Kara umowna w B2B. Ile można wpisać?

Zasada: kara należy się bez względu na szkodę

Zgodnie z art. 484 § 1 KC kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. W praktyce oznacza to, że druga strona nie musi udowadniać, że w ogóle poniosła stratę. To największa zaleta tego instrumentu i powód, dla którego kary umowne występują w niemal każdej profesjonalnej umowie.

Hamulec bezpieczeństwa: miarkowanie z art. 484 § 2 KC

Swoboda ma granicę. Przepis stanowi, że jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej, a to samo dotyczy sytuacji, gdy kara jest rażąco wygórowana. Dwie przesłanki są równorzędne i rozłączne, a uprawnienie ma charakter bezwzględny: strony nie mogą wyłączyć miarkowania w umowie, a zapis o rezygnacji z tego prawa jest nieskuteczny. Co istotne dla relacji B2B, możliwość miarkowania nie jest wyłączona w stosunkach między podmiotami gospodarczymi.

Kiedy kara jest "rażąco wygórowana"?

Sądy nie stosują jednego wzoru. Sąd Najwyższy w wyroku z 19 stycznia 2024 r. (II CSKP 865/22) wskazał, że katalog okoliczności ma otwarty charakter i nie ogranicza się do relacji kary do szkody. Uwzględnia się m.in.:

1. relację kary do szkody wierzyciela, która według niektórych orzeczeń jest zasadniczym kryterium oceny,
2. wartość przedmiotu umowy albo należnego wynagrodzenia,
3. charakter naruszonych postanowień, długotrwałość oraz dolegliwość naruszenia,
4. ewentualną korzyść wierzyciela z zastosowania klauzuli,
5. w uzasadnionych przypadkach wyraźną intencję stron co do represyjnego charakteru kary.

Jako punkt orientacyjny przywołuje się stanowisko SN, że jeżeli kara jest równa bądź zbliżona do wartości zobowiązania, można ją uznać za rażąco wygórowaną. W jednej ze spraw Sąd Najwyższy uznał za rażąco wygórowaną karę w wysokości 210 proc. przewidzianego czynszu za najem.

Nie oznacza to jednak, że wysoka kara jest z definicji nieważna. Nie każde wygórowanie daje podstawę do miarkowania, a jedynie wygórowanie rażące, więc nie wystarczy kara wysoka czy znaczna. Bywają też sytuacje, w których wysoka kara jest uzasadniona: strony niekiedy świadomie stosują wysokie kwoty, by zagwarantować wykonanie umowy, np. przy zakazie konkurencji w B2B. Miarkowanie ma charakter wyjątkowy i według SN powinno być stosowane szczególnie ostrożnie.

Pułapki przy konstruowaniu klauzuli

Samo ustalenie kwoty to nie wszystko. Najczęstsze błędy, które pozbawiają wierzyciela kary:

Kara za opóźnienie w zapłacie. Karę umowną można zastrzec tylko za niewykonanie zobowiązania niepieniężnego, a za opóźnienie w zapłacie pieniędzy należą się wyłącznie odsetki. Zapis "1000 zł za każdy dzień opóźnienia w płatności faktury" nie zadziała jako kara umowna.

Niejasna podstawa naliczania. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 stycznia 2026 r. (II CSKP 669/25) wskazał, że suma z art. 483 § 1 KC musi być znana w chwili zaciągania zobowiązania, czyli ustalona jako stała kwota albo jako część liczona od kwoty znanej stronom w dacie zawarcia umowy. Bezpieczne jest więc odniesienie do wynagrodzenia z umowy (np. procent wartości kontraktu), ryzykowne jest odwoływanie się do podstawy, która zostanie ustalona dopiero w przyszłości.

Brak limitu łącznego. W orzecznictwie pojawia się pogląd, że nieokreślenie końcowego terminu naliczania kar ani ich kwoty maksymalnej prowadzi do obciążenia dłużnika w nieokreślonym czasie, czyli w istocie tworzy zobowiązanie wieczne. W praktyce warto więc wpisać sufit, np. określony procent wynagrodzenia.

Kara za "opóźnienie" zamiast "zwłoki". Według SN kara zastrzeżona za opóźnienie wprowadza odpowiedzialność absolutną, a więc jest nieważna, dlatego umowa powinna jasno wskazywać, czy chodzi o zwłokę (z winą), czy o inny, świadomie rozszerzony reżim odpowiedzialności. Kwestia bywa w orzecznictwie interpretowana różnie, więc warto ją doprecyzować w treści klauzuli.

Polecamy: Kalendarz 2027

Kara a odszkodowanie uzupełniające

Domyślnie kara stanowi sufit roszczeń: żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. Jeśli chcesz zachować możliwość dochodzenia wyższej szkody, musisz to wpisać. Taka kumulacja jest dopuszczalna i coraz częściej spotykana w kontraktach B2B, a wierzyciel może wtedy żądać kary oraz odszkodowania uzupełniającego z wykazaniem rzeczywistej szkody. Bez takiego zapisu kara jest limitem roszczeń, a wykonawca może zapłacić ustaloną kwotę i zamknąć sprawę, nawet jeśli strata jest znacznie większa.

Praktyczne wskazówki

Dla strony wpisującej karę (zamawiający, zleceniodawca):

1. Odnieś karę do wartości umowy i uzasadnij jej wysokość interesem, który chronisz.
2. Różnicuj stawki: drobne uchybienia powinny kosztować mniej niż naruszenie poufności czy zakazu konkurencji.
3. Wpisz maksymalny limit łączny oraz jasny sposób naliczania i potrącania.
4. Rozstrzygnij wprost kwestię odszkodowania uzupełniającego.
5. Nie zastrzegaj kary za brak zapłaty, tylko odsetki lub inny mechanizm.

Dla strony, której grozi kara (wykonawca, usługodawca):

1. Przed podpisaniem negocjuj limit łączny i proporcjonalność stawek.
2. Po otrzymaniu noty obciążeniowej nie płać pochopnie: z chwilą zapłaty kary prawo żądania miarkowania wygasa, choć uprzednie potrącenie kary przez wierzyciela nie przeszkadza w miarkowaniu.
3. W procesie zgłoś wyraźny zarzut miarkowania. Samo domaganie się oddalenia powództwa nie jest uznawane za wystarczające, bo miarkowanie powinno być ujęte jako zarzut procesowy. Zgodnie z orzecznictwem ciężar dowodu spoczywa na dłużniku.
4. Zbieraj dowody: wykonanie większości zobowiązania, brak lub znikoma szkoda kontrahenta, jego przyczynienie się (np. wadliwa dokumentacja).

Pamiętaj też, że miarkowanie ma granice: art. 484 § 2 KC nie umożliwia całkowitego zniesienia obowiązku zapłaty kary, czyli sąd może ją obniżyć, ale nie zredukować do zera.

Podsumowanie

W relacjach B2B możesz wpisać praktycznie dowolną kwotę, ale nie każda przetrwa konfrontację z sądem. Kara, która jest bliska wartości całej umowy albo rażąco nieproporcjonalna do szkody i interesu wierzyciela, będzie narażona na miarkowanie, a źle skonstruowana klauzula (kara za brak zapłaty, niejasna podstawa naliczania, brak limitu) może nie zadziałać wcale. Najbezpieczniejsza jest kara proporcjonalna, powiązana z wynagrodzeniem, ograniczona limitem łącznym i uzupełniona świadomą decyzją co do odszkodowania uzupełniającego.