatku, taka podróż musi się odbyć. Zgodnie z definicją podróży służbowej zawartej w kodeksie pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania zadania służbowego.

Warto tu zastrzec, że określenie w umowie o pracę m.in. miejsca wykonywania pracy pozostaje w gestii pracodawcy i pracownika. Przez pojęcie miejsce pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju w inny, dostatecznie wyraźny sposób, w którym będzie świadczona praca. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy, bowiem te pojęcia nie są tożsame. Decyzję o tym, czy pracownik odbywa podróż służbową, podejmuje pracodawca wysyłający pracownika poza miejsce określone jako miejsce pracy.

DIETY ZA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ

Podróż krajowa

● pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb,

● dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży,

● ryczałt za nocleg – 34,50 zł,

● ryczałt za dojazdy – 4,60 zł.

Podróż zagraniczna

● z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety, zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb,

● dieta za każdą dobę podróży jest określana odrębnie dla każdego państwa (załącznik do rozporządzenia).

Podstawa prawna

● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).