Dane firmy, wiedza jej pracowników, patenty oraz specyficzne rozwiązania dają często przewagę nad konkurencją. Ochrona tej wiedzy, danych i know-how, które często są w postaci danych elektronicznych, jest więc kluczowa dla rozwoju firmy. Z drugiej strony wiedzą oraz wypracowanymi rozwiązaniami przedsiębiorstwa muszą się dzielić, aby pozyskać kontrahentów. Tu pojawia się zagrożenie. Wyciek istotnych informacji lub fałszerstwo dokumentów może doprowadzić do przechwycenia newralgicznych danych przez konkurencję. Jak temu zapobiec? Kontaktując się z kontrahentem drogą elektroniczną, warto używać bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Ten rodzaj e-podpisu jest bowiem narzędziem, które minimalizuje fałszerstwo dokumentu. Bezpiecznym podpisem elektronicznym może się bowiem posłużyć jedynie właściciel, a zmiana danych w dokumencie przesyłanym przez internet zostanie odnotowana.

Z powodów bezpieczeństwa danych e-podpis jest również istotnym narzędziem w kontaktach między administracją publiczną a przedsiębiorstwem.

Bezpieczeństwo danych

Podpis elektroniczny musi spełniać określone wymogi. Podobnie centra certyfikacji, które zajmują się wydawaniem kwalifikowanych certyfikatów, muszą stosować się do zasad określonych przez ustawodawcę.

Podpis elektroniczny jest więc bezpieczniejszy niż podpis odręczny, którego bardzo często kontrahent nie jest w stanie odczytać. Mechanizmy tworzenia e-podpisu powodują natomiast, że tylko właściciel może posługiwać się e-podpisem. Co więcej, ewentualna zmiana podpisanych w ten sposób danych zostanie odnotowana, ponieważ za każdym razem, gdy wysyłamy dokumenty podpisane bezpiecznym e-podpisem, podpis jest weryfikowany.

Wyjaśnijmy też, że tylko e-podpis weryfikowany za pomocą ważnego, kwalifikowanego certyfikatu rodzi skutki prawne identyczne z podpisem własnoręcznym.

Wszystkie te wymogi oraz procedury weryfikacji służą bezpieczeństwu obrotu danymi, które przecież mają najwyższą wartość dla firm prowadzących działalność gospodarczą. Są to również dane, które mają decydujące znaczenie dla administracji publicznej. Dlatego obecnie stosowane rozwiązania w kontaktach firm z urzędami są oparte na podpisie elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem.

Wyjaśnijmy jednak, że przy dzisiejszym rozwoju technologicznym bezpieczny e-podpis nie jest jedynym rozwiązaniem, które może zabezpieczyć dane przesyłane drogą elektroniczną. Dlatego przedsiębiorcy domagają się uproszczeń w kontaktach z administracją. Jest to jednak sprawdzony i stosowany sposób w wielu krajach Unii Europejskiej.

Możliwość wyboru

Bezpieczny podpis elektroniczny można wykorzystywać w kontaktach z coraz większą grupą instytucji państwowych, samorządowych i prywatnych. Posłuży on nie tylko do rozliczania składek ZUS, ale także przesyłania e-deklaracji do urzędu skarbowego, podpisywania e-faktur, składania wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, składania wniosków o dotacje unijne do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, formularzy do Krajowej Izby Odwoławczej (postępowania o zamówienia publiczne), składania pism w sądowym postępowaniu upominawczym oraz korespondencji z innymi urzędami (np. GIODO).

We wszystkich tych przypadkach dochodzi do wymiany danych, które mają istotne znaczenie dla firmy oraz urzędów. Te ostatnie mają również obowiązek zachowania ich w tajemnicy, co sprzyja bezpieczeństwu.

Rozliczenia z urzędem

Firmy coraz częściej domagają się wprowadzenia zmian, które zdejmą z nich obowiązek posiadania bezpiecznego e-podpisu. Jak wspomnieliśmy, istnieją obecnie rozwiązania równie skutecznie zabezpieczające transakcje, czego najlepszym dowodem jest bankowość elektroniczna.

Postulaty zmian dotyczą m.in. e-podpisu wykorzystywanego do przesyłania e-faktur. W wielu krajach unijnych mogą być one przesyłane pocztą elektroniczną. W innych krajach, jak Polska, nie ma takich możliwości, co dostrzegła Komisja Europejska. W ostatnim czasie uchwaliła ona więc zmiany do dyrektywy unijnej (112/2006/WE), które pozwolą na przesyłanie faktur w dowolny sposób. Zwróćmy uwagę, że firmy będą mogły przesyłać e-faktury mailem, ale to na nie spadnie dodatkowy obowiązek zabezpieczenia danych. Mimo tych uproszczeń, które niewątpliwie są korzystne z punktu widzenia kosztów ponoszonych przez firmy, ustawodawca europejski nie zrezygnował z elektronicznego podpisu zaawansowanego jako uznanego środka zabezpieczenia danych oraz zagwarantowania ich autentyczności i integralności. Komisja Europejska potwierdza tym samym, że zaawansowany e-podpis (w Polsce – bezpieczny) jest narzędziem, które potwierdza, kto wysłał dane oraz czy w trakcie przesyłu zostały one zmienione.

Wydaje się zatem, że bezpieczny e-podpis jest dobrym narzędziem, które zwiększa bezpieczeństwo transakcji, zarówno na poziomie kontaktów między kontrahentami, jak i przy wymianie danych z urzędami i instytucjami.

Do czego można wykorzystać e-podpis

● składania formularzy do Krajowej Izby Odwoławczej

● kontaktów z ZUS

● pozyskiwania wypisów elektronicznych dotyczących wszystkich podmiotów gospodarczych wpisanych do KRS

● podpisywania korespondencji z urzędami za pomocą urzędowej skrzynki podawczej

● zawierania umów cywilnoprawnych w formie elektronicznej

● składania e-deklaracji

● składania wniosków o dotacje unijne w PARP

● wystawiania e-faktur Źródło: Certum