Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest uprawniony do corocznego, nieprzerwanego, płatnego w wymiarze 20 dni (jeśli okres zatrudnienia trwa krócej niż 10 lat) lub 26 dni (jeśli okres zatrudnienia trwa co najmniej 10 lat). Urlop powinien być przy tym udzielony najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym zatrudniony zyskał do niego prawo.
Choć prawo pracy przewiduje nieprzerwaność urlopu, to na może on zostać podzielony na części. W takim jednak przypadku jedna z części urlopu powinna wynosić nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Zgodnie z art. 163 Kodeksu przy udzielaniu urlopów zastosowanie powinien mieć . Sporządza go pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników oraz obowiązek zagwarantowania normalnego toku pracy. Warto jednak pamiętać, że pracodawca nie jest zobligowany do przygotowania takiego planu, jeśli organizacja związkowa wyraziła zgodę, by z niego zrezygnować. Dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem, tj. na jego .
Kodeks pracy nie podaje szczegółowych wytycznych co do formy czy sposobu jego dostarczenia. Są one uzależnione od wewnątrzzakładowych regulacji. Zasadniczo przyjmuje się jednak, iż pismo takie powinno zawierać podstawowe dane pracownia oraz pracodawcy (imię, nazwisko, posada), datę i miejscowość sporządzenia wniosku, prośbę o udzielenie ze wskazaniem dokładnego terminu (od dnia ……… do dnia …..) i podaniem wymiaru. Pracownik powinien też zwieńczyć wniosek własnoręcznym podpisem.
Pracodawca może nie zgodzić się na zaproponowany we wniosku termin , jeśli nieobecność podwładnego spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Do takiej sytuacji mogłoby dojść, np. w razie kontroli w firmie, wystąpienia awarii, której nie jest w stanie usunąć inny pracownik czy choroby osoby na podobnym stanowisku, która miała zastępować pracownika w czasie jego urlopu.
W przewidzianych przez Kodeks pracy okolicznościach zatrudniający musi przesunąć urlop zatrudnionego na inny termin. Mowa tu o:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnieniu w związku z chorobą zakaźną,
- powołaniu na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawieniu się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy,
- urlopie macierzyńskim.
Pracownik także ma prawo przesunąć ustalony termin , jeśli przemawiają za tym wyjątkowe okoliczności. W tym celu musi złożyć odpowiedni wniosek, w którym wskaże na powody, dla których jego prośba o zmianę daty terminu urlopu powinna zostać przyjęta.
