Układanie grafiku zmianowego jest jednym z zadań, przy którym łatwo o błędy w rozliczaniu czasu pracy. Samo zapewnienie obsady na poszczególnych zmianach nie wystarczy. Pracodawca musi zadbać o zgodność harmonogramu z Kodeksem pracy. Chodzi o uwzględnienie m.in. wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym, przerw na odpoczynek, urlopów, a także szczególnych zasad dotyczących pracy w niedziele i święta. Znaczenie ma także właściwe planowanie nadgodzin, których nie można z góry wpisywać do grafiku. Ekspert wyjaśnia jak przygotować harmonogram zgodny z przepisami oraz na jakie pułapki szczególnie uważać.
- Wigilia 2026 dniem pracującym. Mimo zmian nadal trzeba będzie pójść do pracy 24 grudnia. Kogo zatem obejmują wyjątki?
- Stany nadzwyczajne w Polsce. Wyjaśniamy jak i kiedy można wprowadzić: stan wojenny, stan wyjątkowy i stan klęski żywiołowej
- Nawet sześć pensji przy przejściu na emeryturę. Po zaległe pieniądze można sięgnąć także po latach
Od czego zacząć układanie grafiku zmianowego?
Dobry grafik zmianowy zaczyna się od wymiaru czasu pracy, a nie od nazwisk. Najpierw trzeba policzyć wymiar w okresie rozliczeniowym, już z uwzględnieniem świąt, odjąć zaplanowane urlopy, a dopiero potem rozkładać zmiany. Kto zaczyna od kopiowania zeszłego miesiąca, zwykle kończy z kimś, kto ma kilkanaście godzin za dużo, i z kimś, komu brakuje godzin do etatu - powiedział Wiktor Grabowiec, prezes Proplanum.
Grafik zmianowy a urlopy
Odnosząc się do uwzględnienia urlopów w grafiku zmianowym, ekspert zaznaczył, że należy je wpisać do grafiku przed wprowadzeniem informacji o zmianach.
Urlopy to osobna pułapka. Urlopu udziela się na dni, które są dla pracownika dniami pracy, w wymiarze godzin zaplanowanej zmiany. Dzień urlopu na dwunastogodzinnej zmianie zużywa dwanaście godzin z puli, a nie osiem. Dlatego urlopy trzeba wpisać do grafiku przed zmianami, a nie dopisywać je później na wolne dni - przekazał.
Grafik zmianowy a przerwy na odpoczynek
Grabowiec odniósł się do odpoczynku pomiędzy zmianami, których należy pilnować przy układaniu grafiku zmianowego. Wskazał także jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców i osoby tworzące grafiki.
Dalej są reguły, od których przepisy dopuszczają tylko nieliczne wyjątki. W każdej dobie pracownik musi mieć co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin. Przy przejściu na inną zmianę odpoczynek tygodniowy może wyjątkowo być krótszy, ale nie krótszy niż 24 godziny. Do tego dochodzi doba pracownicza, czyli 24 godziny od rozpoczęcia pracy. Jeśli ktoś w poniedziałek pracuje od 14 do 22, a we wtorek przychodzi na 8, popełniamy dwa błędy naraz. Odpoczynek trwa tylko 10 godzin, a sześć godzin wtorkowej zmiany wypada jeszcze w poniedziałkowej dobie, więc liczy się jako praca w nadgodzinach, choć w grafiku wygląda na zwykły dzień. W ruchomym czasie pracy ponowna praca w tej samej dobie nie jest nadgodzinami, ale 11 godzin odpoczynku trzeba zachować także tam. To jeden z najczęstszych błędów przy rotacji zmian rannej, popołudniowej i nocnej - zaznaczył.
Grafik zmianowy a praca w niedziele i święta
Ekspert wytłumaczył także, dlaczego układając grafik zmianowy uwzględniający niedziele i święta, te warto rozpisywać na samym początku.
