Najbardziej popularną definicją nadużyć jest ta opracowana przy współpracy stowarzyszeń: Biegłych ds. Wykrywania Nadużyć Gospodarczych (ACFE), Audytorów Wewnętrznych (IIA) oraz Amerykańskiego Instytutu Biegłych Rewidentów (AICPA). Według tej definicji nadużycie gospodarcze jest to każde celowe działanie bądź zaniedbanie skutkujące osiągnięciem korzyści przez sprawcę lub poniesieniem straty przez ofiarę, dokonane za pomocą wprowadzenia w błąd. W skrócie można powiedzieć, że nie ma nadużycia bez szkody i korzyści.

Rodzaje nadużyć

Kategoryzacja nadużyć umożliwiła bardziej szczegółową ich analizę, a co za tym idzie zidentyfikowanie, jakimi metodami i za pomocą jakich schematów popełniane są nadużycia gospodarcze. I tak według badań przeprowadzonych przez Ernst & Young na rynkach wschodzących najczęściej popełniane są kradzieże majątku (sprzeniewierzenie aktywów) oraz występują przypadki łapownictwa. Wiele z tych nadużyć jest popełniane w zmowie ze stroną trzecią.

Nieistniejące towary i usługi

Schemat ten polega na płaceniu kontrahentowi za towar lub usługę, których nigdy nie dostarczył. Do popełnienia takiego nadużycia przyczyniają się najczęściej: słabość systemu kontroli wewnętrznej, nadmierna koncentracja obowiązków w ręku jednego pracownika (np. zamawia on usługę i jednocześnie poświadcza fakt jej wykonania) albo brak narzędzi pozwalających na wykrywanie podejrzanych lub powtarzalnych transakcji.

Sposób działania polega często na zakładaniu fikcyjnych spółek, współpracy z pracownikiem dostawcy albo pracownikami różnych działów (np. zakupów i magazynu). Są to oszustwa dokonywane za pomocą rozłożonych w czasie i powtarzalnych kwot wydatków. Zazwyczaj fałszowana jest też dokumentacja księgowa i magazynowa. W księgach rachunkowych księguje się zarówno przyjęcie nieistniejącego towaru lub koszt wykonania usługi, jak i płatności za nie. Tego typu nadużycie może być wykryte za pomocą fizycznego przeglądu zapasu w magazynach (inwentaryzacji) oraz przeglądu prac wykonanych przez usługodawców.

Zawyżanie cen towarów i nieuzasadnione zakupy

W tym przypadku kontrahent otrzymuje zapłatę za dostawę towarów lub usług po zawyżonych cenach albo firma dokonuje nieuzasadnionego zakupu dóbr lub usług (np. inwestycji). Na tego typu nadużycie narażone są zwłaszcza firmy, w których działy zakupów mają dużą autonomię, a kierownictwo firmy niedostatecznie nadzoruje ich pracę. Dodatkowo też mogą nie być wdrożone procedury określające proces ogłaszania przetargów czy prowadzenia inwestycji oraz nie ustalono procedur i limitów autoryzacji zakupu.

Metoda popełniania nadużycia może polegać na działaniu poprzez pośredników, ustawianiu przetargów lub współpracy z pracownikiem dostawcy. Wykrycie i udowodnienie takiego nadużycia jest stosunkowo trudne. Towar, usługa bądź inwestycja zostały bowiem zakupione, a problemem jest cena lub uzasadnienie biznesowe zakupu.

Należy przede wszystkim zwracać uwagę na braki szczegółowych analiz biznesowych, odchylenia od zazwyczaj przyjętych cen zakupu danego towaru czy usługi na rynku, wreszcie niedostateczne wykorzystanie zakupionych towarów, usług lub poczynionych inwestycji. Księgowania w tym przypadku będą bardzo zbliżone do tych przedstawionych na powyższym wykresie, należy jednak pamiętać, że towar fizycznie znajduje się w magazynach.

Brak zapłaty lub odroczenie terminu płatności

Ten schemat jest stosunkowo prosty do wykrycia i udowodnienia. Pamiętajmy, że firma może stracić nie tylko w wyniku braku zapłaty za towar, ale też gdy odroczy np. na 12 miesięcy termin zapłaty (czyli udziela kredytu kupieckiego), choć standardowy termin płatności wynosi miesiąc. W takiej sytuacji traci na odsetkach.

