Czas realizacji projektu dofinansowanego z Działań 8.1 i 8.2 PO IG może wynieść maksymalnie dwa lata. Z czego mniej osób zdaje sobie sprawę, istnieje wymóg kontynuowania działalności na podstawie e-usługi/systemu B2B przez kolejne trzy lata od zakończenia projektu. Niespełnienie tego wymogu wiąże się z groźbą zwrotu całego unijnego dofinansowania. Ze względu na ten stosunkowo długi okres, jeszcze przed złożeniem wniosku należy zaplanować rozwój systemu.

W informatyce pięć lat to naprawdę długi okres. W tym czasie mogą pojawić się zupełnie nowe technologie, podczas gdy inne znikną z rynku. Z kolei dla zachowania konkurencyjności danego e-biznesu wskazane jest ciągłe wprowadzanie usprawnień i dostosowywanie aplikacji do zmieniających się warunków (w tym dodawanie nowych funkcjonalności).

– Podejmując decyzję co do technologii, w której zostanie zrealizowany e-biznes, dobrym pomysłem jest wybranie rozwiązań obecnych na rynku od dłuższego czasu, sprawdzonych i elastycznych – radzi Sebastian Błaszkiewicz, dyrektor handlowy tworzącej aplikacje webowe firmy Empathy.

Współpraca na lata

Zastanawiając się nad wyborem wykonawcy, należy zdawać sobie sprawę, że większość firm tworzących oprogramowanie bardzo niechętnie przejmuje projekty rozpoczęte przez kogoś innego. Dogłębne poznanie złożonego systemu tworzonego przez innego wykonawcę wymaga wiele czasu i może po prostu okazać się nieopłacalne.

Dlatego, organizując przetarg, lepiej nie przyjmować założenia „wybiorę pierwszą lepszą firmę, a jeśli nie dadzą rady, to wezmę inną”. Zwracajmy natomiast uwagę na kwestie świadczące o stabilnej pozycji potencjalnego wykonawcy na rynku oraz jego doświadczeniu. Rozpoczęcie projektu oznacza przecież, że współpraca może trwać co najmniej kilka lat.

Inne ograniczenie w modyfikowaniu rozwiązań danego wykonawcy stanowią kwestie własności intelektualnej. Wykonawcy nie chcą oddawać zleceniodawcom praw autorskich do tworzonych systemów, bo oznaczałoby to niemożność ponownego wykorzystania elementów programistycznego kodu. Z drugiej strony zleceniodawcy chcieliby posiadać możliwość modyfikowania stworzonego dla nich systemu. Rozwiązanie stanowią licencje deweloperskie, których warunki określają zakres samodzielnych modyfikacji systemu przez klienta, przy zachowaniu praw autorskich twórcy oprogramowania.

Gwarancja i serwis

Podobnie jak w przypadku innych produktów, również twórcy oprogramowania oferują gwarancje na swoje realizacje. Szczegółowe warunki gwarancji ustalane są indywidualnie między stronami. Standardowe umowy nie zapewniają jednak zwykle krótkich czasów reakcji na mogące się pojawiać problemy. – Z tego powodu warto podpisać umowę serwisową określającą warunki utrzymania i poprawiania wdrożonej aplikacji – mówi Sebastian Błaszkiewicz. – Zapisy takiej umowy określają m.in. katalog usług realizowanych przez wykonawcę oraz czas reakcji na błędy.

Podpisanie umowy serwisowej i ustalenie odpowiednio krótkiego czasu reakcji jest bardzo ważne w przypadku e-usług, z których korzysta wielu użytkowników. Niedziałający przez kilka dni e-biznes to nie tylko wymierne straty finansowe, ale także nadszarpnięte zaufanie klientów. Nie należy zatem zapomnieć o uwzględnieniu we wniosku o dofinansowanie kosztów utrzymania e-usługi/systemu B2B. Ich wdrożenie stanowi bowiem tak naprawdę dopiero pierwszy etap e-biznesu. Zacznie on przynosić zyski tylko, jeśli będzie sprawnie funkcjonował.