Kolejna sprawa to niedziele i święta. Za pracę w niedzielę pracownikowi należy się inny dzień wolny w ciągu sześciu dni przed nią albo po niej, a za pracę w święto dzień wolny w okresie rozliczeniowym. Jeśli za niedzielę nie da się oddać dnia wolnego w tych sześciu dniach, trzeba go dać do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy i to się nie uda, pracownik dostaje dodatek 100 procent wynagrodzenia za każdą godzinę pracy w niedzielę lub w święto. Kto pracuje w niedziele, powinien mieć co najmniej jedną niedzielę wolną na cztery tygodnie. Każde święto w dniu innym niż niedziela obniża wymiar o osiem godzin, także święto w sobotę. Najbliżej tak wypada 26 grudnia, a do tego 24 i 25 grudnia przypadają w czwartek i piątek, więc grudniowy wymiar jest niższy o 24 godziny dla wszystkich. Kto pracuje od poniedziałku do piątku, za sobotnie święto dostaje inny dzień wolny. Niedziele i święta warto rozpisywać na początku, a nie dokładać na końcu, bo wtedy zwykle nie ma już gdzie zmieścić dni wolnych - powiedział Grabowiec.
Grafik zmianowy a nadgodziny
Osobnym tematem są nadgodziny. Te zaś nie są elementem, który uwzględnia się przy tworzeniu grafiku.
Kodeks dopuszcza je tylko przy akcji ratowniczej albo przy szczególnych potrzebach pracodawcy, a Państwowa Inspekcja Pracy rozumie przez to sytuacje, których nie dało się przewidzieć, gdy powstawał grafik. Nadgodziny wpisane w rozkład z góry inspekcja traktuje jako błąd, a przy okazji to sygnał, że brakuje ludzi albo godziny są źle rozłożone względem potrzeb. Kodeks ogranicza nadgodziny ze szczególnych potrzeb pracodawcy do 150 godzin w roku kalendarzowym, chyba że inny limit ustala układ zbiorowy albo regulamin pracy, a u pracodawcy bez układu i bez obowiązku regulaminu umowa o pracę. Przeciętny tygodniowy czas pracy z nadgodzinami nie może przekraczać 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym - wytłumaczył.
Polecamy: Komplet podatki 2027 oraz Kalendarz 2027
Grafik zmianowy: osoby szczególnie chronione
Ekspert odniósł się także do uwzględniania w grafiku zmianowym osób szczególnie chronionych. Chodzi m.in. o kobiety w ciąży, czy pracowników wychowujących dzieci, które nie skończyły 8 lat.
Kobiet w ciąży nie wolno zatrudniać w nadgodzinach ani w porze nocnej, a w systemie równoważnym ich dzień pracy nie może przekroczyć 8 godzin, więc dwunastogodzinna zmiana odpada. Pracownika wychowującego dziecko, które nie skończyło 8 lat, nie można bez jego zgody zatrudniać w nadgodzinach, w nocy, w systemie przerywanym ani delegować poza stałe miejsce pracy. Takie ograniczenia trzeba mieć zapisane przy pracowniku, a nie w pamięci kierownika - powiedział ekspert.
Kiedy sporządzić grafik?
Na koniec wskazał, że bardzo ważnym elementem związanym z tworzeniem grafiku jest sam termin. Chodzi o to, by został on przekazany pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem.
Rozkład czasu pracy sporządza się na co najmniej miesiąc i przekazuje pracownikom co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy. Grafik na grudzień wywieszony w piątek 27 listopada już tego wymogu nie spełnia, a do tego odbiera ludziom szansę na zgłoszenie urlopów i zamian, zanim plan zacznie obowiązywać - przekazał Grabowiec.
Doktor nauk społecznych w dyscyplinie nauk o bezpieczeństwie, absolwentka Wojskowej Akademii Technicznej. Stopień doktora uzyskała na podstawie rozprawy pt. "Koncepcja systemu bezpieczeństwa socjalnego Polski z uwzględnieniem zjawiska prekariatu", poświęconej wyzwaniom współczesnej polityki społecznej i rynku pracy. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących polityki rodzinnej, rynku pracy oraz systemu zabezpieczenia społecznego.
