Do najpowszechniej używanych narzędzi należy aplikacja PDF Transformer. Jest to łatwe w użyciu narzędzie do dwukierunkowej konwersji plików. Program przetwarza dokumenty PDF, a także zapisane w innych, podobnych formatach na dokumenty tekstowe w formacie .doc, .rtf czy .txt. Przy konwersji zachowuje elementy formatowania, np. tabele, kolumny, tekst wypunktowany czy grafiki. Aplikację można bezpłatnie pobrać z internetu i zainstalować jako rozszerzenie programów biurowych, np. MS Office.
Innym popularnym programem, który wspiera obieg dokumentów w biurze, jest ABBYY FineReader. Posługując się nim, można zmienić skan dokumentu na postać umożliwiającą jego edycję w komputerze. Aplikacja umożliwia też dwukierunkową konwersję plików PDF i dokumentów tekstowych.
Rozwiązanie jest z roku na rok doskonalone. Najnowsza wersja umożliwia inteligentne odtwarzanie formatowania dokumentów wielostronicowych oraz rozpoznawanie obrazów z aparatów cyfrowych. Oznacza to, że biura mogą poddawać transformacji także np. strony z czasopism.
Nowa wersja aplikacji zapewnia większą dokładność rozpoznawania tekstów i większą dokładność w przypadku niskiej jakości wydruków, takich jak zdjęcia z aparatów cyfrowych i faksy.
