Październikowy termin dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność i byli wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Warto jednak pamiętać, że część firm musiała utworzyć adres wcześniej – dotyczy to osób, które po 30 czerwca 2025 r. składały wniosek o zmianę wpisu w CEIDG. Ministerstwo Rozwoju i Technologii potwierdziło, że za brak adresu do e-Doręczeń po 1 października nie grożą kary. Jeżeli przedsiębiorca nie ma aktywnej skrzynki, urząd nadal będzie doręczał mu korespondencję w formie papierowej. Nie warto jednak odkładać tej formalności, ponieważ e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem oficjalnej komunikacji z administracją.
Brak skrzynki to nie problem? Większym zagrożeniem jest przeoczenie pisma
Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że po aktywowaniu adresu do e-Doręczeń urzędy będą mogły przesyłać na niego oficjalną korespondencję. Szczególnie istotna jest tzw. fikcja doręczenia. Jeżeli adresat nie odbierze przesyłki w ciągu 14 dni od jej wpłynięcia na adres do doręczeń elektronicznych, w przypadku publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie ona uznana za doręczoną z upływem tego terminu. Oznacza to, że nieotwarcie wiadomości nie wstrzymuje automatycznie biegu terminów prawnych.
Przedsiębiorca może nie zapoznać się z treścią pisma, a mimo to zostać uznany za skutecznie poinformowanego. To szczególnie niebezpieczne w przypadku decyzji administracyjnych, wezwań czy pism, na które trzeba odpowiedzieć w określonym terminie. Przeoczenie korespondencji oznacza utratę możliwości wniesienia odwołania lub podjęcia innych działań w odpowiednim czasie. Dlatego skrzynki do e-Doręczeń nie należy traktować jak kolejnego adresu e-mail, który sprawdzamy przy okazji.
E-Doręczenia: jak nie przeoczyć ważnej korespondencji?
Samo założenie skrzynki nie wystarczy. Przedsiębiorca powinien ustalić, kto odpowiada za jej obsługę, jak często będzie sprawdzana i kto przejmie te obowiązki podczas urlopu lub nieobecności. Warto włączyć powiadomienia o nowych przesyłkach, ale pamiętać, że mają one charakter pomocniczy i nie zastępują regularnego logowania się do systemu. Istotne jest również przechowywanie potwierdzeń nadania i odbioru oraz przekazywanie otrzymanych dokumentów osobom odpowiedzialnym za kwestie księgowe lub prawne.
W małych firmach właściciel często sam odpowiada za większość spraw, dlatego łatwo przeoczyć urzędową wiadomość w natłoku codziennych obowiązków. Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie prostej procedury: codzienne sprawdzanie skrzynki, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za odbiór korespondencji i zapewnienie zastępstwa. E-Doręczenia powinny stać się elementem firmowego obiegu dokumentów, tak samo ważnym jak kontrolowanie płatności czy terminów podatkowych. Brak sankcji za nieutworzenie skrzynki nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z odpowiedzialności za reagowanie na otrzymane pisma.
Doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie, absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej. Stopień doktora uzyskała na podstawie rozprawy pt. "Koncepcja systemu bezpieczeństwa socjalnego Polski z uwzględnieniem zjawiska prekariatu", poświęconej wyzwaniom współczesnej polityki społecznej i rynku pracy. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących polityki rodzinnej, rynku pracy oraz systemu zabezpieczenia społecznego.