Czynnikami sprzyjającymi nadużyciu są najczęściej braki w systemie oceny odbiorców i zabezpieczeń płatności oraz niedostateczne kontrole nad ustalaniem warunków sprzedaży oraz realizacji płatności. Nadmierna autonomia działu sprzedaży lub osób odpowiedzialnych za współpracę z kontrahentami dodatkowo zwiększa ryzyko popełnienia nadużycia. Schemat działania może polegać na sprzedaży towarów lub usług podmiotom fikcyjnych lub zagrożonych upadłością, sprzedaży z nie-uzasadnionymi długimi terminami płatności. Wykrywamy takie nadużycie najczęściej poprzez analizę trendów sprzedaży i identyfikację nieuzasadnionych wzrostów sprzedaży. Pomocna jest także analiza odpisów aktualizujących należności, bowiem nadużycie to często jest ukrywane poprzez odpisywanie w koszty należności za sprzedaż bez zapłaty. Wreszcie należy koniecznie przyjrzeć się należnościom przeterminowanym.

Wyprzedaż majątku po zaniżonych cenach

Ten typ nieprawidłowości w przedsiębiorstwach polega m.in. na sprzedaży aktywów do podmiotów powiązanych, wydzieleniu części majątku i przekazaniu spółkom zależnym w ramach porządkowania aktywów grupy kapitałowej lub transakcjach ze spółkami zależnymi po cenach innych od rynkowych. Czynniki sprzyjające tego rodzajom nadużyć są podobne do tych opisanych przy okazji braku zapłaty za towar lub usługę, a dodatkowo wymienić można brak należytej kontroli ze strony organów nadzorczych.

Symptomami takiego nadużycia są często: nieuzasadnione przyspieszanie amortyzacji składników majątku, likwidacja majątku lub zwiększona liczba transakcji z podmiotami z grupy (zwłaszcza podporządkowanymi firmie).

Kradzież aktywów może być efektem zmowy

Polega na fizycznej kradzieży produktów z terenu firmy. Czynnikami podnoszącymi ryzyko nadużycia mogą być np. niedostateczne kontrole w procesie sprzedaży, gospodarki magazynowej i niedostateczne zabezpieczenia fizyczne magazynów.

Metoda działania polega najczęściej na zmowie pracowników, a następnie wywiezieniu produktów bez wystawienia wymaganych dokumentów albo przygotowaniu protokołu zniszczenia produktów jako wadliwych lub wystawieniu protokołu wymiany gwarancyjnej w celu ukrycia kradzieży. Symptomami nadużycia są: większa liczba napraw gwarancyjnych, likwidacji wadliwych produktów oraz zwiększona rotacja produktów.

Inne nadużycia spotykane często w firmach

Udzielanie pożyczek, gwarancji, zakupu obligacji od niepewnych, powiązanych podmiotów – te nieprawidłowości mogą mieć miejsce np. w bankach lub towarzystwach ubezpieczeniowych, kiedy kontrahent pożycza pieniądze od spółki, lecz nigdy ich nie zwraca, albo spółka musi regulować długi innych podmiotów. Czynnikami sprzyjającymi mogą być np. duża autonomia zarządu, w tym brak sprawowania dostatecznej kontroli przez radę nadzorczą, oraz brak wystarczającej dokumentacji dotyczącej udzielanych pożyczek.

Schemat działania polega najczęściej na fałszowaniu umów pożyczek, zakładaniu fikcyjnych spółek oraz zwiększaniu liczby skomplikowanych transakcji w grupach kapitałowych. Wykrycie nadużycia wymaga analizy potrzeb biznesowych udzielenia pożyczki i gwarancji oraz porównań warunków, na jakich je udzielono, z warunkami możliwymi do osiągnięcia na rynku. Należy również analizować powiązania pomiędzy podmiotami udzielającymi i otrzymującymi pożyczkę.

Bankructwo może być celowym działaniem

Polegają na celowym obniżeniu wartości spółki i doprowadzeniu do jej upadłości, by następnie przejąć majątek. Czynnikami sprzyjającymi popełnieniu tego nadużycia są: brak nadzoru rady nadzorczej oraz właścicieli, niedostateczne wykonywanie obowiązków przez audytora sprawozdań finansowych oraz obecność atrakcyjnych aktywów do przejęcia.

Metody działania najczęściej sprowadzają się do nadmiernego zadłużenia podmiotu, na przykład przez zawieranie niekorzystnych kontraktów, przeciąganie w czasie podpisania korzystnych kontraktów, manipulacji wartością rynkową spółki w celu podniesienia rentowności transakcji wykupu spółki oraz finansowania wykupu za środki uzyskane bezpośrednio ze spółki.

Wykrywanie nadużycia polega w tym przypadku na analizie rynku, na którym działa firma. Symptomami są często znaczące wahania kluczowych pozycji w sprawozdaniu finansowym firmy, takich jak przychody i koszty operacyjne, zysk netto oraz kapitał własny, a także zawieranie niekorzystnych umów, np. sprzedażowych lub zakupu.